Produire et stocker des archives physiques suppose de disposer d’un espace dédié à leur conservation. Voyons ensemble comment se définit ce que l’on appelle un local d’archives. Nous verrons ensuite l’importance d’avoir accès à ce type de local et de sa bonne organisation. Enfin, nous vous expliquerons comment bien organiser cet espace, et l’alternative via un professionnel pour votre stockage d’archives.
Qu’est-ce qu’un local d’archives ?
On qualifie de local d’archives un espace physique conçu pour le stockage et la bonne préservation des documents. Spécifiquement aménagé à cet effet, ce local peut accueillir aussi bien des archives papiers que sous d’autres formats (ex : photographies, films etc.). La structure disposant de ce local veille à en optimiser la sécurité pour se protéger du vol ou des dégradations des documents. En effet, le rôle principal d’un local d’archives est d’assurer la préservation des archives via des conditions de conservation optimales.
Ainsi, entreprises mais aussi organismes gouvernementaux, musées, bibliothèques, universités… possèdent généralement un local d’archives car ils sont amenés à générer et entreposer une grande quantité de documents au format physique.
Ces locaux sont généralement situés dans des bâtiments spécifiques (ex : archives départementales, municipales, nationales…) ou dans une pièce interne à la structure. De nombreuses entreprises décident par exemple d’allouer une salle à cet effet, faisant de celle-ci leur local d’archives.
Dans tous les cas, il est conçu pour répondre aux besoins de conservation des documents d’archives publiques ou privées.
Mais pourquoi faut-il dédier un espace à l’archivage ? En quoi cela aide-t-il à gérer les archives ?
L’importance d’un local d’archives
Disposer d’un local dédié et adapté au stockage d’archives répond à plusieurs enjeux :
- La conservation des documents dans un environnement contrôlé. La bonne gestion de l’humidité et de la température du local permettent par exemple d’éviter que les documents ne se dégradent. N’oublions pas que conformément à la législation, les documents doivent être conservés pour une durée minimale. Certains font l’objet d’un archivage longue durée ou sans limite de temps.
- La protection face aux risques physiques comme les incendies, les inondations ou encore le vol et le vandalisme. Perdre un document archivé est lourd de conséquences pour des raisons commerciales, financières, confidentielles…(ex : archive de dossier médical comportant des données sensibles).
- Une meilleure organisation de ses archives en interne. Le local d’archives centralise les documents et possède des rangements dédiés. Leur accès et leur consultation quand nécessaire n’en sont que facilités.
La bonne administration d’un local d’archives contribue donc à la bonne organisation de l’archivage. Elle va de pair avec l’usage d’outils et de solutions adaptées selon la taille de la structure et le type de vos documents à conserver.
Les éléments clés d’un local d’archives efficace
Afin de bénéficier des avantages d’un local bien organisé, il convient de connaître les bonnes pratiques en la matière. Tout d’abord, prenez bien en compte l’emplacement de cet espace. Celui-ci doit être facilement accessible (qu’il soit en interne ou en dehors de vos locaux). Si votre structure manque de place, il est par exemple possible d’opter pour un local d’archives dans un bâtiment annexe.
Les collectivités territoriales ont pour obligation d’informer le directeur des Archives départementales de la construction, extension ou aménagement de futurs locaux d’archives.
Plusieurs obligations pour le stockage de vos archives
Enfin, quelle que soit votre structure, le local doit répondre à des normes spécifiques en termes de construction et d’aménagement :
- Sa température ambiante doit se situer entre 16 et 20°C et ce, de manière constante. Cette obligation suppose l’installation de chauffage et de climatisation pour faire face aux variations hivernales et estivales.
- Le taux d’humidité ne doit pas excéder 55% pour la bonne préservation des documents.
- Le local doit être équipé du nécessaire pour assurer la protection des archives (alarme anti-incendie, dispositifs de surveillance…).
- Les archives ne doivent pas y être surexposées à la lumière. Si la salle dispose de grandes fenêtres, il faudra par exemple prévoir des stores. Pour l’éclairage artificiel, les luminaires ne doivent pas excéder 150 lux. Il faut les installer au plafond des allées et non directement au-dessus des étagères où sont stockées les archives.
- Le local d’archives doit disposer d’un système de ventilation permettant de renouveler l’air régulièrement et efficacement.
- Il doit être équipé correctement pour le bon entreposage des archives : étagères suffisamment grandes, solides, accessibles…
L’espace alloué à l’archivage
Autre élément à prendre en compte : la taille du local. Prenez en compte le fait qu’au fil des années, votre structure va devoir stocker une certaine quantité de documents.
Un constat que l’on retrouve dans les archives physiques comme électroniques : si beaucoup de documents sont détruits au bout d’un certain délai, de nouveaux sont en permanence stockés. Conséquence : le local d’archives (pour les archives physiques) risque de devenir trop étroit au fil des années. Il sera alors beaucoup plus difficile d’y circuler ou de trouver l’espace nécessaire pour entreposer correctement les documents.
Si cela n’est pas possible en interne, votre structure devra trouver un local externe adapté puis procéder au déménagement de ses archives. Deux autres opérations chronophages qui incitent malheureusement à garder ses archives en interne de manière désorganisée et peu sécuritaire…
Heureusement, une solution existe pour ne plus avoir à gérer tout cela : solliciter un professionnel de l’archivage.
Local d’archives : pourquoi passer par un professionnel ?
Un prestataire expert en archivage (ou tiers archiveur) a pour rôle de gérer l’ensemble de vos opérations d’archivage. Il disposera donc de toutes les infrastructures physiques adaptées à vos besoins (volume documentaire, spécificités de certaines archives etc.). En lui confiant votre archivage, votre structure n’aura plus besoin de :
- Disposer d’un local d’archives en interne, et donc de « sacrifier» de l’espace ;
- Gérer ce local au quotidien en termes d’accès, de sécurité, de température, d’humidité… ;
- Avoir à trouver un nouveau local si l’actuel ne suffit plus ou n’est plus adapté ;
- Devoir déménager l’ensemble de ses archives si elle doit changer de local (ou si votre structure déménage) ;
- Veiller constamment à ce que les équipements du local restent adaptés à l’archivage (et de les renouveler le cas échéant). De quoi faire grimper votre facture de chauffage et de climatisation assez vite…
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Faire appel à une entreprise de stockage d’archives s’avère donc bien plus bénéfique sur les plans organisationnel, financier, et sécuritaire. Ainsi, vous gagnerez un temps précieux et n’aurez plus à consacrer une salle entière à vos archives, avec le risque de devoir en changer au fil du temps. L’expert en archivage s’occupe de tout : choix du local, entreposage, gestion quotidienne, déménagement si besoin, archivage organisé dans le nouveau local.
Les solutions tout-en-un proposées par les professionnels vous libèrent de nombreuses opérations et vous permettent de vous concentrer sur vos activités. Elles assurent également la bonne conservation de vos documents, quels qu’ils soient, durant toute les durées nécessaires grâce à des infrastructures spécialement conçues pour l’archivage.