Nous surveillons en permanence notre qualité de service et nous désirons connaître votre niveau de satisfaction sur les prestations que nous vous proposons.
Répondre au questionnaire

Destruction des archives

Une solution 100% sécurisée
Pour votre entreprise, la destruction d’archives est primordiale d’une part pour se mettre en conformité avec les durées légales de conservation des documents et respecter le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD). Vous devez donc faire appel à une société de destruction des archives pour développer votre politique d’archivage à travers une gestion documentaire maîtrisée. SGA vous propose un service de qualité pour l'élimination sécurisée de vos archives (archives papier) afin que les données sensibles et les documents confidentiels de ces dernières soient détruits définitivement.

Destruction des archives : pourquoi ?

Procéder à la bonne destruction des archives présente plusieurs avantages. Cela vous permet tout d’abord de libérer de l’espace (physique ou numérique selon que vos archives soient au format papier ou informatisées). De quoi disposer de la place nécessaire pour les autres archives à venir et à conserver selon les durées légalement imposées. Cependant, cette tâche se révèle chronophage, et nécessite la plus grande rigueur. Aussi, pourquoi ne pas faire appel à une prestataire en la matière ? Vous vous libérerez de la destruction des archives et vous assurerez que ce sont les bons documents qui seront détruits. Votre local d’archives n’en sera que plus allégé et mieux organisé pour votre gestion documentaire ! Autre point fort de la destruction des archives : la question de la confidentialité. Une fois que les documents concernés ne sont plus nécessaires, leur destruction permet d’éviter les fuites d’information sensibles. Vol, perte… si vous internalisez votre archivage, ces risques sont réels et peuvent avoir de lourdes répercussions sur votre structure. Si les archives sont détruites correctement, plus aucun problème de confidentialité sur celles-ci ! Ces données ne risquent plus d’être dévoilées ou piratées.

Quels sont les documents concernés ?

L’élimination de vos archives concerne de nombreux documents. Ceux-ci varient bien sûr selon votre structure. Si vous êtes un hôpital ou professionnel de santé, vous traiterez des documents comme des dossiers médicaux. Cependant, certains documents communs sont concernés par l’archivage et donc leur destruction, quelle que soit la structure. On pensera par exemple aux factures, aux relevés bancaires, aux documents liés à la comptabilité ou encore aux dossiers administratifs. À chaque type de document correspond une durée légale de conservation. Il n’est alors pas simple de s’y retrouver pour bien se conformer à la législation en vigueur… Aussi, faire appel à un expert en archivage vous garantit que la conservation, mais aussi la destruction des archives se fera au bon moment, et de la bonne façon !

Destruction des archives : pensez à SGA !

La destruction des archives sera effectuée exclusivement à votre demande écrite. De plus, concernant les archives publiques, cette dernière devra être accompagnée du bordereau d’élimination visé par l’Administration des archives. Cette opération est réalisée dans des conditions qui protègent jusqu’au bout la confidentialité de vos dossiers et qui assurent la disparition totale des données et informations qu’ils contenaient. A réception de l’ordre (par courrier recommandé uniquement), le personnel de notre entrepôt :
  • pointera, à l'aide de la liste validée, les archives à détruire,
  • procèdera à leur extraction des cellules de conservation,
  • les placera sur palettes.
Vos archives seront alors transférées sur le site spécialisé pour y être broyées. Tous les documents entrant sur le site pour destruction confidentielle sont détruits dans la journée. Le local de destruction des archives est constamment fermé et sécurisé sous vidéo-surveillance.

Vous souhaitez détruire vos archives ?

Faites confiance à l'expertise SGA

CONTACTEZ-NOUS

Destruction d’archives avec SGA : le processus

La prestation de destruction sécurisée sera réalisée dans le mois suivant la réception de l’ordre, conforme à la réglementation relative aux archives publiques.

