Tout au long de ses activités, une société va traiter de nombreux documents d’ordre administratif réunis en dossier. Une fois celui-ci clos, il convient alors de l’archiver. Mais comment procéder correctement à cet archivage de dossiers administratifs ? Pourquoi faut-il le faire, et durant combien de temps ?
Un dossier se compose de plusieurs documents relatifs à un thème commun. On considère comme documents administratifs ceux produits ou reçus par l’État, par les collectivités territoriales ou autres personnes de droit public. La date, le lieu de conservation ou le format (archive papier ou archive numérique) ne changent en rien cette définition de document administratif.
Concrètement, on trouvera parmi ces documents des comptes rendus, procès-verbaux, circulaires, études, rapports, réponses ministérielles, avis, décisions…
Conformément à la loi 78-753 du 17 juillet 1978, tout citoyen bénéficie d’un droit d’accès aux documents administratifs indépendamment de leur forme ou de leur support. En revanche, seuls les documents achevés font l’objet d’un droit à la communication.
L’archivage de dossiers administratifs doit faire l’objet d’une attention toute particulière et ce, pour plusieurs raisons.
Il répond en effet à trois enjeux majeurs.
Tout d’abord, il s’agit d’une obligation légale. La loi impose en effet différentes durées minimales de conservation des documents selon leur nature. Le non-respect de celle-ci expose votre entreprise à des sanctions notamment d’ordre financier.
En cas de contrôle (ex : par l’administration fiscale) ou de litige avec un tiers, votre structure doit pouvoir présenter les preuves nécessaires.
Un bonne procédure d’archivage de dossier administratif permet de présenter les informations ou documents requis. À l’inverse, ne pas pouvoir les présenter peut se solder en de lourdes sanctions juridiques (ex : interdiction d’exercer, amendes voire peines d’emprisonnement) et de démarches au tribunal.
La seconde raison de bien archiver vos documents administratifs est d’ordre organisationnel. Même après la clôture du dossier, vos collaborateurs pourraient avoir besoin de consulter tel ou tel document. C’est aussi ce en quoi consiste l’archivage : permettre un accès rapide et facile aux pièces nécessaires à tout moment. Une réalité qui rejoint d’ailleurs l’enjeu juridique puisqu’il est important de pouvoir consulter un document spécifique en cas de contrôle par exemple.
Bien gérer ses archives revêt un aspect économique important pour différentes raisons. Comme vu précédemment, la gestion documentaire joue un rôle essentiel dans votre organisation au quotidien. Un archivage de qualité est donc synonyme de gain de temps et d’efficacité et donc, d’une meilleure productivité. Par ailleurs, en vous prémunissant des risques juridiques, vous protégez aussi votre structure des conséquences financières qui en découlent (ex : amendes, dommages et intérêts, frais d’avocat).
Autant de raison qui rendent la procédure d’archivage de dossier administratif cruciale pour votre entreprise ou organisme.
Les documents comportent de nombreuses informations, certaines pouvant être particulièrement sensibles (ex : dossiers médicaux). Aussi, l’archivage fait face à un enjeu de sécurité en matière de données. Il nécessite équipements, infrastructures, outils et compétences veillant à garantir l’intégrité des documents face à des risques comme le vol, la perte ou l’altération des informations. Il en va de l’organisation de votre structure, mais pas seulement.
On pensera, en termes réglementaires, au respect du RGPD qui concerne les données à caractère personnel. Protéger ses informations via un bon archivage de dossier administratif, c’est également protéger votre structure de la concurrence lorsque les documents comportent des informations commerciales.
Cette activité d’archivage des dossiers administratifs peut vite devenir chronophage, en plus de nécessiter une extrême rigueur. Aussi, solliciter une entreprise externe de stockage d’archives s’avèrera intéressant dans biens des cas. Vous confierez alors cette tâche à des experts du domaine, et vos collaborateurs pourront se concentrer sur leur cœur de métier. De plus, vous n’aurez pas à prévoir ni gérer les infrastructures (physiques ou numériques) dédiées à ce stockage.
