Destruction des archives

Pour votre entreprise, la destruction d’archives est primordiale d’une part pour se mettre en conformité avec les durées légales de conservation des documents et respecter le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD). En France, la loi vous oblige à détruire les informations confidentielles pour éviter qu'elles soient reproduites et diffusées illégalement. D'autre part, cette action permet un gain de place dans les locaux de votre société. Vous devez donc faire appel à une société de destruction des archives pour développer votre politique d’archivage à travers une gestion documentaire maîtrisée. SGA vous propose un service de qualité pour l'élimination sécurisée de vos archives (archives papier) afin que les données sensibles et les documents confidentiels de ces dernières soient détruits définitivement.

Profitez de l'expérience de SGA pour la destruction de vos archives

La destruction des archives sera effectuée exclusivement à votre demande écrite. De plus, concernant les archives publiques, cette dernière devra être accompagnée du bordereau d’élimination visé par l’Administration des archives. Cette opération est réalisée dans des conditions qui protègent jusqu’au bout la confidentialité de vos dossiers et qui assurent la disparition totale des données et informations qu’ils contenaient. A réception de l’ordre (par courrier recommandé uniquement), le personnel de notre entrepôt :

• pointera, à l'aide de la liste validée, les archives à détruire,
• procèdera à leur extraction des cellules de conservation,
• les placera sur palettes.

Vos archives seront alors transférées sur le site spécialisé pour y être broyées. Tous les documents entrant sur le site pour destruction confidentielle sont détruits dans la journée. Le local de destruction des archives est constamment fermé et sécurisé sous vidéo-surveillance.

Découvrez le processus de destruction d’archives avec SGA

La destruction des archives confidentielles est faite par broyage, de sorte que le résultat ne permette pas la reconstitution des documents d’entreprise. Cette opération est en accord avec les prescriptions de la norme NF Z 40-350, Prestations en archivage et gestion externalisée de documents papier. Les conditions de confidentialité sont ainsi pleinement remplies.

Le processus de destruction de documents confidentiels mis en place est le suivant :

• mise sur convoyeur pour transfert vers le matériel de destruction,
• ventilation / brassage,
• extraction automatique des principaux éléments métalliques,
• déchiquetage standard (réduction en ¼ ou ⅛ de feuilles),
• mise en balles automatique,
• pesée,
• établissement du certificat de destruction des archives faisant état du stockage provisoire des balles en zone sécurisée en attente d’envoi au recyclage.

La prestation de destruction sécurisée sera réalisée dans le mois suivant la réception de l’ordre, conforme à la réglementation relative aux archives publiques.

Bénéficiez avec SGA d’une destruction d’archives certifiée

Au terme de la destruction des archives, nous vous fournirons un certificat attestant de l’opération.

Le certificat reprendra les informations suivantes :

• le nombre de conteneurs éliminés,
• la date d’élimination,
• le type d’élimination.

Le papier et le carton sont ensuite recyclés et commercialisés comme matières premières secondaires auprès des industriels papetiers (conformément aux normes EN NF643 et aux recommandations FEDEREC et REVIPAP). Cette opération permet de réduire l’empreinte écologique de votre entreprise.