Classer les archives, ce n’est pas simplement ranger des documents, c’est garantir l’accès à l’information, préserver la mémoire de l’organisation et se conformer aux obligations légales. Dans un contexte de surcharge documentaire, un système de classement efficace devient un véritable outil de pilotage. Ce guide vous présente les méthodes, principes et outils essentiels pour structurer vos archives de manière durable et intelligente.
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Le classement archivistique désigne l’ensemble des opérations intellectuelles et matérielles visant à organiser des documents selon une structure logique, cohérente et pérenne. Il ne s’agit pas d’un simple rangement, mais d’une démarche scientifique répondant à des principes établis.
Cette discipline s’inscrit dans un processus global de gestion documentaire comprenant l’identification, l’évaluation, le tri et la description des documents. Le classement permet ainsi d’établir une cartographie précise des ressources informationnelles d’une organisation.
Une archive correctement classée est une archive exploitable. Cette maxime résume parfaitement l’objectif fondamental du classement : rendre l’information accessible tout en préservant sa valeur contextuelle.
Les principes directeurs du classement archivistique s’articulent autour de plusieurs concepts fondamentaux.
Le respect des fonds constitue la pierre angulaire de cette discipline. Ce principe implique de maintenir l’intégrité d’un ensemble documentaire produit par une même entité, en préservant ses caractéristiques originelles et son organisation interne.
Le classement repose également sur une approche hiérarchique, descendant du général au particulier. Cette structuration pyramidale permet d’établir des relations logiques entre les différents niveaux de description.
| Principe | Définition | Application pratique |
|---|---|---|
| Provenance | Maintien des documents dans leur contexte d’origine | Non-mélange des fonds d’archives distincts |
| Ordre primitif | Respect de l’organisation initiale | Conservation de la structure créée par le producteur |
| Territorialité | Lien avec le territoire de production | Maintien des archives dans leur zone géographique d’origine |
| Pertinence | Adéquation avec les besoins informationnels | Facilitation de l’accès aux informations essentielles |
L’application rigoureuse de ces principes garantit la valeur probante et informative des archives sur le long terme.
Le classement chronologique organise les documents selon leur date de création ou de réception. Particulièrement adapté aux séries homogènes (correspondance, rapports périodiques), ce mode d’organisation offre une perspective temporelle immédiate.
Prenons l’exemple d’un service comptable : les factures seront classées par exercice fiscal, puis par mois, facilitant ainsi les recherches lors d’un contrôle. La dimension temporelle peut être affinée selon des périodicités variables (journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) en fonction des besoins opérationnels.
Ce type de classement présente toutefois certaines limites, notamment pour les dossiers thématiques s’étendant sur plusieurs années.
Le classement alphabétique
Simple et intuitif, le classement alphabétique s’avère particulièrement efficace pour les fichiers nominatifs. Il repose sur un ordre lexicographique strict, généralement appliqué aux noms de personnes, d’entreprises ou de lieux.
Pour un service des ressources humaines, ce mode de classement permet un accès rapide aux dossiers individuels des employés. Des règles précises d’indexation doivent cependant être établies pour traiter les homonymes, les noms composés ou les articles.
Le classement numérique attribue un identifiant unique à chaque dossier ou document. Cette méthode offre une grande flexibilité et s’adapte parfaitement aux systèmes informatisés.
Un cabinet d’avocats pourrait ainsi attribuer un code numérique à chaque affaire, facilitant le suivi et l’organisation des pièces juridiques. Ce système permet également d’établir des références croisées entre documents liés.
Le plan numérique nécessite toutefois la mise en place d’un index ou d’un répertoire pour maintenir la corrélation entre les codes et les contenus.
Le classement thématique regroupe les documents par sujet ou domaine d’activité. Cette approche, centrée sur le contenu informationnel, s’avère particulièrement pertinente pour les archives de recherche ou les productions intellectuelles.
