Toute entreprise, y compris de petite ou moyenne taille, a besoin d’émettre et d’utiliser des documents au quotidien. Ceux-ci s’accumulent donc au fil du temps. Se pose alors la question des documents à conserver pour une PME/TPE. Quels sont-ils ? Pourquoi est-il important de les garder et combien de temps ? Quel format privilégier pour cette conservation documentaire ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Ces documents sont de natures diverses et variées. En effet, pour son bon fonctionnement, toute entreprise produit par exemple des contrats commerciaux, documents liés au personnel, à la situation financière de la société… On classe les documents à conserver pour une PME/TPE en plusieurs grandes catégories :
La bonne gestion des archives en entreprise passe notamment par celle de leur bonne conservation. Cette dernière répond à plusieurs grands enjeux.
Tout d’abord, elle permet à votre société de respecter la législation en la matière. Plusieurs textes de loi (ex : Code de commerce, Code des assurances, Code du patrimoine, Code Civil…) imposent un délai minimal et un format spécifique pour les documents à conserver pour une PME/TPE.
Votre entreprise évite ainsi de lourdes sanctions en cas de non-respect de ces obligations. Il peut s’agir d’amendes élevées, d’une interdiction d’exercer voire d’une peine carcérale pour ses dirigeants.
Bien conserver les documents en entreprise revêt aussi un enjeu stratégique. L’accès à des documents d’anciens contrats ou d’anciens bilans financiers aide à analyser les performances de votre société et prendre des décisions plus éclairées.
Des archives facilement accessibles aident aussi à bien communiquer les informations en interne. Un réel avantage synonyme de gain de temps, d’énergie et donc de productivité.
Enfin, connaître et bien gérer les documents à conserver pour une PME/TPE s’avère crucial en cas de litige. Votre société peut facilement fournir la preuve auprès du tiers litigieux (fournisseur, client, collaborateur) et s’épargner de lourdes procédures judiciaires.
Les délais de conservation s’élèvent à plusieurs années. Cependant, ils varient selon la nature de l’archive, voire selon le document précis.
Les documents sociaux sont ainsi à garder pendant une voire plusieurs dizaines d’années. Un archivage sur le long terme qui suppose des locaux et des outils adaptés. D’autres documents présentent des durées très variables, comme ceux liés à la comptabilité ou au personnel.
Consultez ici l’ensemble des délais de conservation selon le document concerné
Aussi, la gestion des archives est aussi complexe qu’indispensable. Alors, pourquoi ne pas s’en affranchir en la confiant à un prestataire expérimenté à l’instar de SGA ?
Notre entreprise connaît parfaitement les documents à conserver pour une PME/TPE ainsi que leur durée respective de conservation. Nous disposons des infrastructures adaptées pour garantir la sécurité et l’accès à vos archives à tout moment.
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La bonne gestion des documents archivés pose indéniablement deux questions : faut-il conserver les originaux ou copies ? Que choisir entre le format papier physique ou le format électronique (ex : après numérisation d’archives) ?
La question des archives au format original ou copie dépend là encore de la nature du document. Attention donc à bien garder les originaux pour certains documents. C’est notamment le cas de l’ensemble des documents de nature sociale : registres des procès-verbaux, rapports des gérants.
Parmi les autres documents à conserver pour une PME/TPE, la plupart des documents comptables sont à garder aussi en format original. D’autres peuvent faire l’objet d’une copie. Cependant, pour vous assurer de respecter la législation, nous vous conseillons de toujours privilégier les originaux.
Le 100% numérique attire de plus en plus de professionnels. Gain d’espace physique, accès rapide… Il présente plusieurs avantages non négligeables. Cependant, il se heurte à de nombreux risques que ne connaît pas l’archivage papier en entreprise : hacking, bug, obsolescence… sans oublier les erreurs de manipulation si vos collaborateurs ne sont pas suffisamment formés en informatique !
Enfin, l’électronique s’avère plus coûteux et plus polluant que le papier en raison de la consommation constante d’énergie par les serveurs informatiques assurant la bonne cybersécurité des archives.
Sans oublier la question des documents originaux très souvent produits justement au format physique, et donc à conserver ainsi.
Le traditionnel format physique a encore de beaux jours devant lui ! Si vous ne disposez pas des locaux nécessaires, pas d’inquiétudes : les documents à conserver pour PME/TPE peuvent être confiés à un tiers archiveur possédant tout le nécessaire.
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