Nous surveillons en permanence notre qualité de service et nous désirons connaître votre niveau de satisfaction sur les prestations que nous vous proposons.
Répondre au questionnaire

Nos Offres

SGA vous accompagne

Un archivage efficace commence toujours par un travail d’analyse approfondi.

SGA vous apporte son expertise afin de vous aider à mettre au point votre stratégie et à optimiser la gestion de vos archives :

  • faciliter la transmission des connaissances
  • rationaliser les aires de rangement
  • améliorer la prise en charge des dossiers dès leur conception
  • dans le respect de la législation et des règles archivistiques en vigueur.

Nous vous aidons et vous conseillons dans votre organisation par le biais d´un audit préalable en vos locaux.
Nos consultants spécialisés définissent vos besoins et établissent pour vous une politique de gestion et d’archivage des dossiers adaptée, répondant à vos attentes.
Les méthodologies mises en œuvre sont celles que préconise l’Association des Archivistes Français, particulièrement à travers sa section « Archives Economiques et d’Entreprises ».

Demander un devis
Une organisation structurée de vos fonds d’archives

Pour organiser vos fonds d’archives vivantes (ou courantes), au sein des bureaux, nos archivistes documentalistes établissent des Tableaux de gestion et des Plans de classement.

Ces outils de gestion ont une finalité commune : ils répartissent, de manière méthodique et structurée, les dossiers produits selon des critères fonctionnels, par activité. Ils sont destinés à un usage quotidien et sur le long terme.

Ils ont vocation à :

  • faciliter l’identification d’un document dès sa création,
  • refléter le champ d’activité des services,
  • permettre de connaître leur production documentaire,
  • constituer un langage commun au sein du service et un outil transversal dans l’entreprise pour le partage des informations,
  • permettre de savoir qui produit chaque document et qui est responsable de quelle activité.

Leurs caractéristiques communes sont la simplicité, la logique, la pérennité et l’évolutivité.

Les tableaux de gestion et les plans de classement sont établis en étroite collaboration avec le personnel des services auquel ils sont destinés. Ils ne sont pas proposés ni mis en application avant d’avoir été discutés et intégralement validés.

En savoir plus
Nos missions portent sur les procédures préparant l’archivage

Nous vous proposons de nous rendre sur place, en vos locaux, afin de poser un diagnostic et de vous apporter nos préconisations en vue d’une gestion externalisée. Cet « audit » préalable au sein des différents services et bureaux détermine si la prestation à fournir est de type classique, portant sur un fonds d’archives parfaitement structuré, ou si un état des lieux s’avère nécessaire s’agissant de fonds disparates (organigrammes imprécis ou absents, attributions mal définies…).

Cette étude préparatoire dresse un bilan de l’existant ; elle permet de :

  • délimiter le champ d’application de l’opération
  • recenser les différents types de documents
  • quantifier les masses documentaires à traiter
  • attirer l’attention sur l’élimination des archives qui pourraient avoir dépassé le seuil d’obsolescence

Elle débouche sur la définition d’un nombre de journées nécessaires à la phase de préparation précédant la prise en charge physique des archives (en fonction des volumes, des difficultés techniques et des spécificités propres à chacun de nos clients).

Nos préconisations pour la conservation sécurisée des documents passent par la rédaction ou l’aide à l’élaboration d’une charte d’archivage, ensemble des règles et méthodes d’archivage définies selon vos besoins.
Elles sont le fruit de notre personnel compétent en archivistique et disposant d’un diplôme universitaire pour sanctionner une telle compétence.

Nos missions de conseil vous aident à :

  • organiser votre service archives
  • trier vos documents
  • regrouper et/ou séparer vos unités d’archives en vue d’en effectuer le classement ou l’élimination
  • rédiger les bordereaux de versement
  • exécuter la mise en cartons
Demander un devis
Une sensibilisation et formation à nos outils de gestion informatisée

Afin que vous ayez toujours la maîtrise totale de vos archives, nous vous proposons de suivre une séance de formation synthétique et pragmatique à notre logiciel de gestion.

Cet accompagnement vous permettra, une fois vos archives externalisées, de pouvoir consulter vos inventaires, passer vos demandes de consultations et de retours d’archives, de solliciter notre intervention et de préparer vos éliminations en toute sérénité…

Demander une formation
Des réponses à vos projets
Une offre complète et sur mesure
Prise en charge
Versement de vos archives

Nous préparons et réalisons le transfert de vos archives sur nos sites de conservation. Nous ne faisons pas appel à des sociétés de déménagement ou de transport extérieures sauf accord préalable avec nos clients

Le premier versement est systématiquement effectué sous la direction d´un archiviste consultant. Sur votre site, une équipe d´archivistes procède à la collecte, à la mise en conteneurs et au référencement de vos archives, conformément à vos exigences. Cette phase se conclut par la remise d´un bordereau de versement, attestant du bon déroulement de l´opération.

Transport et conservation sécurisés

Nous assurons nous-mêmes le transport et la conservation de vos archives.
Vos archives sont transférées sur nos sites de conservation dans des véhicules anonymes. Ils ne comportent aucune indication permettant de savoir que s´y trouvent des archives.

Dans nos entrepôts, répondant aux normes de sécurité en vigueur, elles sont intégrées en cellules de conservation. Le référencement du carton est la seule clé de gestion de sa position. Par mesure de sécurité, nous pratiquons un mode de conservation aléatoire de vos archives.

Gestion informatisée
Inventaire informatisé

Nous effectuons la saisie de l'inventaire de vos archives. Cette opération est nécessaire pour une gestion informatisée. Votre inventaire est consultable via Internet ou sur logiciel.

Si vous le souhaitez, nous vous offrons la possibilité de saisir vous-mêmes l´inventaire de vos archives sur l'un de nos outils de gestion informatisée : Archives-en-ligne ou Archiliste©.

Numérisation

Certains documents des fonds d´archives actifs (contrats d´édition ou contrats clients, dossiers médicaux, registres de signatures, etc.) ou des supports fragilisés présentent un intérêt majeur à être scannés. La numérisation et l´indexation de documents constituent un des services « sur mesure » proposés par SGA.

Nous numérisons vos documents de toute taille du format carte de visite au A0 ; les fichiers numériques vous sont fournis au format de votre choix.

Retour & destruction
Retour d´archives

Plusieurs moyens s´offrent à vous pour la consultation de vos archives :

Après réception de votre demande dite "recherche" , soit par email, par fax, par votre Archives-en-ligne, Espace Clients ou par téléphone, nous vous restituons les documents demandés par le moyen de votre choix : livraison physique, porteur, fax, par email, ou dans votre Espace Clients.

La multiplication du nombre de nos sites de stockage nous permet d´être en mesure de livrer vos demandes de consultation le plus souvent sous 3 heures (24 à 48h selon implantation géographique / urgent : dans la ½ journée qui suit)

Elimination d'archives

Pour pouvoir procéder à l´élimination d'archives arrivées au terme de leur durée légale de conservation, une demande écrite (par recommandé à notre siège social) est indispensable.

A la réception de votre ordre, nos archivistes procèdent à l´extraction des cartons hors des cellules de conservation, qui sont alors transférés sur un site spécialisé, pour y être détruits. Cette opération est réalisée dans des conditions qui protègent jusqu’au bout la confidentialité des dossiers.

Nous vous fournissons un certificat de destruction attestant du bon déroulement de l´opération.