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Durée légale de conservation

Documents visés Code civil Code du commerce Codes des Impôts Code du Travail et de la Sécurité Sociale Délai retenu dans l’intéret de l’entreprise Forme de conservation O=Original R=reproduction
Documents sociaux
Registres des titres nominatifs 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Registres à souche (actions et obligations) 30 ans après dissolution de la Société 6 ans (transferts) Illimité O
Registres de présence des Conseils d'Administration 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Registres des procès-verbaux des délibérations des Conseils d´Administration ( cotés et paraphés) 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Rapport des gérants 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Rapports des Commissaires aux comptes 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Rapports du Conseil d´Administration 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Registres des procès-verbaux d´Assemblées (cotés et paraphés) 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Comptes sociaux : bilans 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Comptes d´exploitation 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Comptes de pertes et profits 30 ans après dissolution de la Société Illimité O
Feuilles de présence aux Assemblées Générales et pouvoirs 30 ans 30 ans O
Documents comptables
Livre journal (coté et paraphé) 10 ans 6 ans Durée Société O
Grand Livre (coté et paraphé) 10 ans 6 ans Durée Société O
Journaux auxiliaires (cotés et paraphés) 10 ans 6 ans 11 ans O
Comptes auxiliaires (cotés et paraphés) 10 ans 6 ans 11 ans O
Journal centralisateur (coté et paraphé) 10 ans 6 ans 11 ans O
Livre des inventaires (coté et paraphé) 10 ans 6 ans Durée Société O
Balance générale annuelle (cotée et paraphée) Durée Société O
Balances auxiliaires annuelles 11 ans R
Bilans, comptes d´exploitation profits et pertes et documents annexes 10 ans 6 ans Durée Société O
a) Concernant les investissements :
Contrats d´acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers 30 ans 10 ans 6 ans Durée Société O
Contrats d´acquisition des autres immobilisations 10 ans 6 ans 11 ans O
Contrats et documents concernant les participations (bulletins de souscription, registres de transfert, déclarations notariées) 30 ans 10 ans 6 ans Durée Société O
b) Contrats divers :
Contrats de prêts, d´emprunts et d´avances 10 ans 6 ans 5 ans après expiration O
Contrats d´assurance 10 ans 6 ans 5 ans après expiration O
Contrats leasing 10 ans 6 ans 5 ans après expiration O
Marchés 10 ans 6 ans 5 ans après expiration O
Factures fournisseurs 10 ans 6 ans 11 ans O
Factures clients 10 ans 6 ans 11 ans R
Bons de réception et de livraison 10 ans 6 ans 11 ans R
Bulletins de commande 10 ans 6 ans 11 ans R
c) Fiscalité :
Toutes pièces justificatives de T.V.A. 10 ans 6 ans 11 ans R
d) Documents bancaires :
Avis de débit d´agios 10 ans 6 ans 11 ans O
Remises en banque de chèques et effets 10 ans 6 ans 11 ans O
Avis de débit et de crédit 10 ans 6 ans 11 ans O
Ordres de virement 10 ans 6 ans 11 ans O
Relevés trimestriels 10 ans 6 ans 11 ans O
Echelles d´intérêt 10 ans 6 ans 11 ans O
Doubles de certificats d´avoirs fiscaux 10 ans 6 ans 11 ans O
Autres pièces bancaires 10 ans 6 ans 11 ans O
Documents commerciaux
Correspondances commerciales 10 ans 11 ans (15 ans avec les Entr.) R
Contrats commerciaux importants 30 ans (1) 10 ans Durée Société O
Contrats commerciaux généraux 5 ans après expiration O
Accords industriels 5 ans après expiration O
Commandes fournisseurs 30 ans (1) 10 ans 11 ans O
Commandes clients 30 ans (1) 10 ans 11 ans R
Transports : tous documents intéressant le Service des douanes (lettres de voiture, facture, feuille de chargement, connaissement, billet de bord, avis d´expédition, ordre de livraison) à compter de la date d´envoi des colis 10 ans 6 ans 10 ans (code des douanes 3 ans) O
Documents relatifs au personnel
Livres de paie (cotés et paraphés) 5 ans Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) R
Registres et états du personnel 5 ans Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) R
Dossiers d´accidents du travail ou de maladies professionnelles donnant lieu à réparations Illimité Durée de Société ou 120 ans à compter de la naissance des intéressées (2) O
Toutes pièces comptables relatives aux traitements et salaires 5 ans 10 ans (3) R
Bulletins de paie 5 ans 10 ans R
Reçus pour solde de tout compte 5 ans 6 ans R
Doubles des certificats de travail 5 ans 6 ans R
Doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales 5 ans 6 ans O
Journaux et récapitulatifs des charges sociales 5 ans 6 ans O
Fiches fiscales par salarié 5 ans 10 ans (3) R

(1) Il faut conserver les principales pièces de marché 30 ans à compter de la date de réception ou de livraison, lorsqu'il y a risque de réclamation pour vice caché ou erreur de conception : offres, cahiers des charges, commandes, plans, correspondances, notes de calcul, comptes rendus de contrôle.

2) L´arrêté du 26 aout 1980 oblige les employeurs à délivrer toutes attestations utiles pour justifier les droits à la retraite.

(3) 30 ans pour les documents relatifs à des salaires antérieurs au 17 juillet 1971. La prescription à 3 ans en matière de paiement de salaires est définie par l'article L3245-1 du Code du travail