Toute entreprise utilise au quotidien plusieurs outils et logiciels pour le bon déroulement de ses activités. Elle produit également chaque jour divers documents, au format physique ou au format numérique. Aussi, afin de bien s’organiser, il est indispensable de déployer des outils de gestion documentaire adaptés. Mais en quoi consistent ces outils, concrètement ? Quelle différence avec l’archivage ?
Un outil de gestion documentaire est un logiciel de gestion électronique conçu pour faciliter la gestion de l’ensemble des documents d’une structure. Il permet notamment de gérer les flux documentaires, à savoir la numérisation, l’indexation, l’archivage et la dématérialisation des documents, ainsi que leur sécurisation et leur traçabilité.
Cette solution informatique traite aussi bien les fonds documentaires papiers que numériques. Le format physique fait alors l’objet d’une numérisation. Un outil de gestion documentaire peut exister en interne (intranet) ou en solution SAAS (portail web). Ainsi, chaque structure est libre de choisir la solution qui convient à ses besoins.
Accessible à distance, l’outil permet d’octroyer les accès souhaités aux collaborateurs concernés par la gestion ou la simple consultation de documents. Dans le monde de l’entreprise, on le qualifie souvent de GED.
Cette solution numérique comporte une base de données, un moteur de recherche précis, une interface pour administrateurs et d’une pour les usagers.
Grâce à un système de gestion électronique des documents, les entreprises peuvent centraliser leurs documents et automatiser les processus métiers liés à la gestion des documents. Ces outils permettent également de gagner du temps en facilitant la recherche et l’accès aux documents, ainsi que la gestion des droits d’accès.
Les principales fonctionnalités d’un bon outil de gestion documentaire sont :
Les documents produits par l’entreprise sont destinés à être archivés, qu’il s’agisse de documents physiques ou numériques. Rappelons que le processus d’archivage consiste à conserver, après un tri rigoureux, les différents documents de l’entreprise. Il s’agit d’ailleurs d’une obligation légale. Selon la nature du document, il fera l’objet d’un archivage longue durée pouvant aller jusqu’à des dizaines d’années, voire devoir être conservé indéfiniment.
Si la gestion documentaire consiste à administrer différents documents, l’archivage se différencie de cette gestion. Il implique en effet de stocker les documents durant les délais minimaux imposés par la loi tout en laissant la possibilité d’y accéder à tout moment.
Ces deux processus peuvent être, en un sens, complémentaires. Cependant, l’archivage ne concerne pas seulement les « vieux » documents.
Il existe ce que l’on appelle les archives courantes, c’est-à-dire les documents dont l’entreprise a besoin au quotidien pour ses dossiers actuels. Une solution d’archivage peut alors intégrer les mêmes fonctionnalités qu’un outil de gestion documentaire. Cependant, elle comprend également l’administration des documents quant à leur bonne conservation durant les durées prévues. Elle suppose néanmoins de bien définir en amont la politique d’organisation de l’archivage des documents pour en assurer la sécurité durant parfois de longues années.
Certains documents font même l’objet d’une conservation illimitée comme ceux à valeur historique.
Quelle différence entre gérer ses documents et les archiver ? Une solution de gestion documentaire est-elle compatible avec un outil d’archivage ? Quels avantages, inconvénients, et spécificités entre les deux ?
La gestion documentaire permet bien sûr la consultation mais aussi l’édition de documents. On estime ainsi qu’elle concerne les premières étapes de vie de ceux-ci.
Les outils de gestion documentaire sont de nos jours incontournables dans la transformation numérique des entreprises. Plus qu’un simple système de stockage, un outil de gestion documentaire permet une véritable maîtrise documentaire, tout en offrant des fonctionnalités collaboratives pour le partage de documents entre collaborateurs..
L’une des différences majeures entre un outil de gestion documentaire et une politique d’archivage est la dématérialisation des documents. Un phénomène synonyme de gain de temps et de place d’un point de vue espace.
Une solution GED s’inscrit aussi dans l’optique « zéro papier » qu’adoptent de plus en plus d’entreprises. Pour autant, le bilan carbone entre papier et numérique n’est pas forcément celui que l’on croit… et la numérisation de nombreux documents suppose, à terme, plus de coûts, une sécurité à doublement renforcer et une empreinte carbone importante du fait de serveurs allumés 24h/24.
De même, les outils de gestion documentaire vont favoriser la création de documents non pas au format physique mais numérique, ce qui présente les mêmes inconvénients qu’un archivage 100% digitalisé.
Par ailleurs, le tout numérique suppose une profonde réorganisation des pratiques organisationnelles de l’entreprise, des tâches qu’il est impossible de déléguer en externe. Enfin, il n’est pas nécessairement conçu pour conserver des documents sur le long terme. La question de la valeur probante des fichiers totalement numérisés reste encore d’actualité, malgré l’essor du format digital.
Le processus d’archivage peut lui, par contre, être confié à une entreprise externe et experte en la matière. Qu’il s’agisse de bénéficier de conseil archivage pour bien gérer ces opérations ou d’externaliser ces dernières, les avantages sont multiples. Vous pouvez en effet vous tourner vers des professionnels dont l’archivage est le métier, le quotidien, et qui disposent de l’expérience et des infrastructures de pointe pour un archivage efficace et conforme.
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Le recours à une entreprise de stockage d’archives présente ainsi plusieurs intérêts :
Ainsi, les outils de gestion documentaire permettent de faciliter la collaboration et la circulation de l’information entre les différents départements et collaborateurs d’une entreprise.
Pour autant, il ne doit pas être implémenté au détriment d’un bon système de gestion des archives. Gestion documentaire et archivage sont deux activités bien distinctes, et complémentaires. Externaliser la gestion de ses archives permet à vos collaborateurs de se concentrer sur leur secteur d’activité, en utilisant notamment une solution adaptée de gestion documentaire.