Une direction juridique pourrait ainsi organiser ses archives par branches du droit (droit commercial, droit social, propriété intellectuelle), puis par sous-thèmes spécifiques. La cohérence sémantique facilite alors les recherches contextualisées.
Ce mode d’organisation nécessite l’élaboration préalable d’un thésaurus ou d’une nomenclature structurée.
Pour les organisations déployées sur plusieurs territoires, le classement géographique permet une segmentation spatiale des archives. Les documents sont alors organisés par pays, région, département ou ville.
Une entreprise de distribution internationale pourrait ainsi structurer ses archives commerciales selon ses zones d’implantation. Ce mode de classement facilite la gestion décentralisée et respecte les spécificités territoriales.
Face à la diversification des médias, le classement par support distingue les documents selon leur nature physique ou numérique. Cette approche répond principalement à des exigences de conservation matérielle.
Un centre d’archives pourrait ainsi séparer les documents papier, les photographies, les supports audiovisuels et les fichiers numériques. Chaque catégorie nécessite en effet des conditions de stockage et des procédures de manipulation spécifiques.
Cette méthode présente l’inconvénient de dissocier des documents liés conceptuellement mais existant sur des supports différents.
Le classement fonctionnel s’articule autour des processus métier de l’organisation. Cette approche, orientée vers l’activité productrice, reflète la structure opérationnelle de l’entité.
Une collectivité territoriale pourrait ainsi organiser ses archives selon ses grandes missions (urbanisme, état civil, finances locales, action sociale). Ce mode de classement offre une vision organique de la production documentaire.
Fréquemment utilisé dans les musées et les bibliothèques, le classement par numéro d’inventaire attribue un identifiant séquentiel à chaque pièce lors de son entrée dans les collections.
Ce système garantit un suivi exhaustif du patrimoine documentaire et facilite les opérations de récolement. Il nécessite cependant un catalogue détaillé pour permettre des recherches thématiques.
Ce mode de classement hiérarchise les documents selon leur valeur stratégique, juridique ou historique. Il permet d’établir des priorités dans la conservation et l’accès aux informations essentielles.
Une direction générale pourrait ainsi distinguer ses archives vitales (statuts, procès-verbaux, titres de propriété) de sa documentation courante. Cette approche qualitative facilite la mise en place de mesures de protection différenciées.
Un fonds d’archives constitue un ensemble organique reflétant l’activité de son producteur. Sa structure interne s’articule généralement selon une hiérarchie précise :
Cette organisation pyramidale permet de respecter les relations organiques entre les documents tout en facilitant leur repérage.
La cotation constitue l’opération d’attribution d’une référence unique à chaque unité archivistique. Elle permet l’identification et la localisation précise des documents.
Pour les fonds clos (n’accueillant plus de nouveaux documents), la cotation peut suivre une structure définitive, souvent numérique ou alphanumérique. Un fonds ministériel historique pourrait ainsi recevoir des cotes stables reflétant sa structure interne.
Les fonds ouverts (encore alimentés régulièrement) nécessitent un système de cotation évolutif, permettant l’insertion de nouveaux éléments sans perturber l’organisation existante. Une administration active adoptera ainsi un plan de classement flexible, souvent décimal ou hiérarchique.
La mise en place d’un système de classement débute invariablement par un diagnostic approfondi de l’existant. Cette phase préliminaire consiste à :
Cette analyse permet d’établir une vision claire de la situation initiale et des enjeux spécifiques.
Le tri constitue ensuite une étape décisive pour éliminer les documents obsolètes ou redondants. Il convient de distinguer :
Un tri rigoureux permet d’optimiser les ressources d’archivage et de concentrer l’attention sur les documents véritablement significatifs.
Le plan de classement représente la colonne vertébrale du système archivistique. Il s’agit d’un document-cadre définissant la structure hiérarchique et les règles d’organisation des archives.
Son élaboration repose sur plusieurs principes fondamentaux :
La structure type d’un plan de classement s’articule généralement autour de trois à cinq niveaux hiérarchiques :
Cette architecture permet de naviguer du général au particulier tout en maintenant une vision globale de l’organisation documentaire.
