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04/05/2021

Tout savoir sur la conservation des documents comptables

conservation documents comptables - SGA

Toute entreprise est dans l’obligation de conserver ses documents comptables pour respecter la loi en vigueur mais aussi pour pérenniser son développement. Pour une meilleure organisation de votre comptabilité et de votre archivage, nous allons à travers cet article, énoncer les points importants à savoir sur la conservation des documents comptables.

Sommaire de l’article :

Pour quelles raisons une entreprise doit-elle conserver ses documents comptables ?

Toute entreprise est soumise à des formalités administratives. Parmi celles-ci, on retrouve l’obligation de conserver différents documents. Selon la nature de ceux-ci, la durée minimale et obligatoire de conservation n’est pas la même. On différencie par exemple les documents commerciaux de ceux relatifs au personnel, à la fiscalité ou la comptabilité.

Conformément au Code Général des Impôts (CGI), toute entreprise est donc tenue de conserver différents documents comptables pendant un minimum de temps.
En cas d’enquête et de contrôle de l’administration, une entreprise ne respectant pas ces obligations s’expose à des sanctions pénales et financières pouvant atteindre des centaines de milliers d’euros

La conservation des documents comptables contribue aussi à une bonne gestion administrative de l’entreprise. Pouvoir retrouver facilement un document, suivre les comptes annuels de l’entreprise sont autant d’éléments qui participent à une organisation efficiente. Bien archiver ses différents documents comptables (bilan, compte de résultat…) contribue également à un suivi du développement de l’entreprise.

De plus, un client, un fournisseur, un membre du personnel ou l’administration fiscale peuvent avoir à tout moment besoin d’un document comptable précis de votre société. En étant bien archivé, le document devient rapide à retrouver, vous épargnant du stress, vous faisant gagner du temps et vous évitant le risque de perte dudit document demandé.

Liste des documents comptables et durée de conservation

conservation archives comptables - SGA

En tant qu’entreprise, quels sont les documents que vous êtes tenue de conserver et durant combien de temps ?
Nous pouvons classer les documents comptables selon plusieurs catégories :

  • Les documents généraux : livre journal, grand livre, journaux et comptes auxiliaires, journal décentralisateur, livre des inventaires, balance générale annuelle doivent être conservés en étant cotés et paraphés. A ceux-ci s’ajoutent les balances auxiliaires annuelles ainsi que les bilans, comptes d’exploitation profits et pertes et documents annexes. Conformément au Code de Commerce, la conservation des documents comptables généraux sera de 10 ans minimum.
  • Les contrats relatifs aux investissements : il s’agit des contrats d´acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers, de ceux conclus pour acquérir d’autres immobilisations et les contrats et documents concernant les participations (bulletins de souscription, registres de transfert, déclarations notariées). Le Code Civil prévoit une durée de conservation minimale de 30 ans pour les documents concernant l’acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers et ceux des participations,  en cas de réclamation pour vice caché ou erreur de conception.

Les contrats d’acquisition d’autres immobilisations devront eux être conservés pendant un délai de minimum 10 ans.

  • Tous les autres contrats : prêts, emprunts, avances, assurance, leasing, marchés, factures des fournisseurs, factures des clients, bons de livraison et de réception et bulletins de commandes entrent dans cette catégorie. Comme pour les documents généraux, la conservation des archives comptables sera de 10 ans minimum, conformément au Code de Commerce.
  • Les pièces justifiant la TVA et tous documents bancaires (avis de débit et d’agios, de débit et de crédit, remise en banque de chèques et effets, relevés trimestriels, échelles d’intérêt, ordres de virement, doubles des certificats d’avoir fiscaux et tout autre document bancaire). Là encore, la durée minimale légale de conservation de ces documents est de 10 ans.

Procéder à la conservation des documents comptables de manière efficace passe donc par la connaissance précise des pièces concernées, et leur délai minimal durant lequel ils devront être archivés. A noter que cette durée minimale prend effet à la date d’émission du document ou lors de la clôture de l’exercice comptable en cours (pour le bilan et le compte de résultat par exemple).

Comment archiver efficacement les documents comptables ?

conservation pièces comptables - SGA

La conservation des archives comptables peut se faire de manière physique (documents papiers) ou dématérialisée (documents informatiques). Libre à vous de choisir le format qui vous convient au mieux, mais il est vivement conseillé de n’opter que pour un seul format afin de bien organiser l’archivage des documents de votre entreprise.

Une fois ce format défini, veillez à bien classer vos différents documents selon leur catégorie et via des dossiers (classeurs physiques ou dossiers informatiques). Pensez à numéroter ces dossiers par année. Vous pouvez également créer des sous-dossiers mensuels pour retrouver encore plus facilement les documents archivés. Ceux-ci étant cruciaux aux niveaux légal et organisationnel, la sécurité sera de mise : stockage dans un lieu fermé (archives physiques), copies sécurisées sur un service de Cloud, un NAS ou des disques durs externes.

La conservation des documents comptables peut être déléguée à un professionnel externe à l’entreprise, notamment si vous n’avez pas d’expert-comptable en interne. Vous pourrez par exemple confier cette tâche essentielle à une entreprise de stockage d’archives spécialisée dans ce domaine. Au-delà du simple archivage, un professionnel comme SGA peut se charger d’analyser vos fonds documentaires, réduire les espaces de stockage, réaliser un transfert d’archives, numériser vos documents et gérer la destruction des archives une fois le délai légal passé.

Vos collaborateurs peuvent alors continuer à se focaliser sur leurs autres missions propres à leur domaine d’expertise.
Si votre entreprise dispose d’une ou plusieurs personnes qualifiées en comptabilité et gestion administrative, vous pourrez leur fournir un logiciel spécialement adapté à la conservation des archives comptables.