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30/05/2021

Tout savoir sur la gestion des archives physiques en entreprise

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Une entreprise produit quotidiennement de nouveaux documents nécessaires au bon fonctionnement de son activité. Ainsi, la mise en place d’une gestion des archives physiques efficace est primordiale pour d’une part respecter la réglementation et d’autre part pour faire face aux différents enjeux économiques qui en découlent.

Retrouvez, dans cet article, la méthode et les outils spécifiques pour un archivage physique optimal.

Sommaire de l’article :

Gestion des archives : qu’est-ce qu’une archive physique ?

definition archive physique

Les documents émis par une structure peuvent prendre différentes formes. Si l’on pense instinctivement à un document papier, un PDF ou un enregistrement audio peuvent aussi constituer un document officiel et doivent alors faire l’objet d’une gestion des archives.
Si les documents papiers sont moins fréquents via la numérisation, ils demeurent encore très présents au sein d’entreprises et autres organismes. Assurer une bonne gestion des archives physiques passe d’abord par la compréhension de celles-ci.

La loi n°79-18 du 3 janvier 1979 définit les archives physiques comme étant “l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité.”
Cette loi précise, par le décret n°79-1037 que l’on distingue 3 grands types d’archives physiques :

  • Les archives courantes qui concernent les affaires en cours. Celles-ci sont gardées à proximité des utilisateurs car elles peuvent être fréquemment consultées. Elles contribuent à la gestion courante de l’activité, d’où cette appellation. Exemple : dossiers actifs de clients comportant des documents comme des bons de commande ou des factures.
  • Les archives intermédiaires parfois qualifiées de semi-actives. Elles ne sont plus courantes, mais pourront être consultées ponctuellement pour vérifier une information, ou en cas de litige ou de contentieux. Des factures de l’année précédente en sont un exemple.
    Conformément à la législation en vigueur, ces archives devront être conservées selon une certaine durée légale de conservation. Aussi, une bonne gestion d’archives est essentielle pour en permettre facilement l’accès tout en le sécurisant dans un local prévu à cet effet. Une fois le délai obligatoire échu, l’entreprise ou structure émettrice pourra procéder à la destruction de ces documents. La gestion des archives physiques étant un procédé complexe, chronophage et indispensable, de nombreuses structures délèguent ces tâches à un tiers archiveur, on parle alors d’externalisation des archives.
    Tout document d’entreprise doit être conservé entre 2 et 30 ans selon sa nature et son importance, à l’exception du dernier type d’archives qui n’a pas de date de fin de conservation.
  • Les archives définitives : celles-ci sont constituées des documents conservés sans limitation de durée et qui ont trait au patrimoine et l’histoire de la structure concernée. Elles présentent un intérêt en termes de témoignage, scientifique ou statistique. On assure ainsi la mise à disposition constante de ces documents sans limitation dans le temps. Exemple d’archive définitive : un rapport d’audit.

La procédure de gestion des archives physiques

procedure-gestion-archives-physiques

Avec la production de tous ces documents physiques et leurs obligations légales de conservation, toute structure (ou une société d’archivage en cas d’externalisation) devra déployer des process pour gérer ses archives de manière optimale.
On va d’abord mettre en place une politique de gestion documentaire qui va permettre de :

  • procéder au classement des documents (définir quelles informations comportent quels documents)
  • lister les procédures pour la gestion des archives physiques
  • recenser les délais légaux de conservation de chaque document
  • assurer leur conservation physique effective puis
  • détruire les documents qui n’ont plus besoin d’être archivés

Cette politique d’archivage sera également essentielle pour assurer le suivi et la sécurité des documents au cours de ces différentes opérations. Elle va contribuer à définir les modalités de communication des archives et prioriser les documents. Une gestion d’archives optimale permet par exemple de déterminer la criticité de la perte de tel ou tel type de document, d’où l’importance de cette priorisation.

Les outils de gestion des archives physiques

outils gestion d'archives

Afin d’assurer un classement rigoureux et efficace de vos documents d’entreprise, plusieurs solutions s’offrent à vous si vous procédez vous-même à l’archivage. Des sociétés spécialisées comme SGA disposent également de plusieurs outils spécialement conçus pour optimiser cette gestion documentaire.

Vous pourrez par exemple élaborer un calendrier de conservation des archives. Cet outil tient compte des délais obligatoires et des raisons pour lesquelles tel document doit être gardé. En indiquant cette durée tout au long du cycle de vie de chaque document, vous pourrez connaître précisément à quel moment l’archiver puis quand procéder à sa destruction (sauf en cas d’archives définitives). Cet outil est aussi appelé “tableau de gestion”.

Autre outil organisationnel pour vous aider dans la gestion des archives physiques : le plan de classement. Essentiel à toute base documentaire, cet outil va permettre de hiérarchiser du général au particulier et classer les documents selon leur nature et leur usage. Chaque titre du plan de classement sera désigné soit par une lettre soit un groupe de lettre ou un nombre, pour plus de clarté au moment de chercher une archive précise.

Le bordereau de versement va, lui,  jouer un rôle complémentaire aux outils précédemment cités. Il s’agit d’un relevé qui va détailler quels documents ont été remis au service d’archivage. Dans le cadre d’archives physiques, on va par exemple y indiquer le contenu de chaque boîte à archiver, dossier par dossier. Ce bordereau est obligatoire et rédigé par le service versant en trois exemplaires.

Enfin, différents logiciels d’aide à la gestion d’archives sont disponibles sur le marché. Citons par exemple la solution Archives-en-ligne, outil collaboratif permettant de connaître à l’instant T l’historique de chaque consultation d’archive, afin de bénéficier d’une totale transparence sur la localisation de vos documents archivés.