Toute société produit, dans le cadre de ses activités, de nombreux documents. Au bout d’une certaine durée, contrats, factures, fiches du personnel ou comptes-rendus doivent être archivés. Le service archivage de l’entreprise entre alors en jeu. En quoi consiste-t-il ? Quels sont les différents types d’archivage et qui s’en occupe ?
Ce service se charge de récupérer, stocker et communiquer l’ensemble des documents archivés ou à archiver. Pour ce faire, il procède à un tri avant le stockage et s’assure de conserver les documents durant la durée minimale prévue par la loi. Une fois ce délai échu, si l’archive n’est plus nécessaire, le service archivage s’occupe de la détruire.
Pour une efficacité optimale de ce service, l’entreprise a tout intérêt à déployer une solution d’archivage adaptée (via des outils spécifiques par exemple).
Un archivage efficace permet de garantir la bonne conservation des documents, le respect de la réglementation en vigueur et une facilité d’accès aux documents archivés. L’entreprise peut bénéficier d’un conseil archivage afin de mettre en place les méthodes les plus adéquates en la matière.
Le terme d’archive désigne en réalité trois types de documents.
Premièrement, on trouve les archives dites « courantes ». Il s’agit des documents traitant des affaires en cours et amenés à être consultés. Appelées aussi archives « vivantes », elles doivent donc être accessibles rapidement et facilement.
Deuxièmement, nous avons les archives « semi-vivantes », moins susceptibles d’être consultées. Elles ont généralement pour rôle de servir de preuves ou de références. Là encore, le service archivage de l’entreprise veillera à ce qu’elles soient rapidement accessibles, en cas de nécessité de consultation. Elles sont à conserver durant une durée minimale légalement imposée. Certaines font ainsi l’objet d’un archivage longue durée.
Une fois la durée minimale passée, ces archives pourront être détruites.
Enfin, les archives définitives ou historiques ont vocation à être conservées sans limitation de durée. Cela s’explique par leur caractère historique ou leur valeur patrimoniale. Ces archives sont parfois utilisées à des fins de recherche ou de preuves juridiques. Elles restent peu fréquentes, mais le service archivage devra tout mettre en œuvre pour veiller à leur bonne conservation sans date de fin.
L’existence et le recours à un service d’archivage dans votre structure répond à plusieurs grands enjeux.
Tout d’abord, bien préserver les archives au sein d’un service dédié, c’est s’assurer de respecter la loi en la matière. En effet, plusieurs textes légaux (Code des impôts, commerce, Code civil, Code de commerce…) vous imposent de garder de nombreux documents. On pense par exemple à la conservation des contrats commerciaux, des factures, des documents liés au personnel…
La complexité de la gestion des archives, et donc du service archivage de votre entreprise, est de bien se conformer à chaque durée relative à chaque document. Qui plus est, la conformité légale concerne également le format des archives ainsi que le respect de la réglementation des locaux où elles sont entreposées.
La méconnaissance et donc le non-respect de ces lois peut entraîner des sanctions variées et lourdes : amendes conséquentes, interdiction d’exercice voire peines carcérales pour les dirigeants de votre entreprise.
Un bon service archivage en entreprise vous assure aussi une protection en cas de litige. En effet, l’accès facile et rapide à une ou des informations permet d’accéder aux preuves nécessaires.
De quoi éviter à votre entreprise des sanctions ou simplement des démarches juridiques synonymes de temps, de coût et d’énergie.
Un système d’archivage bien structuré la protègera donc en cas de problème avec un tiers, qu’il s’agisse d’un client, fournisseur, collaborateur, partenaire commercial ou autre.
Un archivage ordonné contribue également à sécuriser les informations que comportent les documents. En disposant des équipements et dispositifs adaptés, le service archivage de votre entreprise garantit ainsi que les informations ne risquent pas de fuiter, d’être détruites prématurément ou de subir des altérations en raisons d’un sinistre (ex : incendie).
Les données des archives peuvent comporter des informations extrêmement confidentielles et stratégiques. Sans oublier les documents comportant des éléments sensibles, comme ceux liés à la santé.
Voir aussi : comment se passe l’archivage du dossier médical ?
Autre enjeu-clé d’un bon service archivage en entreprise : celui du coût. Ce dernier est certes lié à la question de la productivité précédemment évoquée, mais pas seulement.
