Toute structure (entreprise, administration, association…) produit différents documents dans l’exercice de ses fonctions. Si certains d’entre eux sont détruits peu après leur production, beaucoup font l’objet d’une conservation, parfois sur de nombreuses années. C’est ce que l’on appelle l’archivage longue durée.
Rappelons d’abord ce en quoi consiste cette activité d’archivage et ses différentes formes. Nous verrons ensuite les raisons de bien réaliser celui-ci, les documents concernés et le choix du format et de l’externaliser ou non.
L’archivage est un ensemble d’actions dont le but est de permettre l’accessibilité à des documents que l’on souhaite conserver. Ce terme désigne aussi bien les procédures que les compétences et infrastructures déployées. L’archivage vise ainsi à recueillir, classer, garder, exploiter des documents, et prévoir leur destruction quand elle a lieu d’être. Il existe d’ailleurs différentes solutions d’archivage selon la structure concernée, les documents ou le type d’archivage souhaité.
On distingue trois grands types d’archives :
Attention, les types d’archivage ne doivent pas être confondus avec les formats d’archivage. Ces derniers concernent le mode de conservation : physique ou numérique. Un conseil archivage peut d’ailleurs vous aider à savoir le mode le plus adapté à votre structure.
Pourquoi l’archivage est important pour une entreprise ?
Bien organiser l’archivage de ses documents en entreprise répond à trois grands enjeux.
Tout d’abord, rappelons que l’archivage répond à des obligations légales. La loi française impose en effet aux différentes structures de conserver certains documents. La durée minimale de conservation dépend de la nature du document. Certains peuvent même devoir être gardés jusqu’à 120 ans, et font donc l’objet d’un archivage longue durée.
La durée de l’archivage en entreprise concerne des documents comme des contrats ou correspondances commerciales, registres comptables, impôt sur les sociétés, comptes annuels…
La durée d’archivage en hôpital sera différente, de même que les documents produits : dossiers médicaux, registres des naissances et décès dans l’établissement, documents liés au personnel etc.
Ne pas conserver les documents obligatoires peut entraîner de lourdes sanctions : amendes de dizaines de milliers d’euros, dissolution de la structure voire peines de prison.
Enfin, les documents peuvent être utiles à des fins de preuve. Les conserver correctement et suffisamment longtemps est donc essentiel au cas où un litige surviendrait.
Bien administrer les archives passe aussi par une bonne sécurisation des infrastructures. En effet, les documents archivés comportent de nombreuses informations confidentielles et stratégiques. Il est donc essentiel de s’assurer d’y avoir accès facilement si besoin. Sécuriser les lieux d’entreposage (dans le cas d’archives physiques) et les infrastructures informatiques permet d’éviter le risque de vol ou de perte de ces précieux documents.
Enfin, un archivage bien organisé vous permet de gagner du temps et de réduire les coûts liés à cette activité. À l’inverse, un mauvais archivage va davantage mobiliser vos collaborateurs ou nécessiter davantage d’espace. L’enjeu financier de l’archivage (longue durée ou non) concerne également le juridique : avec un bon archivage, votre entreprise ne s’expose pas à de lourdes sanctions financières.
On considère comme conservés sur une longue durée les documents archivés pendant plus de 5 ans.
En entreprise, ces documents sont triés selon leur nature. On trouve ainsi les documents commerciaux : tous les documents contractuels doivent être conservés 5 ans au minimum (d’après l’article L110-4 du Code de commerce)
Les documents comptables doivent, eux, être conservés 10 ans après la clôture de l’exercice. Il s’agit des pièces justificatives et des livres et registres comptables.
La plupart des documents fiscaux doivent être archivés pendant 6 ans à partir de l’année d’imposition concernée. On y retrouve les impôts sur le revenu, les bénéfices, les cotisations foncières et taxes sur le chiffre d’affaires.
La durée est variable pour les documents sociaux. Les comptes annuels font l’objet d’un archivage longue durée (10 ans), de même que les traités de fusion, statuts et registres de titres nominatifs (5 ans). Pour la gestion du personnel, on archivera durant 5 ans minimum les documents suivants : bulletins de paie, registre du personnel, déclarations d’accident du travail, observations de l’inspection du travail et les documents relatifs aux contrats de travail.
Les documents juridiques à conserver plus de 5 ans sont les dossiers d’avocat, ceux liés à la propriété intellectuelle, les contrats conclus par voie électronique et les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers. Les documents bancaires types talons de chèques ou relevés font aussi l’objet d’un archivage longue durée (5 ans de conservation).
Enfin, les documents immobiliers comme les contrats d’achat ou de bail commercial se conservent respectivement 30 et 5 ans minimum.
L’archivage informatisé fait de plus en plus concurrence à la solution « traditionnelle » de l’archivage physique. Les deux formats ont chacun avantages et inconvénients. Cependant, le format papier a pour avantage de ne pas être exposé aux risques technologiques en hausse constante. Il nécessite cependant de l’espace et la sécurisation de celui-ci.
Si vous ne disposez pas des infrastructures nécessaires dans votre société, il est vivement recommandé de solliciter une entreprise spécialisée en archivage. Grâce à celui-ci, vous garantirez que vos archives y compris de longue durée seront bien classées et stockées de manière sécurisée durant la période de votre choix.
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