Tout professionnel émet et produit quotidiennement des documents à archiver. On trouve parmi ceux-là les factures envoyées par ses fournisseurs. Mais qu’en est-il de l’archivage de ces factures fournisseurs ?
Que désignent-elles, concrètement ? Quels éléments doivent-elles comporter ? Quelle réglementation pour leur bon archivage ?
Comment bien procéder en interne comme en externe, à l’aide d’un prestataire ?
Des réponses à vos projets d'archivage
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Avant de parler archivage des factures fournisseurs, il convient de bien rappeler ce dont il s’agit et les informations qu’elles comportent.
Document émis au format physique ou électronique, la facture fournisseur est envoyée à votre société devant régler l’achat de biens ou services à un tiers.
Avec la transition numérique, de nombreuses factures sont directement envoyées notamment par mail. D’autres professionnels font le choix du format papier.
Il vous est alors possible d’opter pour la dématérialisation des factures (ex : numérisation) ou de les garder au format exclusivement physique.
Dans tous les cas, la conservation des factures s’avère indispensable pour votre comptabilité. Cette pièce contribue en effet à bien répertorier les différentes opérations commerciales de votre société. Bien gérer la réception et l’archivage des factures fournisseurs s’inscrit ainsi dans une bonne gestion globale de vos affaires comptables et commerciales.
La facture fournisseur doit comporter certaines mentions obligatoires. On y trouve ainsi systématiquement le numéro de facture, sa date d’émission, les coordonnées de l’émetteur et du destinataire (dénomination, adresse, SIRET, SIREN), le taux de TVA, les montants HT et TTC… La nature et quantité des biens ou services y est également indiquée ainsi que la date d’échéance du paiement et les pénalités en cas de retard.
Le fournisseur est également libre d’ajouter toute mention utile à sa facture.
Les réglementations sur les factures ne concernent pas que ces éléments obligatoires. On trouve aussi en matière d’archivage des factures fournisseurs plusieurs règles à respecter. Quelles sont-elles ?
Au même titre que d’autres documents, les factures fournisseurs sont, légalement parlant, à conserver durant un temps minimal. Rappelons que les obligations légales d’archivage varient selon la nature des documents.
La loi prévoit une durée de conservation des factures de minimum 10 ans. Un délai imposé par le Code du Commerce. Par ailleurs, l’archivage des factures fournisseurs implique de conserver les originaux et non des copies.
Là encore, cette obligation légale d’archivage est spécifique selon les documents concernés. Certains pourront en effet se garder sous forme de copies, mais ça n’est pas le cas des factures fournisseurs.
Ne pas respecter les réglementations sur les factures (délais et originaux) expose votre entreprise à plusieurs risques. Les sanctions pour non-conformité représentent un risque économique pour votre société.
En effet, ne pas archiver les factures fournisseurs durant le délai minimal vous expose à un rejet de déduction des charges. Il en va de même si les factures ne sont pas correctement archivées (ex : si elles deviennent illisibles en raison d’un stockage dans un mauvais local d’archives).
Un autre risque se pose : en cas de litige avec un fournisseur. Pouvoir présenter une facture en cas de désaccord vous évite de lourdes démarches juridiques et permet d’apporter les preuves nécessaires (ex : sur le montant d’un paiement).
Certains fournisseurs vous enverront des factures électroniques, d’autres des factures au format papier. Comment bien gérer l’archivage de ces factures fournisseurs selon le support concerné ?
Dans le cadre de la transition numérique, votre entreprise gère très certainement de nombreux documents informatisés. Les fournisseurs vous transmettent certainement leurs factures par mail. Le format électronique nécessite une extrême vigilance. Risques de bugs, d’obsolescence, de hacking… Sécurité et archivage numérique sont étroitement corrélés.
Ainsi, prévoyez tout le nécessaire en matière de cybersécurité. Il faudra également former vos collaborateurs aux bonnes pratiques en la matière (pour éviter de tomber dans un piège de phishing par exemple, ou de supprimer une facture par erreur).
Au fil de la croissance de votre entreprise, il vous faudra prévoir une salle spécifique pour vos serveurs informatiques. Celle-ci devra répondre à plusieurs obligations pour assurer la sécurité de vos données (face aux risques d’infraction, à la surchauffe, à l’humidité, etc.)
L’archivage des factures fournisseurs papier implique lui aussi une vigilance accrue. En termes organisationnels, prévoyez un lieu dédié à l’entreposage des archives, et idéalement un service d’archivage si votre société est amenée à traiter de nombreux documents. Ce lieu, appelé local d’archives, devra répondre à plusieurs normes liées à l’obligation légale d’archivage.
Dans les deux cas, il conviendra de vous doter d’un bon logiciel de gestion de factures. Celui-ci vous permettra de savoir quand procéder à l’archivage des factures fournisseurs, et jusqu’à quelle date.
Face aux obligations et à la sécurité nécessaire pour l’archivage numérique comme physique, faire appel à un prestataire se révèle plus intéressant que d’internaliser l’archivage.
Vous gagnez du temps, évitez de nombreux risques et pouvez davantage vous concentrer sur votre secteur d’activité ! Quels points prendre en compte pour bien choisir son entreprise de stockage d’archives ?
Un prestataire disposant de nombreuses années d’expérience a déjà fait ses preuves dans le domaine. Aussi, choisir une société exerçant depuis des dizaines d’années est un premier gage de qualité.
Un critère à corréler avec la réputation du prestataire. Pour ce faire, rien de tel que des avis clients sur le web ou du bouche-à-oreille pour savoir à qui s’adresser !
En choisissant un prestataire aux installations fiables, vous évitez de nombreux risques comme des sanctions pour non-conformité de l’archivage. Vérifiez donc avec le prestataire que ce dernier dispose de locaux dédiés aux archives, répondant aux normes en vigueur et parfaitement sécurisés (ex : vidéosurveillance, dispositifs anti-incendie etc.).
La sécurité pour de l’archivage numérique dépendra quant à elle du déploiement de dispositifs comme du cryptage de données, des coffres-forts numériques, des sauvegardes régulières, etc.
Enfin, il existe plusieurs normes d’archivage à respecter.
Privilégiez ainsi les prestataires certifiés, à l’instar de SGA, afin de vous assurer de la conformité de leurs services d’archivage (de la collecte à la destruction en passant par la conservation des documents).
SGA est en effet certifiée NF Z40-350 et ISO 9001 : 2015. Deux gages supplémentaires vous assurant la qualité des prestations et la fiabilité de nos différentes offres.
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