Un archivage de qualité permet de réaliser de précieuses économies et d’éviter des coûts inutiles pour plusieurs raisons.
En disposant des bonnes infrastructures, des outils et des équipements adéquats, votre structure limite les coûts liés au stockage et à la bonne conservation des archives.
De manière globale, votre structure passe moins de temps à chercher l’information qu’à l’utiliser pour pouvoir en faire bon usage et mener à bien ses activités.
Enfin, certains domaines ou certains documents exigent de conserver une archive sans limitation de durée.
Grâce à un bon service archivage en entreprise, vous aidez à en préserver le patrimoine. Les documents à conserver indéfiniment sont conservés dans les conditions idéales tout en restant accessibles.
Un enjeu qui s’applique aussi aux documents qui finissent par faire l’objet d’une destruction d’archives, mais après plusieurs décennies.
La mise à disposition de locaux et équipements adéquats dépend directement de la durée de conservation des archives. Cette durée n’est pas universelle.
Elle varie selon la nature exacte du document. On trouvera ainsi des documents à conserver seulement quelques années (ex : bulletins de paie) tandis que d’autres le seront sur du long terme (10 ans minimum).
La connaissance parfaite de chaque durée de conservation exige des compétences pointues et constamment à jour.
Aussi, il s’avère souvent plus intéressant de décharger son archivage à un prestataire expert. Cependant, libre à vous de le confier à un service archivage en entreprise dédié si celui-ci existe déjà dans votre structure.
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Voir aussi : les différentes durées de conservation par document
Outre les différents types d’archivage, on trouve deux grands supports pour les documents archivés : numérique et physique. Chacun dispose d’avantages et d’inconvénients, quels sont-ils ?
Certains documents sont produits informatiquement, comme une facture créée par un logiciel et transmise par mail. D’autres font l’objet d’une numérisation. Contrairement à une gestion des archives physiques, les numériques sont stockées sur des serveurs ou autres supports digitaux et permettent donc un gain d’espace.
Couplées à un logiciel adapté, ces archives sont également rapides à retrouver à l’aide d’une recherche, et accessibles partout et à tout moment.
En revanche, le format digital dispose d’un gros inconvénient : le risque inhérent à la cybersécurité. Dans un monde où les attaques informatiques sont de plus en plus fréquentes et de plus en plus élaborées, un archivage électronique implique une sécurité maximale sur le plan numérique.
Or, toutes les structures ne disposent pas d’un service archivage formé à cette cybersécurité, ni des outils pour la garantir.
En outre, la conservation annuelle d’une archive numérique représente un coût moyen de 0,5 ct d’euros contre seulement 0,00013 pour un document papier.
Enfin, il faut que l’archive numérisée réponse à plusieurs critères pour pouvoir faire office de preuve.
Longtemps le seul format pour les documents, l’archivage papier en entreprise reste encore d’actualité malgré l’essor du numérique. Il permet par exemple d’assurer la valeur probante des documents, un élément pouvant poser problème au format numérique.
Son coût et son impact environnemental sont également moindres, un document pouvant être imprimé de manière éco-responsable. Si ce format nécessite des infrastructures physiques dédiées, le risque de vol ou de dégradation reste moindre puisque les archives ne sont pas accessibles à distance.
Enfin, un service archivage compétent garantira la facilité d’accès aux documents en cas de besoin : la question de l’accès n’est donc pas un réel inconvénient du format papier.
Toute structure peut disposer d’un service en interne, chargé d’administrer l’ensemble de l’archivage. Internaliser cette activité nécessite cependant de bien organiser son archivage, c’est-à-dire disposer des compétences, des outils, des effectifs et des infrastructures dans l’entreprise. Il est également crucial de sécuriser systèmes informatiques et locaux d’archives pour assurer une bonne conservation des documents.
Enfin, il est également possible de confier toutes les opérations d’archivage à un professionnel externe. Cette solution est certainement la plus avantageuse : elle assure un archivage organisé et sécurisé, le respect des délais en vigueur et vous permet de vous décharger de nombreuses tâches chronophages. Un expert prendra en charge tous types de documents : dossiers administratifs, médicaux, documents commerciaux, immobiliers…
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Libre à vous de mandater un prestataire pour un archivage papier, informatique, ou les deux.
Voir aussi : pourquoi faire appel à une entreprise de stockage d’archives ?
