La démocratisation des outils numériques fait qu’aujourd’hui, l’usage du papier tend à se raréfier. On parle même de zéro papier en entreprise pour désigner ce bouleversement. Mais comment définit-on ce phénomène, précisément ? Comment une entreprise peut-elle passer au zéro papier et quels sont les avantages et inconvénients de cette démarche ? Qu’en est-il concernant l’archivage des documents avec le zéro papier ?
Le zéro papier est un terme qui désigne la dématérialisation de l’ensemble des documents papier d’une entreprise. Il s’agit d’un processus de transformation numérique qui vise à supprimer l’utilisation du papier dans les processus métiers d’une société en faveur de la numérisation et de la gestion électronique des documents.
Aussi, une entreprise zéro papier appelée aussi entreprise numérique s’efforce de réduire ou d’éliminer complètement l’utilisation du papier au quotidien. Elle favorise alors l’utilisation de technologies numériques pour la gestion, et le stockage de l’information y compris pour son service d’archivage.
De fait, le format papier y est quasiment voire totalement nul ; tous les documents nécessaires à l’activité de l’entreprise se trouvent au format numérique.
La numérisation, l’usage de logiciels ou la signature électronique permettent à une entreprise de passer à cette politique de zéro papier. Voyons plus en détails ce en quoi consistent ces étapes.
Atteindre l’objectif zéro papier en entreprise requiert le déploiement de plusieurs opérations.
Tout d’abord, cette démarche suppose la mise en place d’un GED (logiciel de gestion électronique des documents) spécialement conçu pour gérer les documents au format numérique. Le GED permet aussi bien de récupérer les informations des documents produits informatiquement que ceux ayant été numérisés. La gestion des documents électroniques est souvent réalisée collaborativement, optimisant le travail en équipe via des flux documentaires plus efficaces.
Seconde étape : la numérisation des documents. Pour passer au zéro papier, il convient de récupérer tous les documents à ce format pour en avoir une version numérique. Les documents devront alors être stockés informatiquement dans des dossiers spécifiques ou au sein d’un logiciel de gestion documentaire. La numérisation facilite l’indexation, la recherche, la gestion et la traçabilité des documents.
La troisième étape du zéro papier en entreprise consiste à adopter la signature électronique. Via celle-ci, il n’est plus nécessaire d’imprimer un document à signer. Ce type de signature s’inscrit ainsi parfaitement dans la politique zéro papier de l’entreprise. Le Code civil (articles 1366 et 1367) reconnaît d’ailleurs la valeur probante de ce type de signature numérique et son horodatage.
Cette démarche de zéro papier se justifie pour différentes raisons :
Cependant, le passage au zéro papier en entreprise présente également différents inconvénients. Bien que très attractif en théorie, il suppose :
Passer au zéro papier en entreprise ne se fait donc pas en quelques jours. Cette démarche suppose un réel bouleversement des usages de l’information, du personnel formé et sensibilisé à la cybersécurité. Les risques inhérents à cette dernière peuvent être dévastateurs pour une entreprise ayant opté pour le zéro papier, d’autant plus avec la multiplication des cyberattaques et de leur format.
Leurs impacts incluent des arrêts ou retards de fonctionnement pour leurs activités : 26 jours en moyenne pour les TPE et 29 pour les PME. Par ailleurs, dans la majeure partie des cas, l’entreprise se retrouve obligée de reconstituer en partie ou en totalité son système d’information (source : francenum.gouv).
Une situation qui paralyse alors la structure et dont les conséquences financières peuvent mener à la faillite des plus fragiles.
La question du 100% numérique se pose aussi en matière d’archivage. Certaines entreprises font le choix de garder un archivage papier, d’autres préfèrent le 100% numérique. Il est également possible d’adopter une solution hybride en mixant les deux formats.
Mais qu’en est-il, concrètement, du zéro papier en entreprise pour archiver les documents ?
Contrairement aux idées reçues, le format matériel, et donc papier, demeure le plus avantageux. S’il suppose des infrastructures physiques adaptées, il est bien plus sécurisant (pas de risques de cyberattaques).
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Qui plus est, une archive au format papier est bien moins polluante qu’une archive numérique. Pourquoi donc ? Tout simplement car un document numérisé et parfois conservé sur une longue durée implique l’usage constant de serveurs informatiques. Or, ceux-ci requièrent constamment de l’énergie pour tourner, mais aussi pour ne pas surchauffer.
À l’heure où la consommation d’énergie est un enjeu crucial tant d’un point de vue économique qu’écologique, l’archivage des documents papiers a donc encore de beaux jours devant lui !
Pour ces raisons, une archive papier est également plus économique qu’un document numérique. Une fois stockée, elle ne consomme que peu d’énergie, comparée à un format digital sur un serveur informatique.
Une politique zéro papier en entreprise n’est donc pas à proscrire, mais n’est pas à adopter à tout prix pour autant. Le plus important reste de trouver un juste équilibre entre documents physiques et solutions numériques. Un équilibre qui concerne la gestion documentaire courante mais aussi l’organisation de l’archivage en entreprise.
