Afin de bien gérer ses documents archivés, il convient de suivre la procédure correspondante. Comme de nombreux autres process, les étapes de traitement des archives sont donc à suivre rigoureusement. Mais quelles sont-elles au juste ? Et que qualifie-t-on de traitement des archives ?
On qualifie de traitement des archives l’ensemble des opérations effectuées pour leur bonne administration. En effet, la gestion des archives physiques comme numériques requiert une extrême rigueur et le respect de plusieurs étapes dans le bon ordre. Apprendre à connaître ces dernières permet donc de les réaliser chronologiquement, et contribuer ainsi à une bien organiser son archivage en entreprise.
Les opérations de traitement des archives se regroupent en 5 grandes étapes dont voici l’ordre et la description. Celles-ci constituent, en quelque sorte, leur parcours de vie de A à Z afin d’être traitées comme il faut.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l’organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
Il n’est en effet pas rare que votre structure opte pour une solution hybride avec à la fois des documents au format papier et d’autres au format numérique. Le format de ces documents déterminera d’ailleurs la ou les solutions d’archivage mises en place.
La deuxième étape de traitement des archives est le classement et le tri des documents collectés. Cette étape consiste à organiser les documents en fonction de leur pertinence et de leur utilité pour l’organisation.
Attention cependant à ne pas confondre tri et classement ! Dans le premier cas , on va regrouper l’ensemble des documents à archiver selon leurs similitudes. Avec le classement, cette répartition consistera à établir des groupes où réunir plusieurs archives. Celles-ci peuvent ainsi être classés par ordre alphabétique, chronologique ou thématique.
Il peut par exemple s’avérer intéressant de classer, dans un premier temps, les archives du même service avant de les réunir selon leur durée de conservation. L’archivage longue durée concerne par exemple celles dont la date de destruction est plus éloignée.
Le stockage de documents est une pratique courante où l’on entrepose les documents pour une utilisation future. Dans le cas de l’archivage, la bonne conservation des documents répond également à des exigences légales. Par exemple, dans le cas de documents fiscaux, certaines archives seront ainsi à conserver durant 10 ans minimum.
Cette étape de traitement des archives nécessite une extrême rigueur en termes de sécurité. Pour les documents physiques, on veillera à opter pour un espace dédié et bien isolé. Il faudra prévoir des équipements pour se prémunir des risques comme les incendies, intrusions, inondations… et pouvoir protéger les archives en conséquence.
Pour des documents numérisés, votre structure devra tout mettre en œuvre pour une cybersécurité irréprochable. Avec l’essor du numérique, les pirates informatiques ne cessent de redoubler d’inventivité…
En confiant vos archives à un professionnel dont c’est le métier, vous vous prémunirez ainsi de tous ces risques, tant matériels qu’immatériels. Faire appel à une entreprise d’archives propose de multiples avantages, dont celui de la sécurité de vos documents.
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Les archives peuvent être amenées à être consultées pour des raisons commerciales ou juridiques. Veillez donc à ce que le classement et le stockage préalables permettent la consultation d’archives de manière facile et rapide. Le délai de conservation légal joue alors un rôle majeur car il déterminera le nombre d’années durant lesquels il sera possible d’y accéder.
Cet accès peut varier selon certains cas (ex : dossier médical en cas du décès du patient).
Une fois le délai légal de conservation échu, place à la dernière étape de traitement des archives : leur destruction ou leur classement final.
Là encore, cette étape exige une extrême rigueur. Il faut en effet connaître parfaitement les délais à l’issue desquels ces étapes sont légalement possibles. Une fois une archive détruite définitivement, impossible d’y accéder de nouveau !
Le classement final est moins concerné par ce problème. Il nécessite cependant d’être effectué correctement pour ne pas classer la mauvaise archive en un lieu moins accessible.
Là encore, l’externalisation s’avère intéressante quelle que soient vos archives et votre structure. Le prestataire expert saura exactement quand procéder à la destruction ou au classement final des archives. En effet, toutes ne sont pas destinées à être détruites. Les archives présentant un caractère historique sont par exemple à conserver sans limitation de durée.
Externaliser la gestion de vos archives, c’est écarter le risque de détruire les mauvais documents, ou trop tôt.
Bien connaître et respecter les étapes des traitements des archives vous assure de bien les gérer. Bien effectué, et dans le bon ordre, ce traitement vous évite des risques organisationnels, juridiques et financiers.
Pour vous décharger des l’ensemble de ces étapes très spécifiques et chronophages, n’hésitez donc pas à solliciter un expert dont l’archivage est le cœur de métier !
Si vous souhaitez tout de même internaliser cette activité, cet expert pourra vous prodiguer des conseils en archivage pour bien réaliser ces étapes indispensables.
Pour gagner du temps, de l’énergie et de l’espace, vous pourrez décider de confier l’ensemble de ces activités à l’expert de votre choix, comme SGA.
