En tant que professionnel, vous réalisez naturellement plusieurs opérations bancaires dans le cadre de vos activités. Achat de matériel, paiement de fournisseurs, versement de salaires, réception de paiements clients… font partie intégrante de la vie de votre entreprise. Mais qu’en est-il de la conservation de vos relevés bancaires ? Pourquoi est-il important d’y procéder, et comment faire ?
Appelé aussi « relevé de compte », il s’agit du détail de l’ensemble des entrées et sorties d’argent sur un compte bancaire durant une période définie. Chaque mois, la banque vous fournit gratuitement un relevé bancaire. Il est possible d’en demander un sur une période de 10 ou 15 jours. Néanmoins, ce service est généralement payant.
Ce document permet une traçabilité chronologique et mois par mois des opérations de crédit et de débit concernant votre entreprise. Il présente la liste de vos opérations bancaires sous forme de colonnes avec la nature de l’opération, le montant (débiteur ou créditeur), la date de cette opération et sa date de valeur. Emission de chèques bancaires, virements, prélèvements automatiques, remise de chèque, retrait d’espèces, paiement d’intérêts, prestation sociale… sont quelques-uns des exemples d’opérations que recense ce relevé.
Aussi, la conservation des documents bancaires professionnels comporte naturellement celle de vos relevés bancaires
La loi prévoit la conservation de certains durant plusieurs années. Trouver une bonne solution d’archivage s’avère alors indispensable. S’il n’existe pas de réelle obligation de conservation des relevés bancaires, cette opération reste vivement conseillée pour plusieurs raisons.
En effet, cela protège votre entreprise en cas de litige : le relevé bancaire permet d’apporter une preuve de paiement ou de non-paiement. Par exemple, si vous avez bien réglé un fournisseur et que celui-ci clame l’inverse, le relevé bancaire permettra de prouver que le paiement a bien été effectué.
De plus, si votre société effectue un achat conséquent visible sur le relevé bancaire, nous vous conseillons vivement de garder ce relevé sans limitation de durée.
Aujourd’hui, la plupart des relevés bancaires sont transmis par voie électronique. Cette dématérialisation permet un archivage moins encombrant et plus simple qu’une gestion d’archives physiques par exemple.
Il reste néanmoins possible de conserver ces relevés au format papier. Dans tous les cas, il est important de ne pas mélanger les formats, et choisir entre la voie dématérialisée ou physique. L’archivage gardera alors la cohérence requise pour être efficace et vous permettre de retrouver facilement tel ou tel document si besoin.
De même, votre entreprise peut choisir de gérer elle-même la conservation de ses relevés bancaires ou solliciter un prestataire. Appelé aussi « tiers archiveur », il s’agit d’un professionnel spécialisé dans la gestion de l’archivage documentaire, aussi bien physique que numérique.
Certains documents bancaires font l’objet d’un délai minimal de conservation. La loi prévoit ainsi que la majorité d’entre eux doit être conservée 5 ans après l’opération concernée. La conservation des relevés bancaires n’est certes pas obligatoire, mais il reste conseillé de garder ces documents là aussi pendant 5 ans.
Votre organisme bancaire pourra d’ailleurs vous fournir, sur demande, vos relevés durant 5 à 10 ans. Ainsi, un dossier concernant un compte bancaire sera à garder 5 ans à compter de la date de clôture de celui-ci.
Ce délai correspond au délai légal pour contester ou prouver une opération bancaire. Bien connaître ce délai de conservation permet à votre entreprise de mieux se protéger en cas de litige. Ce qui prouve que la bonne organisation de l’archivage est cruciale pour toute entreprise !
Ces documents comportent de nombreuses informations sensibles sur votre entreprise. Numéro de compte et coordonnées personnelles sont donc à ne pas laisser dans la nature… Entre de mauvaises mains, ces informations confidentielles vous exposent à, par exemple, une usurpation d’identité.
Afin d’éviter les mauvaises surprises, mieux vaut savoir comment bien jeter vos documents après conservation de ces relevés bancaires. Pour des documents physiques, une déchiqueteuse de papier sera l’idéal. Pour des documents archivés numériquement, veillez à bien supprimer les dossiers de votre Cloud et disques durs puis vider la corbeille.
Bien jeter ses relevés bancaires n’est, en soi, pas compliqué. Cependant, cette tâche peut vite s’avérer chronophage, et il est également facile d’oublier à quel moment détruire tel ou tel relevé. Occupée à exercer son activité, votre entreprise peut hélas omettre de procéder à cette destruction. Un oubli fâcheux est, hélas, possible, mais peut rester lourd de conséquences.
Aussi, en confiant votre archivage à un prestataire spécialisé, vous vous assurez que la conservation de vos relevés bancaires est bien effectuée, mais également la destruction de ces documents sensibles. Il est également possible de le solliciter pour bénéficier d’un conseil archivage pour mieux organiser vos archives, si vous ne souhaitez pas tout déléguer.
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