Tout document, qu’elle qu’en soit la nature, passe par plusieurs étapes. L’ensemble de ces dernières constitue alors ce qu’on appelle le cycle de vie d’un document. Mais quelles sont-elles, concrètement ?
Comprendre le cycle de vie d’un document (numérique ou au format physique comme le papier) s’avère indispensable à une bonne gestion documentaire. Celui-ci démarre à la création dudit document jusqu’à sa destruction ou son classement final.
Rappelons que la destruction concerne la majeure partie des documents à l’issue de leur durée légale de conservation. Le classement est quant à lui destiné aux documents à valeur historique ou patrimoniale.
Plusieurs étapes interviennent dans le cycle de vie d’un document. Dans tous les cas, ces étapes concernent les archives de courte durée, l’archivage longue durée et le classement définitif.
En records management (ou gestion documentaire), on identifie ainsi les étapes suivantes :
Suivre rigoureusement ces étapes du cycle de vie d’un document permet ainsi d’en assurer la valeur probante, la disponibilité et veiller à respecter les obligations légales en vigueur. Ces étapes représentent également un élément crucial de la bonne organisation des activités de votre structure !
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On reconnaît en France une théorie dite des trois âges. Popularisée par l’archiviste et historien Yves Pérotin, elle contribue à optimiser la gestion du cycle de vie des documents.
On considère ainsi le premier âge comme relevant des archives courantes. Ces archives ne sont pas encore stockées dans le local prévu à cet effet. Elles servent à l’activité quotidienne de votre structure durant une certaine période. Exemples : fiches de paie d’un collaborateur présent dans votre entreprise, contrat commercial…
Les archives courantes sont conservées par la personne ou le service l’ayant produit ou en ayant besoin. Dans notre exemple, la fiche de paie sera à la fois gardée par le service des ressources humaines et le salarié qu’elle concerne. Le contrat commercial sera quant à lui indispensable durant toute sa durée entre votre structure et votre client.
Second âge d’après cette théorie : l’archivage dit intermédiaire. Le document ne présente plus d’utilité quotidienne pour le fonctionnement de votre structure. Néanmoins, il vous faut le conserver à des fins organisationnelles mais aussi pour des raisons légales. Un plan de classement s’avère nécessaire pour optimiser les coûts de votre archivage et en assurer le bon déroulement. Votre structure prévoira également les infrastructures adaptées à la bonne conservation des documents (espace suffisant, mobilier, dispositifs de sécurité, système de suivi des consultations…).
Vous disposez de tous ces éléments mais peinez à vous organiser ? Si vous souhaitez internaliser votre archivage, sachez qu’il est parfaitement possible de bénéficier de conseils en la matière par un professionnel du secteur.
Il s’agit des documents conservés à des fins fiscales, légales, scientifiques ou patrimoniales sans limitation de durée.
Pour vous épargner cette tâche complexe et chronophage qu’est l’archivage, votre structure peut aussi opter pour l’externalisation. C’est alors un prestataire spécialisé en archivage qui gérera ce dernier de A à Z. De quoi assurer un archivage en toute sérénité, gagner du temps, de l’énergie… En réduisant drastiquement les risques, l’externalisation de l’archivage permet également à votre structure de réaliser de précieuses économies. Vous pouvez vous focaliser sur votre secteur d’activité et ainsi continuer à faire croître votre structure, où qu’elle se trouve dans l’Hexagone !
SGA est par exemple présente sur le territoire français comme en Île-de-France, à Nantes, Metz, Bordeaux, Lyon, Marseille, Lille… De quoi confier votre archivage physique comme électronique où que vous soyez !
L’essor des outils informatiques est clairement venu bousculer la manière de produire, conserver et détruire les documents. Chaque format des archives présente avantages et inconvénients, Aussi, de nombreuses structures décident de passer au 100% numérique.
Cependant, contrairement aux idées reçues, l’informatisation n’est pas nécessairement plus écologique que le format physique, bien au contraire ! Le bilan carbone du format papier s’avère moindre que le format digital pourtant de plus en plus plébiscité…
Ce néo-format aussi une attention irréprochable en matière de cybersécurité et ce, tout au long du cycle de vie des documents numériques. Le phénomène du Big Data vient complexifier la gestion documentaire au format dématérialisé. Toutes les informations que comportent les documents numériques ne sont pas de valeur égale.
Par ailleurs, une autre question entre en ligne de compte : celle de la valeur probante des documents. Au moment de leur numérisation, il faudra ainsi veiller à leur parfaite lisibilité. Enfin, certains documents peuvent ne pas faire office de preuve s’ils ne sont pas au format physique auquel ils ont été émis.
Le cycle de vie d’un document numérique nécessite alors le déploiement d’un GED efficace et adapté. Ce sigle désigne les logiciels de gestion électronique des documents. Ceux-ci font donc partie intégrante des différentes solutions d’archivage des documents.
En plus d’être adéquat selon le volume et l’activité de votre structure, il requiert un bon usage de la part des collaborateurs (ex : ajout et usage des métadonnées). Une ou des sessions de formation sont alors à prévoir, de même qu’une sensibilisation à la cybersécurité. Rappelons qu’avec l’évolution de la technologie, les méthodes de piratage (ex : phishing) évoluent, hélas, elles aussi constamment…
Face aux risques de hacking ou, pour certains, la complexité des logiciels, un professionnel en archivage comme SGA peut intervenir pour du conseil ou pour la gestion complète des archives numériques. Ce prestataire spécialisé garantir alors l’intégrité, la pérennité et la disponibilité de vos documents électroniques tout au long de leur existence.
Votre structure s’assure alors de la bonne sécurité tout au long du cycle de vie des documents numériques et du respect des délais pour leur destruction ou classement.