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Si vous préférez gérer cet archivage en interne, c’est tout à fait possible. Il vous faudra pour ce faire déployer des solutions d’archivage cohérentes avec votre entreprise. Celles-ci vont par exemple dépendre des infrastructures dont vous disposez, du format auquel vous recevez vos documents administratifs…
Ainsi, certaines entreprises décident de passer au 100% numérique. D’autres favorisent exclusivement la solution papier tandis que d’autres optent pour un format mixte. Afin de connaître la solution la plus adéquate pour votre structure, vous pourrez bénéficier de conseils d’archivage d’entreprise auprès d’un professionnel (un tiers archiveur). Cela vous permettra par exemple de définir un plan de classement, mettre en œuvre les méthodes les plus adaptées à votre entreprise et sensibiliser vos équipes à l’importance d’une bonne gestion de ces archives.
La procédure d’archivage des dossiers administratifs se déroule ensuite en quatre grandes étapes.
Cette toute première étape vise à bien connaître les documents faisant l’objet de l’archivage. En connaissant bien le cycle de vie de chaque document, votre structure pourra ainsi déterminer ceux à archiver, ou à quelle date ultérieure.
La phase d’authentification sert quant à elle à s’assurer de la valeur probante des documents.
Une opération cruciale si votre structure compte par exemple numériser ses archives et ne plus garder la version papier du document.
Rappelons en effet que plusieurs pièces doivent être conservées au format original papier…
Place ensuite au stockage effectif des archives (en un lieu sécurisé, que les documents soient au format papier ou numérisés). Votre structure va, pour ce faire, récupérer les documents identifiés comme étant à archiver et les transférer au service d’archivage préalablement défini. Ce dernier se chargera alors d’entreposer correctement les documents dans des boîtes et en un lieu conçus à cet effet.
Il s’agit là de l’étape qui s’étale sur le plus de temps dans la majeure partie des cas. De nombreux documents font en effet l’objet d’un stockage sur plusieurs années voire dizaines d’années. Dans le cas d’un archivage de dossiers administratifs, certains documents se conservent 3 ans, d’autres une dizaine d’années, d’autres plus longtemps encore.
Quelle que soit la durée prévue par la loi, le stockage des archives doit garantir l’accès aux documents tout en en assurant la sécurité, physiquement comme informatiquement.
Votre structure doit donc disposer de tout le nécessaire pour avoir l’espace suffisant et adapté à son volume documentaire. Si tel n’est pas le cas, elle peut tout à fait opter pour une externalisation de ses archives auprès d’un expert comme SGA.
Si l’archivage se fait en interne, votre structure se chargera de gérer les accès aux archives, et le suivi des consultations par les personnes autorisées.
La dernière étape de l’archivage de dossiers administratifs est la suppression ou le classement dit final des documents. Certains doivent être détruits à l’issue de leur délai de conservation, d’autres devront être conservés sans limitation dans le temps.
Il existe plusieurs méthodes pour classer ses futures archives. Libre à vous d’opter pour celle qui convient le mieux à votre structure. Le choix se fera selon le type de documents à archiver, leur volume mais aussi l’organisation déjà en place dans votre entreprise ou organisation.
Cette méthode consiste à trier alphabétiquement les noms des documents, ou le faire par sujet ou mot-clé, voire les trois. Un choix qui a pour gros avantage le gain de temps lors de l’archivage de dossiers administratifs. En revanche, cette méthode exige d’indexer les documents en faisant preuve d’une extrême précision. Choisissez par exemple de ne pas prendre en compte les prénoms mais seulement le patronyme pour les documents liés à une personne physique en particulier.
Cette technique implique préalablement d’attribuer un numéro à chaque document ou chaque dossier. Au même titre qu’une facture, le numéro peut être assigné chronologiquement. Il est alors d’usage de procéder par ordre croissant. Outre un numéro, l’ajout d’un libellé à chaque document classé permet de donner de précision à la simple attribution numérique.
Dernière méthode possible pour la procédure d’archivage de dossiers administratifs : créer des thèmes ou catégories. Une technique qui implique de regrouper les documents et dossiers par thématique commune.
