Bien gérer ses archives est d’une importance capitale pour toute structure, publique ou privée. Les documents archivés sont essentiels pour l’histoire, la recherche, et constituent une source de preuves des activités passées. Voyons plus en détails pourquoi il est essentiel de bien gérer ses archives, comment procéder et l’intérêt d’externaliser cette tâche.
Cette discipline s’intéresse aux différentes étapes de l’organisation des documents produits par votre structure le long de ses activités. Elle regroupe un ensemble d’activités qui visent à conserver ces informations de manière pérenne, afin de pouvoir les utiliser ultérieurement dans le cadre de recherches, de litiges ou de travaux administratifs.
Bien gérer les documents archivés permet également d’en faciliter la consultation à tout moment. Il peut parfois être nécessaire d’accéder à un document précis sur demande d’un partenaire commercial ou au sein-même de l’entreprise.
Une bonne gestion des archives permet de sauvegarder les documents pendant des durées prédéfinies et de veiller à leur intégrité même pour de l’archivage longue durée. De fait, votre structure respecte bien les obligations légales en vigueur (concernant les durées de conservations minimales des documents). Elle a également facilement accès à tel ou tel document, pour des raisons stratégiques, juridiques ou commerciales.
Enfin, cette gestion contribue à garantir la confidentialité des données sensibles qu’il s’agisse de dossiers médicaux, de rapports financiers, d’échanges avec des clients etc.
La gestion des archives physiques ou numériques suppose une extrême rigueur. Il est pour ce faire essentiel de suivre plusieurs étapes que nous allons voir ci-dessous.
Comme toute mission de gestion, il est important de connaître les objectifs que vous souhaitez atteindre. Dans le domaine de l’archivage, votre structure devra préciser les documents nécessaires dans le cadre de ses activités, mais aussi ceux à conserver en termes réglementaires et pour se protéger en cas de litige.
Bien définir les objectifs contribue à gérer les archives de manière efficace, en déterminant notamment les documents les plus importants. Ces objectifs permettent alors de les rendre plus facilement accessibles, conjointement à une solution d’archivage adaptée.
Dressé sous forme de liste ou de tableau, ce document indique l’ensemble des documents archivés. Il aide ainsi à bien les conserver selon leur thématique et faciliter la recherche d’informations en définissant des critères pertinents pour identifier chaque archive.
Pour être établi correctement, le plan de classement tiendra compte des collaborateurs concernés par l’archivage (production des documents, consultation, administration). Il proposera aussi de hiérarchiser les missions et activités de votre structure.
Il est également possible de compléter ce plan d’un référentiel de conservation. Ce dernier se concentre sur le cycle de vie des documents en précisant la durée légale de conservation de chacun d’entre eux. De quoi là encore mieux gérer les archives au quotidien et mieux organiser l’ensemble des opérations d’archivage.
Un document archivé ne l’est pas seul. Il intègre ce que l’on appelle un dossier d’archives. Pour bien constituer ce dernier, il convient de bien connaître les grandes catégories de documents, à savoir :
Une étape là aussi essentielle pour bien gérer les archives. La catégorisation simplifie en effet le classement des archives, ainsi que leur restitution ou leur consultation quand nécessaire.
De nombreuses opérations de gestion peuvent être déléguées à des professionnels en la matière. C’est aussi le cas de l’archivage, en faisant appel à ce que l’on appelle un tiers archiveur. Solliciter une entreprise de stockage d’archives consiste à lui confier toutes les opérations de votre archivage.
Celle-ci dispose des infrastructures adaptées (en termes de place, de sécurité) et du savoir-faire nécessaires pour bien gérer les archives au quotidien.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
En plus de gagner du temps et de la place (physique ou informatique), votre structure assure la bonne conservation des documents confiés et dans le respect des délais en vigueur. Aucun risque d’être légalement pénalisée si une archive est manquante ou n’a pas été gardée pendant la durée légale requise.
Enfin, l’externalisation ne vous empêche en rien d’accéder aux documents archivés. Bien au contraire : le tiers archiveur dispose d’une organisation parfaite pour retrouver très rapidement le document dont vous avez besoin le jour J !
Que vous gériez les archives en interne ou externalisez cette activité, se pose la question du format des archives. Faut-il passer au 100% numérique pour limiter l’archivage papier ? Ou bien s’en tenir à la méthode dite traditionnelle avec des documents physiques ? Ou encore opter pour une solution hybride ?
Tout dépend en vérité de votre structure, du volume de documents à traiter, des outils et compétences dont vous disposez, du format le plus courant auquel les documents sont édités… L’archivage physique comme électronique offre avantages et inconvénients.
Vous pourrez tout à fait solliciter un expert pour du conseil archivage et connaître ainsi le format le plus adapté et mieux gérer les archives en conséquence. Ce conseil vous permettra de mieux orienter votre mode de gestion, et choisir s’il est préférable d’internaliser ou externaliser cette activité. Tout en rappelant qu’un prestataire expert dispose à la fois des infrastructures physiques et numériques optimales pour la bonne conservation de vos documents… et leur restitution si nécessaire.
