Le monde de l’archivage englobe un certain nombre de termes spécifiques. On trouve parmi ceux-là le fonds d’archives. Mais de quoi s’agit-il, concrètement ? Quel en est son usage, et comment le différencier de la collection d’archives ? Comment bien l’organiser au sein de votre structure ? Quelles en sont les modalités de consultation une fois celui-ci effectué ?
Il s’agit de l’ensemble des documents produits par une structure (entreprise, organisme public etc.)
Deux grandes caractéristiques définissent un fonds d’archive. Premièrement, les documents sont d’origine commune. Deuxièmement, chacun d’entre eux fait l’objet d’un classement puis d’un archivage rigoureux.
Cette dernière étape, chronophage, peut d’ailleurs être confiée à un expert en la matière afin de veiller à la bonne organisation documentaire de votre structure ainsi qu’aux respects des lois et normes d’archivage en vigueur.
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La collection d’archives va, quant à elle, se baser sur un choix spécifique de documents. Ceux-ci se verront retirés d’une collection d’archives pour, par exemple, des raisons chronologiques. À contrario, le fonds d’archives conserve les documents même si leur contenu n’est plus mis à jour.
Les archives d’une entreprise (contrats, procès-verbaux, factures, courriers, dossiers RH, etc.) peuvent servir de preuves légales en cas de litige, de contrôle administratif ou fiscal.
Elles permettent de justifier des décisions, de défendre des intérêts, ou de prouver la bonne exécution d’un contrat.
Sans archives fiables et bien conservées, une entreprise s’expose à des risques juridiques accrus.
De nombreuses réglementations imposent des durées légales de conservation pour certains documents (comptables, sociaux, fiscaux, médicaux, etc.). Une bonne gestion des fonds d’archives permet de se conformer à ces obligations et d’éviter des sanctions en cas de contrôle. La maîtrise de l’archivage est donc un levier de conformité et de sécurité administrative.
Les archives permettent de préserver la mémoire de l’entreprise : décisions stratégiques, projets passés, évolutions organisationnelles, partenariats…
Elles facilitent aussi la continuité des activités en cas de départ d’un collaborateur, de transmission d’entreprise ou de reprise après un incident. C’est une ressource précieuse pour documenter les savoirs, les méthodes et les évolutions internes.
Bien gérées, les archives peuvent être exploitées pour analyser les tendances, comprendre les erreurs passées, réutiliser des études ou dossiers similaires. Elles soutiennent les fonctions de pilotage stratégique, commerciale ou financière. L’archivage est aussi un outil d’intelligence économique, à ne pas négliger.
Dans certains secteurs (industrie, artisanat, communication, architecture…), les archives peuvent aussi avoir une valeur historique, patrimoniale ou même marketing.
Elles peuvent être utilisées pour retracer l’histoire d’un produit, valoriser un savoir-faire, alimenter la communication ou renforcer une marque. Ce patrimoine documentaire peut devenir un levier d’image et de différenciation.
Dans tous les cas, il vous faudra disposer d’un local d’archives adapté, d’outils adéquats et du personnel formé à la gestion documentaire pour une bonne conservation de vos fonds d’archives. Si vous souhaitez externaliser l’ensemble de ces activités, vous pourrez solliciter un tiers archiveur gérant vos archives de A à Z.
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On distingue non pas un type de fonds d’archives mais plusieurs. Tout d’abord, les fonds dits publics qui appartiennent à des organismes de droit public. Ensuite, les fonds privés spécifiques aux structures privées comme les entreprises.
Enfin, les fonds associés, non institutionnels mais étroitement corrélés à des organismes administratifs (ex : municipalités, établissements scolaires).
Ce fond documentaire implique une extrême rigueur pour être bien organisé. Il est ainsi important de commencer par procéder à l’évaluation des documents. Quelle en est la pertinence ? Est-il nécessaire de le conserver ? Cette première étape permet d’éliminer les doublons ou documents que votre structure n’a pas besoin d’archiver.
