Toutes les professionnels sont légalement tenus de conserver plusieurs documents durant une certaine durée. Cette dernière dépend notamment de la nature du document concerné. Nous allons aujourd’hui nous intéresser à la conservation des documents fiscaux en entreprise. Quels sont ces documents, concrètement ? Quelles sont les obligations en matière de conservation ? Pourquoi procéder à leur bon archivage et durant combien de temps ? Sous quelle forme le faire, et par qui le faire ? Autant de questions auxquelles SGA vous propose de connaître les réponses.
- Documents fiscaux : de quoi parlons-nous ?
- Conservation des documents fiscaux : une obligation ?
- Quelle durée de conservation ?
- Conservation des documents fiscaux : en interne ou en externe ?
- Faut-il opter pour un archivage matériel ou immatériel ?
- Exceptions et règles spéciales pour les documents fiscaux
Documents fiscaux : de quoi parlons-nous ?
On désigne comme documents fiscaux ceux relatifs aux impôts ou aux cotisations de l’entreprise par exemple. Il s’agit donc des documents liés à :
- l’impôt sur le revenu, sur les sociétés, impôts directs locaux
- les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les bénéfices non commerciaux (BNC)
- la cotisation foncière des entreprises (CFE)
- la valeur ajoutée des entreprises (CVAE)
- la TVA
- la taxe foncière
Conservation des documents fiscaux : une obligation ?
Selon la nature des documents, leur conservation est obligatoire ou non. La conservation des relevés bancaires ne fait par exemple pas l’objet d’une obligation égale.
En revanche, les documents fiscaux d’une entreprise le font. Ne pas les conserver durant la durée légale peut entraîner des sanctions en cas de contrôle.
Ainsi, d’après le Code général des impôts, la non-conservation des documents fiscaux est passible d’une amende de 10 000€ (source). Une sanction de taille, et qui explique l’importance de disposer d’une solution d’archivage efficace pour votre entreprise. Cette raison légale justifie d’être rigoureux sur la conservation de ses documents. Cependant, cela n’est pas l’unique raison.
Quelle est l’importance de la conservation de ces documents ?
Se conformer à la loi
Les entreprises doivent conserver leurs documents fiscaux pendant des durées bien précises (que nous verrons plus bas dans l’article). Cela concerne notamment les déclarations de TVA, les bilans, les factures, les justificatifs de paiement, ou encore les liasses fiscales. Ne pas respecter cette obligation peut entraîner des sanctions financières sévères en cas de contrôle.
Se préparer à un éventuel contrôle fiscal
L’administration fiscale peut effectuer un contrôle à tout moment sur les années non prescrites. Conserver l’ensemble des pièces justificatives permet de répondre rapidement et efficacement à ses demandes, et d’éviter une taxation d’office ou des pénalités.
Préserver les preuves en cas de litige
Les documents fiscaux peuvent être utilisés comme éléments de preuve lors de contentieux avec l’administration, des partenaires commerciaux, ou même en cas de litige avec un client ou un fournisseur. Ils permettent de justifier une position ou un chiffre, et de se défendre juridiquement.
Assurer une bonne gestion comptable et financière
Conserver les documents permet de retracer l’historique de l’activité, de faire des audits, d’anticiper des obligations fiscales futures, ou d’établir un plan de financement. Cela facilite la prise de décision, et garantit une gestion rigoureuse.
Préserver la mémoire de l’entreprise
Enfin, les documents fiscaux font partie des archives de l’entreprise. Ils permettent de suivre son évolution, de préparer une transmission, une fusion ou une vente. La conservation structurée est un gage de sérieux et de continuité.
Ces différentes raisons justifient là encore de l’importance d’une bonne organisation des archives dans votre société.
Quelle durée de conservation ?
Les documents fiscaux de votre entreprise doivent être conservés durant 6 ans (ex : impôts). C’est l’article L102 B du livre des procédures fiscales qui définit cette obligation légale. Pour les livres ou registres, ce délai s’applique à compter de la date de la dernière opération indiquée.
Pour d’autres documents, ce délai obligatoire de 6 ans court dès le jour où ces derniers ont été établis.
La durée de conservation des documents fiscaux est la même quel que soit le format d’archivage : numérique ou physique. Nous verrons plus bas la distinction et l’intérêt des deux formats.
Attention car ce délai de conservation peut s’étendre jusqu’à 10 ans. C’est le cas en cas d’activités dites « occultes ». Celles-ci désignent le travail dissimulé, la fraude fiscale, les activités illicites, l’absence de déclarations d’impôts ou de TVA…
Conservation des documents fiscaux : en interne ou en externe ?
Face à ces obligations, et cette importance de bien archiver, une question importante se pose : mon entreprise va-t-elle tout gérer elle-même ou passer par un prestataire ?
Administrer soi-même ses archives, et donc la conservation de ces documents est tout à fait possible. Cela nécessite néanmoins de posséder les infrastructures nécessaires, et de les sécuriser.
La gestion d’archives physiques suppose de disposer de l’espace qu’il faut et des équipements pour en assurer la sécurité. Le numérique occupe aussi de l’espace, bien que virtuel. Votre entreprise devra se doter par exemple de serveurs conséquents et sécurisés.
