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Consultation des archives

Consulter des documents d'archives

La consultation des archives consiste tout simplement à prendre connaissance d’un document, qu’il soit public ou non. Il faudra alors soit se déplacer dans les locaux de conservation des archives, soit faire une demande de consultation pour accéder aux documents souhaités.

Bien sûr, l’accès à certains documents est réglementé et nécessite donc que vous soyez, dans un cadre professionnel, habilité par votre employeur. Dans le cas d’une restitution, il vous suffit de vous présenter avec un bordereau, établi par votre service habilité.

Il existe différents modes de restitution et de consultation des archives. Si vous souhaitez consulter des archives, trois options s’offrent à vous : vous rendre sur place (grâce à la salle des archives mise à votre disposition), faire livrer les documents dans vos locaux et enfin opter pour la consultation par internet. Dans le cas de la restitution et une fois votre demande reçue, les archives conservées sont recherchées par le prestataire pour vous être remises, à vous ou aux mandants.

La réglementation en vigueur pour la consultation des archives publiques

Comme pour toute procédure, la réglementation qui s’applique à la consultation des archives est très précise et fournit des éléments exhaustifs sur les conditions à respecter.

Si les archives publiques sont par définition librement communicables, il peut arriver que, dans certains cas, vous deviez observer un certain délai avant d’accéder aux documents. C’est ce que précise le Code du Patrimoine, qui établit les conditions du régime de communication.

Différents niveaux de délais sont ainsi indiqués, dont un premier de 25 ans (après le décès de la personne concernée) pour les archives se rapportant, entre autres :

  • aux mariages,
  • aux répertoires de notaires (tant qu’ils ne concernent pas les mineurs),
  • au secret médical.

Le même délai de communicabilité s’applique pour les documents relatifs aux délibérations du gouvernement ou aux relations extérieures par exemple.

Un délai de 50 ans s’applique aussi dans les situations suivantes (liste non exhaustive) :

  • documents sur la protection de la vie privée,
  • dossier de pupille ou encore de naturalisation,
  • archive relevant du secret de la défense nationale,
  • documents relatifs à la sûreté de l’Etat.

Il peut arriver qu’un délai de communicabilité d’une durée de 75 ans s’applique (pour certains dossiers de juridiction par exemple) voire même de 100 ans si les archives concernent des mineurs.

Malgré ces conditions, il est possible de demander une dérogation : il faudra alors prouver que les intérêts qui poussent la personne à en faire la demande ne nuisent pas à ceux que la loi entend protéger. Dans tous les cas, certains documents resteront totalement inaccessibles : ceux en rapport avec des armes nucléaires, biologiques et chimiques ou avec des armes aux effets de destruction similaires ne sont jamais communicables.

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La consultation des archives par SGA

L’entreprise SGA, spécialisée dans les prestations liées à l’archivage et à la gestion documentaire, vous propose de la consultation des archives de manière simple et rapide.

Dans un premier temps, vous formulez votre demande : par mail, par téléphone, par fax ou encore par le biais de la plateforme archives-en-ligne.com, depuis laquelle vous accédez à toutes vos archives, aux historiques de mouvement des documents et au statut de ces derniers. Une fois votre demande reçue, ils peuvent vous être remis par le biais que vous aurez décidé (mail, fax, livraison, porteur ou dans votre Espace client).

Grâce à nos nombreux sites, nous sommes en mesure de vous délivrer ces archives sous trois heures en moyenne, en 24 à 48 heures en fonction de l’emplacement géographique ou en une demi-journée si le besoin est urgent.

Pour ce qui est de la restitution des archives documentaires, elle se fait maximum sous trois jours, toujours en fonction du mode de livraison des documents qui vous convient le mieux. Nous générons dans ce cas un bordereau, établi en double exemplaire, pour attester de la procédure.