Gestion des archives

En tant qu'entreprise ou administration publique, vous êtes responsable de la bonne gestion des archives pour répondre aux enjeux économiques de votre structure. Il est donc capital de mettre en place un plan d'archivage afin de faciliter la consultation fréquente des documents utiles au suivi des affaires ou de l’exercice en cours. La mise en place d'une gestion d’archives, appelée aussi le Records Management (voir la définition), demande une parfaite maîtrise des différentes phases la composant. Cette procédure peut devenir rapidement complexe et fastidieuse si vous ne possédez pas les ressources techniques et humaines. Ainsi, vous devez faire appel à une société spécialisée dans la gestion de vos précieux documents. SGA vous apporte toute son expertise, son conseil en archivage et son analyse approfondie afin d’optimiser la gestion des archives. Forte d'une expérience de plus de 40 ans, notre entreprise familiale et indépendante gère les archives de plus de 3 200 clients, dont 40% des entreprises du CAC 40.

Pourquoi l'archivage des documents est essentiel ?

La gestion des documents ne peut plus se résumer à de simples dossiers sur un disque dur. L’archivage est devenu une fonction stratégique, à la croisée des enjeux juridiques, opérationnels et économiques. Voici pourquoi il est indispensable de mettre en place une politique d’archivage efficace :

• Respect des obligations légales : l’archivage permet de conserver les documents pendant les durées exigées par la loi. Cela protège l’entreprise en cas de contrôle fiscal, litige ou audit. Ne pas archiver peut entraîner des sanctions,
• Preuve en cas de litige : un bon système d’archivage garantit que les documents conservent leur valeur juridique. Cela permet de prouver un accord, une transaction ou un droit si besoin
• Gain de temps et d'efficacité : les documents bien archivés sont faciles à retrouver. Cela évite les pertes de temps à chercher des fichiers dans des dossiers mal organisés. La productivité s’en trouve améliorée,
• Sécurité des données : l’archivage sécurisé protège vos documents contre les risques de perte, de vol, de sinistre ou de corruption. Les accès peuvent être contrôlés, les fichiers sauvegardés,
• Continuité d’activité : en cas de départ d’un collaborateur, de panne ou de crise, les documents archivés permettent de poursuivre l’activité sans rupture. On garde une trace fiable de ce qui a été fait,
• Mémoire de l’organisation : l’archivage constitue le patrimoine documentaire de l’entreprise. Il permet de retracer son histoire, ses décisions, ses évolutions. Utile aussi bien en interne que pour les partenaires ou clients.

Comment développer les performances de l’entreprise par la gestion des archives ?

Une bonne gestion documentaire améliore la fluidité des processus internes. Chaque service, juridique, RH, comptabilité, direction, gagne en efficacité.
Par exemple, des archives bien structurées permettent de :

• Accélérer les démarches administratives,

• Sécuriser les échanges contractuels,

• Réduire les doublons et les erreurs,

• Préserver la mémoire organisationnelle pour éviter les pertes de savoir.

En gérant mieux ses archives, l’entreprise renforce sa réactivité, sa conformité et sa capacité à innover.

La gestion des archives : une démarche méthodique et contrôlée par SGA

Fondée en 1973, SGA est la plus ancienne entreprise familiale indépendante dans le domaine de l’archivage en France, aujourd’hui reconnue comme l’un des leaders du secteur. Nous desservons plus de 3 200 clients, dont près de 40 % des entreprises du CAC 40. La gestion des archives au sein des bureaux par nos soins vous permettra une organisation optimale de vos fonds d’archives courantes (ou vivantes) :

• En amont : conseil, tri, tableaux de gestion,
• Inventaire exhaustif des fonds,
• Installation de progiciels et interface web pour une gestion électronique,
• Établissement d’un plan de classement précis (alphabétique, numérique ou thématique) en accord avec,
• vos services pour une organisation logique de vos dossiers reconductibles chaque année ou modifiables suivant l’évolution de vos services,
• Mise en conteneurs avec référencement codifié,
• Livraison des documents sous 2 à 24 heures (selon faisabilité),
• Aide à la gestion de la destruction d'archives.

La sécurité et la confidentialité de la gestion d’archives

La confidentialité et la sécurité sont des piliers fondamentaux dans la gestion d’archives. Ces exigences ne sont pas simplement des engagements éthiques, mais des obligations légales strictes que nous intégrons à chaque étape de notre mission. En tant que prestataire spécialisé, nous traitons quotidiennement des documents sensibles, confidentiels ou stratégiques. La confiance accordée par nos clients repose sur notre capacité à garantir une protection absolue de l’information.

Conformément à la loi n°79-18 du 3 janvier 1979, qui encadre la collecte, la conservation et l’accessibilité des archives publiques, tout notre personnel est tenu au secret professionnel absolu. Cela signifie qu’aucune information contenue dans les documents traités ne peut être divulguée ou utilisée à des fins personnelles, commerciales ou extérieures à la mission.

Nos processus internes sont rigoureusement encadrés :

• Formation du personnel à la confidentialité et à la cybersécurité,

• Traçabilité des accès aux documents,

• Contrôle d’identité à l’entrée des zones sécurisées,

• Systèmes de surveillance physique et informatique,

• Chiffrement des supports numériques.

Par ailleurs, nous nous engageons à ne conserver aucun duplicata, tirage papier ou copie numérique des documents confiés, une fois le traitement achevé, sauf demande expresse du client. Si une sauvegarde est requise, elle peut être stockée sous forme de double copie sur CD-Rom, hébergée dans nos locaux protégés par des mesures de sécurité physique et environnementale (contrôle d’accès, vidéosurveillance, protection incendie, etc.).

Cette approche garantit que les données sensibles restent inviolables, confidentielles et accessibles uniquement aux personnes autorisées, dans le strict respect des normes réglementaires et contractuelles. Elle reflète notre vision du métier : une gestion des archives où conformité, confiance et responsabilité sont indissociables.

Profitez d’une équipe qualifiée pour la gestion des archives

La gestion documentaire ne peut être laissée au hasard : elle exige précision, rigueur et savoir-faire. C’est pourquoi nous confions chaque mission à une équipe dédiée, expérimentée et hautement qualifiée, placée sous la responsabilité directe de notre responsable informatique et de votre Chef de Projet attitré. Cette double supervision garantit un suivi personnalisé et une coordination optimale tout au long du processus.

Nos opératrices spécialisées en gestion des archives interviennent depuis de nombreuses années sur des missions sur mesure, qu’elles soient réalisées dans nos locaux sécurisés ou directement sur site chez nos clients, en fonction des besoins spécifiques. Leur expertise couvre l’ensemble du cycle de vie documentaire : réception, inventaire, indexation, numérisation, stockage, restitution ou destruction.

Un point fondamental de notre engagement : le traitement des documents est intégralement effectué sur le territoire français. En aucun cas vos archives ne sont externalisées à l’étranger, ce qui garantit une maîtrise totale des flux d’information et une stricte conformité aux réglementations françaises et européennes, notamment en matière de protection des données sensibles (RGPD).

De plus, nous assurons que les documents originaux ne sont jamais confiés à des personnes extérieures à notre entreprise : ni à du personnel intérimaire, ni à des sous-traitants, transporteurs ou sociétés de messagerie. Toutes les manipulations sont réalisées exclusivement par notre personnel interne habilité, dans le respect des protocoles de confidentialité les plus stricts.

Ce niveau d’exigence reflète notre vision du métier : fournir à nos clients un service de gestion d’archives qui conjugue confiance, expertise humaine et sécurité maximale.