Nous surveillons en permanence notre qualité de service et nous désirons connaître votre niveau de satisfaction sur les prestations que nous vous proposons.
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Externalisation des archives

Pour un partenariat solide et durable

L’externalisation des archives s’inscrit dans un cadre légal et réglementaire très précis et bien spécifique aux archives publiques. A ce titre, les articles L212-4 et R212-19 à 31 du Code du Patrimoine stipulent qu’il est uniquement possible d’externaliser les archives publiques courantes et intermédiaires, et non celles devenues définitives.

L’ensemble de ces textes juridiques indiquent que tous types d’archives peuvent être confiés à un prestataire et que l’externalisation des archives se découpe en deux phases. Il convient de formuler en premier lieu une déclaration préalable de dépôt d’archives courantes et intermédiaires, adressée au directeur des archives départementales.

Dans un second temps, on établit un contrat de dépôt entre le déposant et le prestataire, dans le cadre d’un marché public. Pour établir ce contrat, on prendra pour référence l’article R212-22 du Code du Patrimoine précédemment cité. Après avoir observé un délai d’un mois, durant lequel le directeur des archives départementales peut exprimer ses potentielles observations, le contrat pourra être signé.

Les avantages de l’externalisation des archives

Plus concrètement, on reconnaît à l’externalisation des archives et à leur prise en charge par un prestataire un certain nombre d’avantages. Car, si les structures ont tendance à vouloir garder à proximité tous ces documents, confier ses archives à un tiers habilité, pérenne et fiable est en réalité essentiel.

Parmi les avantages d'externaliser les archives, on constate :

  • un gain d’espace, les salles dédiées à la conservation des archives pouvant être utilisées différemment,
  • un gain de temps dans la gestion des archives,
  • la possibilité d’allouer des ressources en interne à d’autres activités plus stratégiques,
  • une limitation des investissements et le repositionnement de vos personnels sur d’autres activités, plus proches de vos objectifs de performance.

Confier l'externalisation des archives à un professionnel vous garantit en sus une grande sécurité, en cas de sinistres notamment. C’est également une opportunité de placer vos documents chez un expert qui tient un rôle de conseiller et de garantir un contrôle strict des accès comme de la traçabilité. Il va sans dire que les informations contenues dans ces archives resteront confidentielles, et que vous pourrez montrer patte blanche en cas de contrôle.

Externalisez vos archives et gagnez en rentabilité

Confiez l'externalisation de vos archives au savoir-faire de SGA

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Choisir SGA pour externaliser les archives

La société d’archivage SGA propose aux sociétés et administrations publiques une solution complète pour externaliser les archives depuis près de 50 ans.

Avant toute externalisation des archives, nous nous déplaçons dans vos locaux afin d’établir un diagnostic de vos besoins. Cette visite nous permet, ensemble, de délimiter les champs d’application du transfert, de faire l’inventaire des différents types de documents à gérer et d’identifier leur nombre et enfin d’attirer votre attention sur les éventuelles archives qui auraient dépassé le seuil d’obsolescence.

Grâce à cette première évaluation nous pourrons vous communiquer un délai de prise en charge et établir une charte d’archivage, contenant nos recommandations pour une externalisation des archives efficace Nous vous conseillons aussi sur l’organisation de votre service de gestion des archives, le tri de vos documents et de vos unités d’archives. Une fois les bordereaux de versement rédigés, nous effectuons la mise en cartons.

A l’issue de l’opération (collecte, mise en conteneur et référencement), un bordereau attestant du bon déroulé des opérations vous est remis. Vous avez la possibilité de procéder vous-mêmes à la saisie numérique de l’inventaire de vos archives afin d’en garantir une gestion informatisée. Vous pourrez ainsi directement consulter l’archivage électronique de vos documents via Internet ou un logiciel.

Dans le cas où vous formuleriez une demande de retour d’archives, celles-ci vous sont restituées par le moyen que vous préférez sous 3 à 48 heures en fonction du niveau d’urgence de la requête et de l’implantation géographique du site de stockage concerné.
Enfin, si des archives arrivent au terme de leur durée légale de conservation, il vous suffit d’adresser à notre siège social une demande écrite de destruction des archives. Nos archivistes extraient alors les cartons des cellules de conservation pour les transférer sur un site spécialisé afin qu’ils y soient détruits. Tout au long de l’opération, nous garantissons la confidentialité des dossiers et nous vous remettons à la fin un certificat.

SGA mise sur la sécurité et la conformité pour externaliser les archives

Dans le cadre de l’externalisation des archives, nous mettons tout en œuvre pour garantir à tout instant la confidentialité des archives qui nous sont confiées. La sécurité fait l’objet d’un contrôle strict sur l’ensemble de nos sites de conversation. Dans cette logique, nous répondons aux exigences édictées par la norme NF Z 40-350, établie par l’AFNOR, en termes :

  • de déclaration d’activité ou d’autorisation préfectorale d’exploitation selon le volume,
  • d’équipements de protection incendie, de prévention des intrusions, de lutte contre les nuisibles et de surveillance des conditions atmosphériques,
  • de gestion des résultats des mesures effectuées et de maintenance de ces équipements,
  • de règles de sécurité.

L’entreprise SGA est propriétaire de tous ses sites, soient 20 entrepôts répartis partout en France. Cinq de ces sites sont par ailleurs agréés par le Service Interministériel des Archives de France. Tous sont dédiés exclusivement à l’archivage et sont couverts par notre système d’assurance qualité, doublement certifié ISO 9001 : 2015 et NF Service / NF Z 40-350.
A ce titre, nous garantissons pendant l’externalisation des archives, une confidentialité totale, d’abord hors site mais aussi sur site grâce à notre système de classification

Par ailleurs, l’ensemble des accès aux entrepôts sont eux aussi sécurisés et réservés au personnel de notre société. Nous mettons également un point d’honneur à appliquer et faire respecter un certain nombre de règles informatiques afin de sécuriser les systèmes d’information. Ainsi, tous nos postes informatiques sont verrouillés à l’aide de mots de passe et codifiés individuellement en fonction des habilitations accordées. Sachez que nous dédions une équipe interne au développement et à la maintenance du système.

Enfin, tous nos collaborateurs doivent signer une déclaration sur l’honneur, les tenant ainsi à une confidentialité la plus totale. Nous veillons aussi à internaliser toutes nos pratiques et ne chargeons jamais de tiers sous-traitants d’assurer nos missions de gestion et de garde.