Un procédé plus subjectif mais qui peut, dans certains cas, s’avérer plus logique et plus pratique que de simples numéros. On pourra par exemple décider de regrouper les justificatifs de versement avec les chèques sous une thématique documents bancaires.
La durée minimale d’archivage dépend de la nature du document concerné. Un dossier étant composé de plusieurs documents, il faut donc prêter rigoureusement attention à chacune des durées de conservation prévues par la loi.
Si le dossier administratif comporte par exemple un contrat commercial, ce dernier devra être conservé minimum 5 ans. Certains documents font l’objet d’un délai plus court (ex : 2 ans pour les polices d’assurance et les contrats de garanties). En revanche, d’autres sont à conserver légalement plus longtemps (30 ans pour un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers par exemple).
Les pièces comptables sont, elles, à conserver 10 ans après la clôture de l’exercice (ex : grand livre, pièce justificative type bon de commande, facture…). Pour l’archivage d’un dossier administratif comportant des documents fiscaux, comptez 6 ans de conservation pour ces derniers. Il s’agit par exemple de l’impôt sur le revenu et sur les sociétés, des taxes sur le chiffre d’affaires.
Voir aussi : conservation des documents fiscaux, comment procéder ?
Les documents dits sociaux présentent quant à eux des durées de conservation très variables. Les statuts sont par exemple à conserver 5 ans tandis que les comptes annuels doivent l’être deux fois plus longtemps. Enfin, plusieurs documents sociaux sont à garder durant 3 exercices comptables comme les feuilles de présence et pouvoirs, les rapports du gérant, du conseil d’administration ou des commissaires aux comptes.
Enfin, les pièces relatives au personnel se gardent pour la plupart 5 ans (ex : bulletin de paie, registre unique du personnel, contrats de travail, soldes de tout compte, régimes de retraite, déclarations d’accidents du travail). Seule la comptabilisation des horaires salariaux ne se garde qu’un an. Les documents liés aux charges sociales et au décompte des jours de travail sont à conserver durant 3 ans.
Outre la nature de chaque document et sa durée de conservation, un autre distinguo se fait en gestion documentaire : le format ! On oppose souvent le format physique (le papier dans la majeure partie des cas) et le numérique.
Encore considéré comme le format « classique » de l’archivage, le papier présente de nombreux avantages, même avec la concurrence du numérique. Il se présente d’abord comme plus sécurisé. En effet, impossible de voler les données à distance ou de subir un bug informatique pour des documents au format papier.
Par ailleurs, le coût d’une archive papier est moindre qu’une électronique, de même que son impact environnemental. Pour autant, gérer son archivage de dossiers administratifs au format papier requiert de l’espace physique via des locaux dédiés. Votre structure doit donc prendre en compte la question de l’encombrement si elle souhaite favoriser ce format.
Le gros point fort du numérique est indéniablement l’accessibilité aux archives : à distance, sans restrictions horaires… Une spécificité qui en fait également sa grande faiblesse avec le risque de vol de données (hacking, phishing…). Le numérique permet un gain de place et un accès quasi-instantané. Pour autant, il nécessite parfois de gros investissements pour cette transition numérique.
Sans oublier le coût et la consommation énergétique des serveurs nécessaires à la sécurité des archives puisque ces machines doivent tourner en permanence.
Vous souhaitez des conseils sur le format à choisir pour l’archivage de vos dossiers administratifs ? Ou aller plus loin et confier l’ensemble des opérations d’archivage pour vous en décharger totalement ? SGA est votre partenaire de confiance et dispose de tout le nécessaire pour mener à bien votre gestion documentaire.
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Une fois la durée minimale de conservation échue, vous pouvez procéder à la destruction des dossiers administratifs. Bien sûr, si un dossier revêt un caractère historique ou peut nécessiter consultation après ce délai, il conviendra de le conserver.
Là encore, un tiers archiveur sera en mesure de vous conseiller afin d’anticiper la destruction ou la conservation définitive de vos archives administratives.
