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23/01/2025

Combien de temps faut-il garder ses avis d’imposition ?

garder ses avis d'imposition entreprise

Les avis d’imposition sont des documents cruciaux aussi bien pour les particuliers que les professionnels. Aussi, savoir combien de temps garder ses avis d’imposition revêt une importance capitale. Mais pourquoi concrètement ? Et à combien s’élève cette durée de conservation pour les entreprises françaises ? Comment bien procéder pour s’assurer de disposer des documents et en garantir l’intégrité ?

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Pourquoi conserver ses avis d’imposition en tant qu’entreprise ?

Au même titre que l’archivage de dossiers administratifs, celui des avis d’imposition répond à plusieurs grands enjeux. Le fait de bien garder ses avis d’imposition permet à votre société d’apporter à tout moment la preuve du bon paiement de ses impôts.

Démarches et preuves concrètes

Par ailleurs, disposer de ces documents peut s’avérer nécessaire pour plusieurs démarches. C’est par exemple le cas si votre société souhaite effectuer un emprunt bancaire. L’établissement a en effet besoin de s’assurer de la bonne situation financière de l’entreprise afin de lui octroyer un crédit.

crédit bancaire avis d'imposition

Enfin, bien conserver les avis d’imposition assure une sécurité en cas de contrôle fiscal auprès de votre entreprise. Cette dernière pourra ainsi prouver la bonne conformité des paiements obligatoires auprès des impôts.

De même en cas de litige commercial : certains appels d’offres ou contrats peuvent exiger des preuves fiscales. Garder ses avis d’imposition permet donc de prouver la solvabilité et la conformité de votre société.

Gestion financière

Bien conserver ses documents, y compris les avis d’imposition, joue aussi un rôle pour la gestion financière de votre entreprise. Pouvoir consulter ses documents permet en effet aux dirigeants ou responsables d’avoir connaissance :

Autant d’informations qui permettent par exemple de planifier le budget ou d’évaluer la santé économique de votre société. Bien garder ses avis d’imposition contribue donc à la gestion efficace des finances de l’entreprise.

Durée légale de conservation des impôts en France en tant qu’entreprise

Conformément à l’article L102B du Livre des procédures fiscales, votre société doit garder ses avis d’imposition durant 6 ans minimum. Une durée qui débute à compter de l’année d’émission du document.

On retrouve cette même durée pour d’autres documents fiscaux professionnels, à l’instar des cotisations foncières ou déclarations de TVA.

Voir aussi : tableau des durées légales de conservation des documents

Les risques en cas de non-conservation des avis d’imposition

Le fait de bien conserver les avis d’imposition n’est pas seulement important, il est obligatoire. La destruction de ces documents avant le délai légal de conservation peut en effet donner lieu à différentes sanctions.

sanction ne pas garder ses avis d'imposition Ces dernières incluent par exemple des amendes en cas de redressement fiscal. La non-conservation expose aussi à des sanctions d’ordre pénal comme des peines d’emprisonnement pour les dirigeants.

Outre la question légale, ne pas garder ses avis d’imposition expose aussi votre entreprise à d’autres risques. Que faire si une partie (ex : un partenaire commercial, un organisme bancaire) a besoin de ces informations pour connaître la solvabilité de votre société ? Ne pas disposer de ses avis d’imposition risque ainsi de vous priver d’un partenariat commercial ou de l’accès à un emprunt pour un investissement crucial.

L’image de votre société risque également d’en subir les conséquences. Investisseurs, partenaires commerciaux ou clients auront bien moins confiance en une entreprise qui ne respecte pas les lois y compris en matière fiscale

Ne pas garder ses avis d’imposition prive votre société de précieuses informations financières pour gérer son budget et en optimiser la gestion économique. Enfin, ne pas disposer des documents peut compromettre différentes opérations sources de croissance pour votre entreprise. On pensera par exemple au fait de manquer un appel d’offre ou ne pas obtenir de crédit bancaire.

Comment conserver ses avis d’imposition ?

Avec l’essor du numérique, on se pose naturellement la question suivante : archivage physique ou électronique ?

Le format numérique attire de plus en plus de professionnels. Certaines société passent même au 100% numérique. Ce format permet en effet un accès immédiat aux documents, un gain de place physique… Une alternative tentante pour garder ses avis d’imposition en tant qu’entreprise.

format pour garder ses avis d'imposition

Cependant, il se révèle bien moins sécurisant qu’un traditionnel archivage papier au sein de votre entreprise. Les risques de piratage ne cessent de croître, sans oublier celui de bugs ou d’obsolescence logicielle.

Par ailleurs, le format électronique implique de disposer des compétences adéquates et de former votre personnel aux bonnes pratiques en matière de cybersécurité. Il est également plus coûteux sur le long terme en raison de la consommation H24 des serveurs informatiques.

Vous ne disposez pas d’un local d’archives ou ne souhaitez pas devoir gérer la conservation des documents au format physique ? Pas d’inquiétudes, vous pouvez parfaitement confier votre archivage à un prestataire expérimenté à l’instar de SGA. Nous disposons en effet de tout le nécessaire (personnel, outils, infrastructure, connaissances) pour la bonne conservation de l’ensemble de vos documents.

Nous procédons aussi à la destruction définitive de vos archives une fois leur durée de conservation échue afin de vous protéger de tout risque de fuite de données une fois que les documents ne sont plus nécessaires.

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