De plus, bien administrer les archives requiert du personnel disponible et qualifié pour le faire. Vous devrez autrement mobilier un ou plusieurs collaborateurs à cette tâche chronophage. Enfin, gérer la conservation des documents implique une extrême rigueur et prend du temps que vous pourrez plutôt consacrer à votre cœur d’activité…
Pour toutes ces raisons, faire appel à une entreprise externe se révèle plus intéressant. Si ce service est bien sûr payant, votre entreprise a tout à y gagner. En plus de vous épargner de longues heures à gérer l’archivage, vous vous assurez que celui-ci est entre de bonnes mains. De quoi éviter de graves conséquences comme l’amende des 10 000€ ou la perte de vos documents.
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Faut-il opter pour un archivage matériel ou immatériel ?
Avec l’essor du numérique, de plus en plus de documents sont émis et stockés exclusivement informatiquement. Aussi, une autre question se pose pour archiver vos documents fiscaux : faut-il opter pour un archivage physique ou numérique ?
On désigne souvent l’archivage physique comme « la solution traditionnelle ». Cette méthode d’archivage était celle utilisée par toutes les entreprises avant l’avènement de l’informatique. De plus, jusqu’en mars 2000, seuls les documents physiques faisaient foi. Malgré l’essor du numérique, de nombreuses entreprises continuent d’opter pour ce format. Il reste d’ailleurs vivement conseillé pour les petites entreprises. Les documents peuvent être stockés au sein-même de la société, dans un lieu consacré aux archives. Il est également possible de passer par un prestataire spécialisé qui dispose des infrastructures suffisantes et adaptées pour l’archivage de tout type de document.
Le numérique concurrence de plus en plus le matériel. Les documents numérisés possèdent maintenant la même valeur juridique que ceux physiques. L’archivage immatériel consiste à stocker sur un support sécurisé (ex : serveur privé type NAS) les documents de l’entreprise. Une méthode qui permet un gain de temps et de place, mais qui nécessite une sécurité infaillible sur le plan informatique. De quoi, là aussi, préférer le recours à un prestataire dont c’est le métier pour la conservation des documents fiscaux mais aussi sociaux, commerciaux…
Enfin, une entreprise peut opter pour un archivage dit mixte. Comme son nom l’indique, celui-ci permettra de garder certains documents au format physique et d’autres au format numérique. Cette méthode permet de bénéficier des deux avantages de chaque type d’archivage. Elle nécessite cependant les infrastructures et équipements adaptés. De plus, la gestion des archives doit tenir compte de ce mélange des deux formats.
Exceptions et règles spéciales pour les documents fiscaux
Si la conservation des documents fiscaux est en principe obligatoire pendant une durée de 6 à 10 ans selon les cas, certaines exceptions ou règles spécifiques peuvent s’appliquer selon la nature du document, son support, ou des décisions de justice ou d’administration.
Dérogations pour destruction anticipée
Dans certains cas, une entreprise peut procéder à la destruction anticipée de documents fiscaux, mais uniquement sous certaines conditions :
- Numérisation certifiée conforme : un document papier peut être détruit s’il a été numérisé selon les normes prévues par l’arrêté du 22 mars 2017 (NF Z42-026). Le fichier numérique doit garantir la fidélité, la lisibilité et l’intégrité de l’original.
- Accord préalable de l’administration : dans certains cas spécifiques (fusion, cessation d’activité, externalisation d’archives), une demande d’autorisation peut être adressée à l’administration fiscale.
- Délais réduits pour certains documents : certains justificatifs peuvent être détruits après 3 ans, comme des tickets de caisse ou des bordereaux bancaires, s’ils sont retranscrits dans un système comptable certifié.
Toute destruction anticipée sans respecter ces conditions peut être considérée comme une infraction.
Conséquences et amendes en cas de non-respect
Le non-respect des obligations de conservation ou la destruction prématurée de documents fiscaux peut entraîner plusieurs types de sanctions :
- Amende de 10 000 € pour absence ou refus de présentation de documents en cas de contrôle fiscal (article 1734 du CGI).
- Taxation d’office : l’administration peut reconstituer les résultats de l’entreprise sans recours aux documents manquants, souvent à son désavantage.
- Suspicion de fraude fiscale : la disparition de pièces comptables peut aggraver un dossier en cas d’enquête, et entraîner des sanctions pénales en plus des redressements fiscaux.
- Perte d’avantages fiscaux : certains crédits d’impôt ou régimes préférentiels peuvent être remis en cause si les justificatifs ne sont pas disponibles.
En cas de contrôle, l’absence de documents est rarement tolérée et se traduit presque systématiquement par une présomption défavorable à l’entreprise.
Votre entreprise pourra solliciter un expert en conseil d’archivage afin de savoir quelle solution lui est préférable. En effet, dans certaines structures, l’archivage physique traditionnel reste préconisé. Dans d’autres, il pourra être plus pertinent de favoriser des solutions numériques. SGA propose d’ailleurs des services de conseil d’archivage pour les entreprises qui souhaitent internaliser cette activité. En analysant les besoins de votre structure et ce dont vous disposez, nous pourrons vous accompagner pour le traitement de vos documents et vous aider à mettre en place tous les bons outils pour un archivage réussi.