La destruction de documents confidentiels fait partie intégrante du processus d’archivage. Aussi, cette ultime étape doit être effectuée selon des règles bien spécifiques. Une non-destruction ou une mauvaise destruction de documents confidentiels pour entreprise s’avère en effet lourdes de conséquences.
Voyons donc l’importance de bien procéder à cette étape, comment le faire concrètement, les risques, la loi encadrant cette pratique et l’intérêt de solliciter un prestataire pour celle-ci.
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d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
La gestion des documents confidentiels ne s’arrête pas à leur stockage ou à leur consultation. Leur destruction, lorsqu’ils ne sont plus utiles, est une étape clé pour garantir la sécurité des informations, respecter les obligations légales et maintenir une bonne organisation interne. Voici pourquoi cette démarche est indispensable.
Les entreprises manipulent au quotidien des documents contenant des données sensibles : informations personnelles, coordonnées bancaires, contrats, plans stratégiques, etc. Si ces documents tombent entre de mauvaises mains, ils peuvent être utilisés à des fins frauduleuses.
Détruire de manière sécurisée ces fichiers, qu’ils soient papiers ou numériques, permet de limiter le risque de vol d’identité, d’usurpation ou d’utilisation abusive des informations confidentielles. Cela contribue à protéger les salariés, les clients, mais aussi l’entreprise elle-même.
La législation, notamment le RGPD en Europe, impose aux entreprises de garantir la confidentialité des données personnelles, y compris au moment de leur suppression. Des sanctions financières importantes peuvent être infligées en cas de négligence.
Mettre en place une politique de destruction des documents permet donc de répondre aux exigences réglementaires et d’éviter les risques juridiques, tout en affirmant un engagement sérieux envers la protection des données.
Une fuite de données ou un document confidentiel mal géré peut rapidement nuire à l’image d’une entreprise. Clients, partenaires et investisseurs peuvent perdre confiance, ce qui impacte directement l’activité commerciale.
En mettant en œuvre des processus de destruction fiables, l’entreprise montre qu’elle prend au sérieux la sécurité de l’information, un point de plus en plus scruté dans les relations professionnelles et commerciales.
Conserver des documents qui ne sont plus utiles encombre les espaces physiques ou les serveurs numériques. En les détruisant régulièrement, on libère de la place, on améliore l’organisation interne et on réduit les coûts liés au stockage.
Cela permet également d’accéder plus facilement aux documents réellement nécessaires et d’augmenter l’efficacité des équipes au quotidien.
La destruction des documents confidentiels peut se faire selon différentes techniques, en fonction de la nature des documents, du niveau de sécurité souhaité et des contraintes internes de l’entreprise. Voici un aperçu des principales méthodes utilisées pour garantir que les informations sensibles ne puissent être ni récupérées, ni exploitées.
Utilisée dans de nombreuses entreprises, la déchiqueteuse est une solution accessible pour la destruction de documents papier. Elle fonctionne en découpant les feuilles en bandes ou en particules, selon le niveau de sécurité recherché (norme DIN 66399).
Facile à mettre en place, elle convient aux documents quotidiens contenant des informations personnelles ou commerciales. Pour une sécurité renforcée, il est recommandé d’utiliser des modèles à coupe croisée ou en micro-particules, qui rendent toute reconstitution impossible.
L’incinération consiste à brûler les documents dans des installations spécialisées. Cette méthode est très efficace car elle permet une destruction totale des supports, sans résidu exploitable.
Elle est souvent utilisée pour les volumes importants ou les documents extrêmement sensibles. Toutefois, elle doit être encadrée par des règles strictes en matière de sécurité et d’environnement. Elle nécessite aussi de faire appel à des prestataires agréés.
La pulvérisation est une méthode industrielle qui réduit les documents en poussière fine. Elle est adaptée aux entreprises ayant un grand volume de documents à détruire avec un haut niveau de confidentialité.
C’est une solution particulièrement utilisée dans les secteurs sensibles comme la finance, la défense ou la santé. Elle garantit une destruction physique irréversible, compatible avec les exigences des normes de sécurité les plus strictes.
Pour les supports numériques (disques durs, clés USB, SSD), on parle de dégraissage ou de wiping, une méthode consistant à réécrire plusieurs fois les données sur le support pour les rendre irrécupérables.
Il existe aussi la destruction physique (broyage, perforation, déchiquetage) des disques, particulièrement recommandée lorsque les données sont hautement sensibles. Cela permet d’éviter toute tentative de récupération par des logiciels spécialisés.
S’il est donc important de procéder à cette étape, comment le faire, concrètement ? Plusieurs solutions s’offrent à vous.
Si vous souhaitez internaliser cette activité, la première étape va être de rassembler les documents concernés. N’oubliez pas que nombreux d’entre eux sont à conserver sur une longue durée ! Les documents sont alors broyés à l’aide d’une machine prévue à cet effet. Une tâche chronophage et à effectuer avec rigueur pour éviter les multiples risques d’une mauvaise destruction !