Vient ensuite l’étape du tri des documents à garder qui peut se faire par exemple par catégorie.
Les documents du fonds d’archives sont ensuite indexés. Pour ce faire, il convient de mettre en place des règles précises intégrant des métadonnées aux documents. Un élément clé d’une bonne gestion des archives pour pouvoir les retrouver en toute simplicité quand nécessaire.
Le classement vient ensuite compléter le tri à l’aide, par exemple, d’un plan de classement dédié.
Une fois ceci fait, place à la bonne conservation des documents, qu’ils soient au format physique ou numérique. Un local pour stocker le fonds d’archives, ou un logiciel spécifique et des serveurs informatiques, sont spécifiquement prévus à cet effet. Cette bonne conservation doit permettre de garantir l’intégrité des documents ainsi que leur accessibilité. D’où l’importance d’un bon tri et d’un bon classement au préalable !
Enfin, il convient de mettre à jour régulièrement le fonds d’archives. Par exemple, une fois la durée de conservation obligatoire échue, vous pourrez procéder à la destruction des documents concernés.
Une gestion rigoureuse des archives est un levier d’efficacité, de sécurité juridique et de pérennité pour toute entreprise. Cela repose sur des méthodes éprouvées de classement, de conservation, ainsi que sur des principes archivistiques essentiels à respecter.
Pour être exploitables, les archives doivent être organisées de façon cohérente, en respectant une arborescence claire, souvent par :
Chaque document est associé à une fiche descriptive (métadonnées), facilitant sa recherche et son suivi dans le temps.
Pour une conservation physique réussi, il faut :
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Une politique d’archivage efficace prévoit également des plages de destruction des documents selon leur durée légale de conservation.
Chaque document doit être conservé dans le contexte de son origine, c’est-à-dire dans le fonds du service ou de la personne qui l’a produit. Cela évite les reconstitutions artificielles et permet de conserver la logique de production des documents.
Exemple : ne pas mélanger les contrats RH avec ceux du service commercial, même s’ils concernent les mêmes clients.
Il est essentiel de ne pas altérer l’ordre ou le contenu des documents archivés. Tout ajout, suppression ou réorganisation doit être tracé et justifié. L’intégrité garantit la valeur juridique, historique et probatoire de l’archive. Ce principe s’applique autant aux archives papier qu’aux fichiers numériques (pas de modification de versions sans journalisation).
Dans le cas d’un organisme public, les archives sont consultables par quiconque. Ce fait résulte du droit constitutionnel. Cependant, la loi encadre cet accès et ses modalités. Vous pourrez retrouver ici le détail de l’accessibilité aux fonds d’archives publiques.
Les fonds d’archives privés font l’objet d’une réglementation spécifique en matière de communicabilité. Tout dépend des dispositions contractuelles préalablement définies par l’organisme privé. Celles-ci varient par exemple s’il est question de droits d’auteur ou de données liées au RGPD.
On pensera par exemple aux archives de dossiers médicaux post-décès dont l’accessibilité n’est disponible que sous des conditions bien spécifiques.
Enfin, avec l’essor du numérique, se pose indéniablement la question de la numérisation des archives. Leur mise en ligne se doit de respecter la non-diffusion de données à caractère personnel (comme évoqué ci-dessus via le RGPD).
Il est également important de tenir compte du droit à l’image (conformément à l’article 9 du Code civil). Enfin, dans le cas de fonds d’archives à des fins de recherche, on estime qu’un délai de 50 ans est à respecter pour diffusion.
Cependant, là encore, la mise en ligne publique est à étudier au cas par cas, ce délai étant à titre indicatif et non juridique.
Finalement, la gestion des fonds d’archives en entreprise ne se résume pas à un simple stockage : c’est une organisation structurée et réfléchie de l’information. En combinant des méthodes adaptées et des principes archivistiques rigoureux, une entreprise sécurise son patrimoine documentaire, facilite l’accès à l’information et garantit la conformité aux obligations réglementaires.
