Afin de bien gérer ses documents archivés, il convient de suivre la procédure correspondante. Comme de nombreux autres process, les étapes de traitement des archives sont donc à suivre rigoureusement. Mais quelles sont-elles au juste ? Et que qualifie-t-on de traitement des archives ?
C’est quoi le traitement des archives ?
On qualifie de traitement des archives l’ensemble des opérations effectuées pour leur bonne administration. En effet, la gestion des archives physiques comme numériques requiert une extrême rigueur et le respect de plusieurs étapes dans le bon ordre. Apprendre à connaître ces dernières permet donc de les réaliser chronologiquement, et contribuer ainsi à une bien organiser son archivage en entreprise.
L’importance du traitement des archives
Bien connaître et respecter les étapes de traitement des archives vous assure de bien les gérer. Bien effectué, et dans le bon ordre, ce traitement vous évite des risques organisationnels, juridiques et financiers.
Pour vous décharger des l’ensemble de ces étapes très spécifiques et chronophages, n’hésitez donc pas à solliciter un expert dont l’archivage est le cœur de métier !
Si vous souhaitez tout de même internaliser cette activité, cet expert pourra vous prodiguer des conseils en archivage pour bien réaliser ces étapes indispensables.
Pour gagner du temps, de l’énergie et de l’espace, vous pourrez décider de confier l’ensemble de ces activités à l’expert de votre choix, comme SGA.
Les étapes de traitement des archives
Les opérations de traitement des archives se regroupent en 5 grandes étapes dont voici l’ordre et la description. Celles-ci constituent, en quelque sorte, leur parcours de vie de A à Z afin d’être traitées comme il faut.
Étape 1 : la collecte des archives
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l’organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
Il n’est en effet pas rare que votre structure opte pour une solution hybride avec à la fois des documents au format papier et d’autres au format numérique. Le format de ces documents déterminera d’ailleurs la ou les solutions d’archivage mises en place.
Étape 2 : classement et tri des archives
La deuxième étape de traitement des archives est le classement et le tri des documents collectés. Cette étape consiste à organiser les documents en fonction de leur pertinence et de leur utilité pour l’organisation.
Attention cependant à ne pas confondre tri et classement ! Dans le premier cas , on va regrouper l’ensemble des documents à archiver selon leurs similitudes. Avec le classement, cette répartition consistera à établir des groupes où réunir plusieurs archives. Celles-ci peuvent ainsi être classés par ordre alphabétique, chronologique ou thématique.
Il peut par exemple s’avérer intéressant de classer, dans un premier temps, les archives du même service avant de les réunir selon leur durée de conservation. L’archivage longue durée concerne par exemple celles dont la date de destruction est plus éloignée.
Étape 3 : stockage des documents
Le stockage de documents est une pratique courante où l’on entrepose les documents pour une utilisation future. Dans le cas de l’archivage, la bonne conservation des documents répond également à des exigences légales. Par exemple, dans le cas de documents fiscaux, certaines archives seront ainsi à conserver durant 10 ans minimum.
Cette étape de traitement des archives nécessite une extrême rigueur en termes de sécurité. Pour les documents physiques, on veillera à opter pour un espace dédié et bien isolé. Il faudra prévoir des équipements pour se prémunir des risques comme les incendies, intrusions, inondations… et pouvoir protéger les archives en conséquence.
Pour des documents numérisés, votre structure devra tout mettre en œuvre pour une cybersécurité irréprochable. Avec l’essor du numérique, les pirates informatiques ne cessent de redoubler d’inventivité…
En confiant vos archives à un professionnel dont c’est le métier, vous vous prémunirez ainsi de tous ces risques, tant matériels qu’immatériels. Faire appel à une entreprise d’archives propose de multiples avantages, dont celui de la sécurité de vos documents.
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Étape 5 : Consultation des archives
Les archives peuvent être amenées à être consultées pour des raisons commerciales ou juridiques. Veillez donc à ce que le classement et le stockage préalables permettent la consultation d’archives de manière facile et rapide. Le délai de conservation légal joue alors un rôle majeur car il déterminera le nombre d’années durant lesquels il sera possible d’y accéder.
Cet accès peut varier selon certains cas (ex : dossier médical en cas du décès du patient).
Etape 6 : Destruction des archives ou classement final
Une fois le délai légal de conservation échu, place à la dernière étape de traitement des archives : leur destruction ou leur classement final.
Là encore, cette étape exige une extrême rigueur. Il faut en effet connaître parfaitement les délais à l’issue desquels ces étapes sont légalement possibles. Une fois une archive détruite définitivement, impossible d’y accéder de nouveau !
Le classement final est moins concerné par ce problème. Il nécessite cependant d’être effectué correctement pour ne pas classer la mauvaise archive en un lieu moins accessible.
Là encore, l’externalisation s’avère intéressante quelle que soient vos archives et votre structure. Le prestataire expert saura exactement quand procéder à la destruction ou au classement final des archives. En effet, toutes ne sont pas destinées à être détruites. Les archives présentant un caractère historique sont par exemple à conserver sans limitation de durée.
Externaliser la gestion de vos archives, c’est écarter le risque de détruire les mauvais documents, ou trop tôt.
Archivage en entreprise : bonnes pratiques
Assurer correctement les étapes de traitement des archives passe par l’adoption de bonnes pratiques en interne. Il va pour ce faire vous falloir identifier ce dont vous aurez besoin, choisir les bons outils en conséquence et définir des politiques liées à la conservation et la conformité légale des archives.