Autre méthode : faire appel à un prestataire spécialisé en archivage comme SGA. La destruction faisant partie du processus, SGA se positionne également comme société de destruction des documents confidentiels pour entreprises.
Suite à la collecte des documents, ces derniers font l’objet d’un acheminement sur site spécialisé. Un camion équipé d’un broyeur adapté va alors procéder au déchiquetage même pour un très grand nombre de documents archivés au format papier. Les informations sensibles que comportent les documents deviennent alors totalement impossibles à reconstituer. Une situation qui ne s’applique pas si vous vous contentez de jeter ou même brûler les documents !
Un certificat vous est ensuite remis afin d’attester de la bonne destruction des documents confidentiels d’entreprise par le prestataire sollicité.
Une société de destruction des documents confidentiels pour entreprise gèrera ainsi cette étape en intégralité. Les prestataires comme SGA proposent d’ailleurs la gestion totale de vos archives, ce qui comprend la destruction effective de celles-ci. Nos équipements peuvent gérer de grandes quantités de documents papiers, mais aussi aux autres formats matériels comme des disques ou autres types d’enregistrement par exemple.
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Qui dit document confidentiel dit données sensibles. Celles-ci peuvent être d’ordre stratégique comme une étude de marché, une future offre exclusive, des scellés de justice… Autant d’informations pouvant se retourner contre votre société !
Perte d’un client, d’un appel d’offre, fuite d’informations concernant une nouvelle stratégie marketing… ne sont que quelques exemples des risques de la non destruction de documents confidentiels d’entreprise. Votre société perd alors en crédibilité mais aussi en compétitivité, vos concurrents pouvant alors se servir des informations pour s’avérer plus novateurs que vous !
De lourdes pertes aux conséquences économiques non négligeables pouvant tout simplement signer la faillite de votre entreprise.
Par ailleurs, la destruction documentaire fait l’objet d’une réglementation bien précise que nous étudierons ci-dessous. Le non-respect de ces lois entraîne alors de lourdes sanctions.
En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous faire condamner jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000€ d’amende en cas de fuite de données. Des sanctions variables selon le type d’informations divulguées.
Plusieurs réglementations encadrent la destruction des documents d’entreprise. L’article 226-22 du Code Pénal ainsi que le RPGD imposent à toute structure d’éliminer les informations confidentielles et personnelles une fois l’archivage terminé. La reproduction ou la reconstitution de ces informations sensibles doit alors être impossible.
Par ailleurs, le décret n°2011-1425 de 2011 vise à protéger le patrimoine scientifique et technique national. Il s’agit du PPSTN (pour Protection du Potentiel Scientifique et Technique de la Nation).
On pensera dans ce cas de figure en particulier aux laboratoires ou établissements de soins amenés à archiver des dossiers médicaux, mais aussi à des éléments liés à la recherche scientifique.
De même pour d’autres professions comme celles du domaine juridique.
Voir aussi : la destruction d’archives en tant qu’avocat
Les collectivités territoriales sont quant à elles soumises à différentes instructions (DAF/DPACI/RES). Les archives publiques doivent être inaliénables, empêchant l’accessibilité à autrui.
Ces lois s’appliquent aussi bien à la destruction des documents confidentiels matériels qu’immatériels.
Face à l’importance d’effacer toute trace de donnée confidentielle, il convient de se tourner vers un partenaire de confiance.
SGA, en plus de gérer vos archives de A à Z, dispose des infrastructures et équipements pour procéder à la bonne destruction de documents confidentiels pour entreprise.
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Notre société s’occupe en effet de la collecte, la conservation puis la destruction effective des documents, le tout dans le respect des délais légaux et des lois susmentionnées.
Vous n’avez donc plus à vous soucier de cette activité et vous assurez de la non-divulgation de données sensibles et des risques que cela comporte.
Plusieurs critères entrent en ligne de compte dans le choix de votre société de destruction des documents confidentiels : son expertise, sa conformité, son niveau de sécurité, sa réputation ainsi que son engagement environnemental. La proximité géographique est, elle aussi, très importante pour des raisons pratiques.
SGA dispose de près de 40 années d’expérience dans le domaine et est présente sur la majeure partie du territoire français. Nous sommes par ailleurs certifiés (ex : ISO 9001, NF Z 40-350) sur l’ensemble de nos sites et vous proposons des coûts optimisés pour une qualité de service élevée tout en restant accessible.
Outre la sécurité de confier cette activité à une société de services de stockage d’archives, vous gagnez un précieux temps et de l’énergie pour vous focaliser sur vos activités. Le risque d’oubli ou d’erreur est écarté (ex : détruire le mauvais document dont vous avez encore besoin), ce qui sécurise grandement votre société, contribuant ainsi à sa pérennité et sa croissance. La loi concernant la destruction des documents confidentiels est parfaitement respectée.
Vos salariés et partenaires commerciaux ne s’exposent à aucun risque de fuite de données de vos documents. Vos collaborations ne risquent donc pas d’être entravées par ce problème aux lourdes conséquences.