La bonne destruction des documents par un expert certifié répond à un processus bien précis.
Notre établissement assure un suivi rigoureux avant de procéder à la destruction effective de vos archives. Rappelons que les documents à valeur historique ou patrimoniale sont à conserver : on parle alors de classement final. Les autres documents sont destinés à être détruits (parfois après une longue durée de conservation).

Nos experts vont donc instaurer un référentiel pour bien rappeler à quel moment les archives devront être détruites. Une étape qui évite omissions et permet une destruction d’archives adéquate. Les dates prévues pour la destruction sont ainsi inscrites sur les boîtes d’archives (dans le cas du format physique) ou dans un document informatique.

En plus de cet étiquetage, SGA s’assure, via ses outils, de pouvoir détruire les documents dès qu’ils n’ont plus vocation à être consultés et que la durée obligatoire est échue. La destruction des archives a lieu sur place, là où celles-ci ont été conservées. Un choix qui permet d’écarter tout risque de perte lors d’un déplacement par exemple. Notre équipe dispose des équipements adaptés (ex : camion broyeur) afin d’éliminer tous types d’archives physiques (ex : dossiers mais aussi disques ou disques durs).

SGA possède également de quoi assurer une norme de traçabilité. Cette dernière permet de s’assurer que la destruction est bien formelle et conforme aux normes RGPD. Ces normes veillent à ce qu’aucune donnée confidentielle ne fuite durant tout le processus de destruction des archives.

La destruction des archives confidentielles est faite par broyage, de sorte que le résultat ne permette pas la reconstitution des documents d’entreprise. Cette opération est en accord avec les prescriptions de la norme NF Z 40-350, Prestations en archivage et gestion externalisée de documents papier. Les conditions de confidentialité sont ainsi pleinement remplies.

Le processus de destruction de documents confidentiels mis en place est le suivant :

  • mise sur convoyeur pour transfert vers le matériel de destruction,
  • ventilation / brassage,
  • extraction automatique des principaux éléments métalliques,
  • déchiquetage standard (réduction en ¼ ou ⅛ de feuilles),
  • mise en balles automatique,
  • pesée,
  • établissement du certificat de destruction des archives faisant état du stockage provisoire des balles en zone sécurisée en attente d’envoi au recyclage.

Bénéficiez avec SGA d’une destruction d’archives certifiée

Pour bien encadrer la procédure, SGA vous fournira un certificat de destruction des archives. Celui-ci atteste que les documents concernés ont bel et bien été éliminés, conformément aux prestations du tiers-archiveur. Vous en disposerez à chaque destruction des documents (selon la date à laquelle ils sont éliminés). Ce certificat officiel de destruction d’archives comporte plusieurs informations. Vous y trouverez ainsi les documents traités et le volume qu’ils représentent, la date de la destruction et bien sûr nos coordonnées.

Que dit la loi ?

Au même titre que la conservation d’archives, leur destruction fait aussi l’objet de certaines obligations.  L’article 226-22-1 du code Pénal précise ainsi que «Le fait, par toute personne qui a recueilli, à l’occasion de leur enregistrement, de leur classement, de leur transmission ou d’une autre forme de traitement, des données à caractère personnel dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la considération de l’intéressé ou à l’intimité de sa vie privée, de porter, sans autorisation de l’intéressé, ces données à la connaissance d’un tiers qui n’a pas qualité pour les recevoir est puni de cinq ans d’emprisonnement et de 300 000 Euros d’amende. »
La Protection du Potentiel Scientifique et Technique de la Nation vise quant à elle à assurer que lieux et informations scientifiques soient parfaitement protégés (ex : dans les laboratoires de recherche).

Enfin, une loi s’applique également pour les collectivités territoriales. Il s’agit de l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 précisant l’ensemble de ces obligations.

Ainsi, la loi impose de procéder à la destruction des archives une fois le délai de conservation échu et si les documents ne présentent plus d’intérêt fonctionnel pour leur structure.

Rate this page