Évaluation des besoins spécifiques
Avant de déterminer vers quelle solution vous tourner, vous devez avoir une idée assez précise de vos besoins concrets. Ceux-ci sont définis par la nature et le volume de documents à archiver. Si votre structure est une entreprise, elle produira ou recevra certainement de nombreux documents de nature commerciale. Si vous exercez dans le secteur de la justice (ex : cabinet d’avocats), vous administrerez beaucoup de documents juridiques.
Ce qui nous amène à un second point : le format des archives. Vos documents sont-ils, pour la plupart au format papier ou numérique ? Avez-vous d’autres documents au format physique hors papier ?
La nature des pièces à conserver va définir le besoin ou non de conserver un original au format papier. On pensera par exemple aux documents liés aux statuts de votre structure, mais pas seulement. Certains documents, notamment dans le cadre juridique, doivent être conservés au format original pour assurer la valeur probante des signatures qu’elles comportent.
Tenez enfin compte du besoin de consultation de vos archives. Celui-ci permettra par exemple de mieux définir les modalités d’accès en termes d’autorisations ou tout simplement de logistique.
Vos besoins varieront en termes d’espace, mais aussi de matériel, d’équipements et de compétences selon le volume de documents à archiver et leur nature.
Tout comme votre structure, ces besoins sont amenés à évoluer au fil de la croissance de votre activité. Sans oublier la question d’un éventuel changement de lieu d’activité qui impliquerait aussi un déménagement d’archives, là aussi à prendre en compte dans l’analyse de vos besoins actuels et futurs.
Choix des outils et technologies d’archivage
Il existe de nombreux outils pour mener à bien les différentes étapes de traitement des archives précédemment indiquées. Grâce à une analyse préalable de vos besoins, vous pourrez vous orienter vers ceux les plus adéquats.
La cybersécurité représente l’un des grands enjeux de ce mode de fonctionnement. Aussi, veillez à disposer de tout le nécessaire pour sécuriser vos données informatiques et vous protéger face aux risques de hacking, de phishing ou encore de bug.
Sans oublier le nécessaire pour accueillir les serveurs informatiques qui permettront la sécurité et l’accès à vos archives électroniques à tout moment.
Voir aussi : avantages et inconvénients de la GED pour votre structure
L’archivage papier reste davantage conseillé pour des raisons de coûts, de sécurité et d’environnement. Mais qui dit archivage physique ne dit pas refus de la technologie, bien au contraire !
De nombreuses technologies d’archivage permettent de bien administrer les étapes de traitement des archives physiques à l’aide de logiciels adéquats.
En plus de ces logiciels, prévoyez, grâce à l’analyse de vos besoins, l’espace suffisant en termes physiques (pour le local d’archives) et des équipements pour garantir l’intégrité des documents tout au long de leur conservation (3e des étapes du traitement des archives).
Politiques de conservation et conformité légale
Dans le cas d’un archivage électronique, on trouve notamment la NF Z42-026 inhérente à la question de la numérisation des archives.
Voir aussi : les normes de l’archivage électronique
Pour les pièces au format physique, assurez-vous que votre local respecte bien la réglementation en vigueur en termes de température, d’humidité… Celle-ci dépend de la nature des documents que vous entreposez.
Voir aussi : quelle réglementation pour un local d’archives ?
Enfin, les archives elles-mêmes doivent répondre à des normes spécifiques. Votre structure doit donc parfaitement s’assurer de s’y conformer pour déployer des politiques de conservation adéquates. Cet ensemble d’obligations s’applique dès le début des étapes de traitement des archives, et tout au long de l’existence des documents.
Voir aussi : les normes d’archivage
Confier l’ensemble de votre archivage à un expert en la matière vous apporte différents avantages. Vous vous déchargerez de toutes les contraintes inhérentes à l’archivage (physique, électronique ou hybride).
Par ailleurs, vous vous assurerez du bon respect de l’ensemble des normes en vigueur (ex : durées de conservation minimales, normes liées à chaque type d’archive). Enfin, vous écartez le risque d’erreur et ses conséquences, et pouvez vous focaliser sur l’activité dont vous êtes l’expert.
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Comment s’assurer de la sécurité des archives ?
Vous préférez internaliser les étapes de traitement des archives ? Voyons alors les bonnes pratiques à adopter pour garantir la sécurité des informations que comportent vos documents.
Formation continue et sensibilisation auprès des employés
Les normes, mais aussi les risques concernant la sécurité des informations évoluent constamment. Aussi, votre structure doit déployer le nécessaire auprès de ses collaborateurs afin de les former aux bonnes pratiques en matière de manipulation documentaire. Des habitudes à adopter dès le début des étapes du traitement des archives !
Les employés peuvent ne pas être conscients des enjeux que comporte chaque document. De plus, il y a fort à parier que votre entreprise ou organisme utilise des outils informatiques.
Or, même sans archivage 100% électronique, l’outil informatique est indissociable de l’usage de documents au quotidien (emails, PDF, documents Word…).
Formez donc vos collaborateurs à la cybersécurité pour éviter par exemple le téléchargement de pièces jointes frauduleuses ou le clic sur un lien dangereux. Veillez également à sensibiliser votre personnel sur l’importance de disposer d’un matériel à jour pour éviter les failles de sécurité.
Enfin, si vos collaborateurs sont amenés à télétravailler, n’oubliez pas de les former aux bonnes pratiques pour éviter que vos documents professionnels ne se retrouvent par exemple sur une tablette ou un ordinateur utilisé par les autres membres du foyer de vos employés.