Toute entreprise est confrontée au cours de son activité à gérer légalement et efficacement toutes sortes de documents au format papier ou numérique. Il est donc primordial de mettre en place une politique d’archivage toute aussi performante.
À travers cet article, SGA va vous énumérer les différentes solutions d’archivage de documents afin que vous puissiez y voir plus clair pour mieux gérer vos archives documentaires. Nous verrons aussi l’intérêt d’externaliser ses archives auprès d’un prestataire.
Sommaire de l’article :
- L’archivage physique : Une solution fiable et toujours d’actualité
- L’archivage numérique : Un élément essentiel de votre transformation digitale
- L’externalisation : Une stratégie de gestion des archives efficace
L’archivage physique : Une solution d’archivage de documents fiable et toujours d’actualité
Réaliser un audit de votre documentation pour savoir ce qu’il faut archiver et pendant combien de temps. Cette phase d’audit permet de prioriser les documents et anticiper leur éventuelle future destruction.
Organiser les documents physiques pour s’assurer d’en garder une version originale quand nécessaire
Mettre en place un système de bonne conservation de ces documents : entreposage dans vos locaux ou transfert vers des locaux prévus à cet effet, formation du personnel en charge de ces solutions d’archivage de documents…Il est essentiel de s’assurer de l’intégrité des documents tout au long de leur conservation.
Déployer une procédure sécurisée et traçable de consultation des archives puis de leur restitution en lieu sûr
Procéder à la destruction des documents archivés une fois leur durée de conservation échue. La conservation des documents comptables ne répondra pas aux mêmes exigences légales que celle des documents commerciaux par exemple.
Cet archivage physique requiert du temps, des connaissances et des infrastructures adaptées. Un archivage bien réalisé permet à votre structure de fonctionner de manière plus organisée et de respecter la législation en la matière.
N’hésitez-pas à consulter le site img.univ-mlv pour en savoir plus sur la gestion documentaire.
Avec la démocratisation des outils informatiques, il est également possible de procéder à un archivage numérique. Voyons quels en sont les grands principes et les avantages pour votre entreprise de choisir cette solution d’archivage de documents.
L’archivage numérique : Un élément essentiel de votre transformation digitale
On trouve donc parmi les solutions d’archivage de documents cette alternative qui consiste à conserver des documents au format numérique. Il peut s’agir de documents déjà informatisés comme de documents papiers qu’on va alors numériser. Au même titre que l’archivage physique, le système d’archivage électronique va passer par les grandes étapes de l’audit, l’organisation, la mise en place d’une structure adaptée, le suivi et la destruction des documents une fois la durée de conservation arrivé à terme.
Pour être légalement recevables, ces archives numériques doivent être datées et identifiées à l’aide d’un horodatage et d’un scellement avant leur archivage. Pour préserver l’intégrité des documents dématérialisés, il faut pouvoir s’assurer de leur traçabilité via leur d’archivage et de consultation. La confidentialité est là aussi primordiale et l’on veillera à sécuriser ses archives numériques via notamment des accès à authentification forte et traçables.
Enfin, au moment de numériser des documents papiers, on optera pour des formats électroniques universels à savoir le TIFF pour les images et le PDF pour les autres types de documents. Les formats Word et Excel sont à proscrire.
Passer par le format numérique présente plusieurs avantages, parmi lesquels :
- Un gain de place conséquent : les documents archivés sont stockés informatiquement (sauf pour ceux qui nécessitent d’être conservés au format original). L’espace occupé est donc virtuel et les documents moins encombrants qu’en étant stockés dans un local ou une pièce dédiée.
- Des documents mieux sécurisés : en étant stockés dans un logiciel spécifique ou via un service de cloud, vous évitez les risques inhérents à l’entreposage physique comme le risque d’incendies, d’inondations, vol…Le risque zéro n’existe pas, mais sécuriser des documents numériques à l’aide d’outils performants reste moins complexe que de se prémunir des risques liés à une solution d’archivage physique.
- De précieuses économies : ne pas avoir à louer ou acheter un emplacement ni des meubles de stockage s’avère plus économique. Même si l’archivage numérique suppose d’autres coûts (ex : achat d’espace serveur), ceux-ci restent moindres qu’en archivage des documents papiers.
- Un gain de temps : les outils informatiques permettent de retrouver en quelques secondes seulement le document que vous aurez besoin de consulter. Celui-ci sera par ailleurs accessible sans besoin de vous déplacer physiquement, ce qui nous amène au troisième point :
- Un accès facilité : l’informatique et le web ne connaissent pas de barrières géographiques ou de contraintes horaires. Un organisme à l’autre bout de la France ou un partenaire à l’étranger peuvent facilement consulter des archives numérisées stockées dans un coffre-fort électronique sécurisé.
Les responsables de la gestion documentaire bénéficient aussi de cet accès à distance, qu’ils soient internes ou externes à votre structure. Car oui, vous pouvez tout à fait décider de faire appel à un prestataire spécialisé pour gérer vos archives (physiques et/ou numériques), et vous décharger de cette tâche chronophage.
Tous les avantages énumérés démontrent bien que l’archivage électronique est une solution d’archivage de documents primordiale pour une entreprise qui souhaite passer à l’ère du Digital.
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SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
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L’externalisation : Une stratégie de gestion des archives efficace
Externaliser la gestion de vos archives vous permet de la confier à un professionnel expert dans ce domaine, et vous concentrer sur votre domaine d’activité au lieu de mobiliser une partie de vos effectifs sur cet archivage. Vous n’aurez pas non plus à devoir trouver et entretenir le local (dans le cas d’archives physiques) ou gérer la numérisation et cybersécurité (pour les documents numériques).
En sollicitant ce que l’on appelle un tiers-archiveur, vous délèguerez tous les aspects de la gestion documentaire à celui-ci : audit, conseil, gestion des documents, transfert vers des locaux dédiés et sécurisés, saisie, conditionnement, numérisation, suivi, destruction. Un tiers-archiveur comme SGA vous propose un ensemble de solutions d’archivage de documents vous assurant le stockage et l’accès sécurisé à vos archives dans le respect des délais de conservation de chacune d’entre-elles.
Vous gagnerez un temps précieux, et aurez un souci de moins à gérer au quotidien.
Confier votre gestion documentaire contribue à vous faire gagner en productivité puisque vous continuez à vous focaliser sur votre cœur de métier et à développer votre activité.