La constitution d’articles représente l’opération matérielle de regroupement des documents au sein d’unités physiques ou logiques cohérentes. Cette étape concrétise le plan de classement théorique.
Pour les archives physiques, les articles correspondent généralement à des boîtes, dossiers ou registres. Il convient de respecter certaines règles pratiques :
Dans l’environnement numérique, les articles se matérialisent par une arborescence de dossiers électroniques. Les bonnes pratiques incluent :
La constitution rigoureuse des articles facilite la gestion physique des collections et garantit leur pérennité.
Le tableau d’archivage constitue un instrument essentiel de gestion du cycle de vie documentaire. Il identifie systématiquement l’ensemble des documents produits ou reçus par une organisation et détermine leur sort final.
Cet outil opérationnel se présente généralement sous forme d’un tableau structuré comportant plusieurs informations essentielles :
| Typologie documentaire | DUA* | Sort final | Responsable | Observations |
|---|---|---|---|---|
| Factures fournisseurs | 10 ans | Élimination | Service comptable | Conservation légale |
| Dossiers de personnel | 90 ans | Tri | Service RH | Échantillonnage |
| Procès-verbaux de CA | Illimitée | Conservation | Secrétariat général | Documents essentiels |
*DUA : Durée d’Utilité Administrative
L’élaboration d’un tableau d’archivage nécessite une collaboration étroite entre archivistes, juristes et métiers. Ce document de référence doit être régulièrement actualisé pour intégrer les évolutions réglementaires et organisationnelles.
La charte de gestion documentaire formalise les principes, règles et responsabilités applicables au sein de l’organisation. Ce document-cadre établit un référentiel commun et favorise l’adoption de pratiques harmonisées.
Une charte efficace aborde généralement les aspects suivants :
La charte constitue un outil de sensibilisation et d’acculturation important. Sa diffusion doit s’accompagner d’actions de formation et de communication adaptées.
La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne l’ensemble des dispositifs technologiques et organisationnels permettant de numériser, classer, gérer et conserver les documents numériques.
Les fonctionnalités essentielles d’un système de GED comprennent :
L’implémentation d’une GED s’inscrit généralement dans une démarche plus globale de transformation numérique. Elle nécessite une réflexion préalable sur les processus documentaires et une attention particulière à l’interopérabilité avec les systèmes existants.
La norme NF Z42-013 (désormais intégrée à l’ISO 14641) établit les exigences techniques pour garantir la valeur probante des documents numériques dans le temps.
Le classement des archives représente bien plus qu’une simple technique organisationnelle : il constitue un fondement essentiel de la gouvernance informationnelle. À travers cette exploration méthodique des différentes approches, nous avons pu constater la richesse et la complexité de cette discipline.
Les principes fondamentaux du respect des fonds et de l’ordre primitif demeurent les piliers inébranlables de l’archivistique moderne. Toutefois, leur application s’adapte continuellement aux évolutions technologiques et organisationnelles contemporaines.
La diversité des méthodes de classement témoigne de la nécessaire adaptation aux contextes spécifiques. Qu’il s’agisse d’approches chronologiques, thématiques, fonctionnelles ou hybrides, chaque système répond à des besoins particuliers et s’inscrit dans une culture archivistique donnée.
La transition numérique représente sans doute le défi majeur pour l’avenir du classement archivistique. L’émergence de documents nativement numériques, la multiplication des formats et l’accroissement exponentiel des volumes documentaires nécessitent des approches innovantes.
Parmi les tendances émergentes, plusieurs méritent une attention particulière :
En définitive, le classement des archives reste un art subtil qui conjugue rigueur méthodologique et adaptation pragmatique. Sa maîtrise constitue un atout stratégique pour toute organisation soucieuse de préserver son patrimoine informationnel et d’optimiser sa gouvernance documentaire.
