En tant qu’entreprise, vos collaborateurs émettent chaque jour de nombreux documents. Or, ceux-ci finissent par ne plus être nécessaires au déroulement de votre activité. Il convient alors de les archiver, puis de les détruire ou les archiver définitivement selon leur nature.
Mais qu’en est-il de cette destruction d’archives professionnelles ? Pourquoi l’effectuer et quelles règles à respecter en la matière ? Quels sont les risques à ne pas détruire vos archives ? Pourquoi choisir d’externaliser cette étape de votre archivage ? Vers qui se tourner pour faire réaliser celle-ci ?
Des réponses à vos projets d'archivage
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Le premier avantage à détruire ce type d’archive est le respect de la législation en vigueur. En effet, au même titre que les délais obligatoires de conservation, certaines archives doivent être détruites une fois ces délais échus.
Rappelons que la RGPD (Réglementation Générale sur la Protection des Données) implique la destruction d’archives professionnelles comportant des données à caractère personnel. Ne pas s’y conformer expose votre entreprise à plusieurs sanctions. Celles-ci peuvent se manifester sous forme financière (jusqu’à 20 millions d’euros ou bien 4% du chiffre d’affaires annuel mondial de votre société). Votre entreprise risque également d’être privée temporairement du traitement de ces données, pourtant nécessaires au bon déroulement de son activité. Des peines d’emprisonnement peuvent même s’appliquer, s’élevant jusqu’à 5 ans.
Autre avantage étroitement corrélé au premier : la destruction de documents confidentiels. Les archives de vos entreprises comportent indéniablement des informations sensibles. Or, une fois celles-ci obsolètes, à quoi bon les conserver ? Inutiles et encombrantes, elles n’ont plus vocation à être présentes dans votre structure.
La destruction d’archives professionnelles permet ainsi d’effacer ces informations confidentielles et éviter qu’elles ne fuitent ou tombent entre de mauvaises mains. Il peut par exemple s’agir des informations liées au personnel, aux clients ou patients, aux contrats ou données bancaires. On pensera par exemple à la durée de conservation d’un arrêt de travail pour les documents liés aux ressources humaines. Pour un professionnel de la santé, la destruction après conservation d’un dossier médical s’avérera aussi essentielle.
Détruire des documents qui n’ont plus lieu d’être répond à plusieurs exigences. La première d’entre elles est d’avoir bien respecté les délais de conservation. Rappelons que plusieurs documents font l’objet d’un archivage longue durée. Leur destruction avant la fin de ce délai est irréversible ! Il est donc crucial de bien connaître le nombre de mois ou d’années restantes avant de procéder à la destruction d’archives professionnelles.
Autre règle essentielle de cette étape d’archivage : utiliser les moyens adaptés pour procéder à la destruction. Une fois éliminés, les documents ne doivent plus du tout être accessibles ou identifiables. Que l’archivage soit physique ou électronique, votre société doit donc se doter des moyens adaptés en la matière. Déchirer un document ou le mettre à la corbeille (informatiquement) ne suffit pas ! Une règle d’autant plus importante face aux risques de ne pas procéder correctement à la destruction des documents archivés. Et justement, quels sont-ils ?
En gardant une archive après sa durée légale de conservation, et sans en avoir l’usage, votre société s’explose à plusieurs risques. Tout d’abord, un risque d’ordre financier : outre le coût lié à l’archivage (ex : local pour les archives), garder un document confidentiel peut avoir de lourdes répercussions économiques. Un employé malveillant ou une société concurrente pourraient s’en emparer et ainsi causer du tort financier à votre société.
Un risque qui rejoint un autre, cette fois-ci d’ordre juridique. La non-destruction d’archives professionnelles vous expose à des sanctions économiques si vous ne respectez pas la loi en vigueur. On pensera par exemple au risque de fuites de données personnelles dont votre entreprise n’a plus besoin. Un préjudice moral qui peut alors engendrer de lourds frais judiciaires (comme vu précédemment avec la RGPD et les sanctions qu’elle peut appliquer en cas de non-conformité).
Ne pas respecter les obligations en matière de destruction documentaire vous expose donc à plusieurs risques. Outre les aspects économique et juridique, il en va également de la réputation et du professionnalisme de votre société.
Une fuite d’informations en raison d’un non-respect de destruction d’archives professionnelles ternirait alors lourdement son image. Clients comme fournisseurs ou partenaires commerciaux risqueraient de ne plus lui faire confiance…
Des risques lourds de conséquences, et qu’il est donc possible d’éviter en se dotant des outils, connaissances et infrastructures adaptés. Or, toute structure ne dispose pas nécessairement de ceux-là. C’est pourquoi il s’avère bien plus sécurisant de confier la destruction d’archives professionnelles à un expert en la matière comme SGA.
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Plusieurs options s’offrent à vous : confier l’ensemble de votre archivage à un prestataire externe, ou seulement la destruction des archives.
La première méthode permet de ne pas avoir à se soucier de l’ensemble des opérations, allant du stockage à la destruction effective des archives professionnelles. Une solution tout-en-un qui décharge votre structure des nombreuses opérations chronophages liées à l’archivage.
Comment procède le prestataire ?
Cependant, si vous souhaitez internaliser l’archivage, mais ne pas gérer la destruction d’archives professionnelles, cela est également tout à fait possible. Il est pour cela essentiel de bien assurer vous-même l’archivage avant destruction. Du conseil en archivage peut s’avérer nécessaire pour vous aider dans cette démarche. Une fois le délai de conservation échu, le prestataire viendra alors prendre la suite des opérations.
L’expert mandaté viendra alors récupérer les documents à détruire en vue de les acheminer vers un site prévu pour leur destruction définitive. Pour ce faire, le prestataire utilisera un camion doté d’un broyeur rendant alors les documents détruits impossibles à reconstituer.
Dans le cas d’un archivage informatisé, des logiciels de pointe permettront d’effacer définitivement les bonnes données au moment opportun.
Dans tous les cas, il reste intéressant de solliciter une entreprise de stockage d’archives aussi bien pour leur gestion de A à Z que pour leur destruction une fois les délais légaux échus. Gain de temps, d’énergie, de place et suppression des différents risques sont autant de raisons de confier votre archivage à un expert.
Le choix de votre prestataire se fera alors selon plusieurs critères :
