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Durée légale de conservation

Pourquoi respecter les durées de conservation de documents ?

Le respect des durées de conservation de documents est crucial pour plusieurs raisons, notamment en termes de conformité légale, gestion efficace des informations, et protection des intérêts de l'entreprise. Certains secteurs et pays ont des réglementations strictes qui imposent des durées spécifiques de conservation des documents. En respectant ces normes, une entreprise évite des sanctions légales potentielles. Les documents conservés peuvent servir de preuve en cas de litige juridique. Ils peuvent soutenir les transactions commerciales, contrats, accords, et autres engagements, renforçant ainsi la position légale de l'entreprise. En respectant les durées de conservation, une entreprise peut maintenir une organisation efficace de ses documents. Cela facilite la recherche d'informations pertinentes et contribue à une gestion plus fluide des processus internes.  
Documents visés Code civil Code du commerce Codes des Impôts Code du Travail et de la Sécurité Sociale Délai retenu dans l’intéret de l’entreprise Forme de conservation O=Original R=reproduction

Documents sociaux

Les documents sociaux font référence à un ensemble de documents qui concernent les relations et les obligations sociales au sein d’une entreprise. Ces documents sont souvent liés à la gouvernance d’entreprise, aux relations avec les employés, aux partenaires commerciaux et aux parties prenantes externes.

Registres des titres nominatifs 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Registres à souche (actions et obligations) 30 ans après dissolution de la Société 6 ans (transferts) Illimité O
Registres de présence des Conseils d'Administration 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Registres des procès-verbaux des délibérations des Conseils d´Administration ( cotés et paraphés) 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Rapport des gérants 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Rapports des Commissaires aux comptes 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Rapports du Conseil d´Administration 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Registres des procès-verbaux d´Assemblées (cotés et paraphés) 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Comptes sociaux : bilans 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Comptes d´exploitation 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Comptes de pertes et profits 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Feuilles de présence aux Assemblées Générales et pouvoirs 30 ans 30 ans O

Documents comptables

Les documents comptables sont des pièces justificatives et des enregistrements utilisés dans le cadre de la comptabilité d’une entreprise pour enregistrer, classer et documenter ses transactions financières. Ces documents sont essentiels pour établir des états financiers précis, respecter les obligations légales, et analyser la santé financière de l’entreprise.

Livre journal (coté et paraphé) 10 ans 6 ans Durée Société O
Grand Livre (coté et paraphé) 10 ans 6 ans Durée Société O
Journaux auxiliaires (cotés et paraphés) 10 ans 6 ans 11 ans O
Comptes auxiliaires (cotés et paraphés) 10 ans 6 ans 11 ans O
Journal centralisateur (coté et paraphé) 10 ans 6 ans 11 ans O
Livre des inventaires (coté et paraphé) 10 ans 6 ans Durée Société O
Balance générale annuelle (cotée et paraphée) Durée Société O
Balances auxiliaires annuelles 11 ans R
Bilans, comptes d´exploitation profits et pertes et documents annexes 10 ans 6 ans Durée Société O

a) Concernant les investissements :

Contrats d´acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers 30 ans 10 ans 6 ans Durée Société O
Contrats d´acquisition des autres immobilisations 10 ans 6 ans 11 ans O
Contrats et documents concernant les participations (bulletins de souscription, registres de transfert, déclarations notariées) 30 ans 10 ans 6 ans Durée Société O

b) Contrats divers :

Contrats de prêts, d´emprunts et d´avances 10 ans 6 ans 5 ans après expiration O
Contrats d´assurance 10 ans 6 ans 5 ans après expiration O
Contrats leasing 10 ans 6 ans 5 ans après expiration O
Marchés 10 ans 6 ans 5 ans après expiration O
Factures fournisseurs 10 ans 6 ans 11 ans O
Factures clients 10 ans 6 ans 11 ans R
Bons de réception et de livraison 10 ans 6 ans 11 ans R
Bulletins de commande 10 ans 6 ans 11 ans R

c) Fiscalité :

Toutes pièces justificatives de T.V.A. 10 ans 6 ans 11 ans R

d) Documents bancaires :

Avis de débit d´agios 10 ans 6 ans 11 ans O
Remises en banque de chèques et effets 10 ans 6 ans 11 ans O
Avis de débit et de crédit 10 ans 6 ans 11 ans O
Ordres de virement 10 ans 6 ans 11 ans O
Relevés trimestriels 10 ans 6 ans 11 ans O
Echelles d´intérêt 10 ans 6 ans 11 ans O
Doubles de certificats d´avoirs fiscaux 10 ans 6 ans 11 ans O
Autres pièces bancaires 10 ans 6 ans 11 ans O

Documents commerciaux

Les documents commerciaux font référence à une variété de supports écrits utilisés dans le cadre des activités commerciales pour enregistrer, documenter et faciliter divers aspects des transactions commerciales. Ces documents jouent un rôle essentiel dans la communication, la comptabilité, la gestion des stocks, et d’autres aspects liés aux opérations d’une entreprise

Correspondances commerciales 10 ans 11 ans (15 ans avec les Entr.) R
Contrats commerciaux importants 30 ans (1) 10 ans Durée Société O
Contrats commerciaux généraux 5 ans après expiration O
Accords industriels 5 ans après expiration O
Commandes fournisseurs 30 ans (1) 10 ans 11 ans O
Commandes clients 30 ans (1) 10 ans 11 ans R
Transports : tous documents intéressant le Service des douanes (lettres de voiture, facture, feuille de chargement, connaissement, billet de bord, avis d´expédition, ordre de livraison) à compter de la date d´envoi des colis 10 ans 6 ans 10 ans (code des douanes 3 ans) O

Documents relatifs au personnel

Les documents relatifs au personnel font référence à un ensemble de documents et d’informations liés aux employés d’une organisation. Ces documents sont essentiels pour la gestion des ressources humaines et couvrent divers aspects du cycle de vie professionnel des employés.

Livres de paie (cotés et paraphés) 5 ans Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) R
Registres et états du personnel 5 ans Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) R
Dossiers d´accidents du travail ou de maladies professionnelles donnant lieu à réparations Illimité Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) O
Toutes pièces comptables relatives aux traitements et salaires 5 ans 10 ans (3) R
Bulletins de paie 5 ans 10 ans R
Reçus pour solde de tout compte 5 ans 6 ans R
Doubles des certificats de travail 5 ans 6 ans R
Doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales 5 ans 6 ans O
Journaux et récapitulatifs des charges sociales 5 ans 6 ans O
Fiches fiscales par salarié 5 ans 10 ans (3) R

(1) Il faut conserver les principales pièces de marché 30 ans à compter de la date de réception ou de livraison, lorsqu'il y a risque de réclamation pour vice caché ou erreur de conception : offres, cahiers des charges, commandes, plans, correspondances, notes de calcul, comptes rendus de contrôle.

2) L´arrêté du 26 aout 1980 oblige les employeurs à délivrer toutes attestations utiles pour justifier les droits à la retraite.

(3) 30 ans pour les documents relatifs à des salaires antérieurs au 17 juillet 1971. La prescription à 3 ans en matière de paiement de salaires est définie par l'article L3245-1 du Code du travail