Tout professionnel et tout organisme sont soumis à des obligations légales. On trouve parmi celles-ci, celles concernant les opérations d’archivage. Qu’en est-il, concrètement ? Que qualifie-t-on d’archivage légal ? Quels sont les délais réglementaires à respecter pour conserver les archives ? Quelles bonnes pratiques mettre en place pour veiller à la bonne gestion de cet archivage légal au format papier ?
Quand on parle d’archivage, on parle du fait de conserver et classer des documents (au format physique ou électronique) qui ne sont plus utilisés au quotidien. Le terme archivage légal y ajoute une dimension juridique. Il s’agit d’une procédure veillant à conserver les documents durant une durée légale minimale. Elle doit aussi garantir l’authenticité de ceux-ci. Ainsi, les documents archivés légalement disposent d’une valeur probante en cas de litige ou de contrôle tout en restant accessibles pendant la durée légale en vigueur.
Avec l’essor des outils digitaux, de nombreuses structures passent à l’archivage dématérialisé. Cependant, le format papier n’en est pas abandonné pour autant et demeure très avantageux à bien des égards (voir aussi : bilan carbone papier en entreprise). C’est pourquoi nous allons ici nous focaliser sur l’archivage légal pour les documents au format papier, et non au format numérique.
Il n’existe pas une durée universelle d’archivage pour tous les documents. Celle-ci varie en effet selon la nature du document concerné. Aussi, bien gérer ses archives n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît… et s’avère pourtant obligatoire afin de respecter la loi en vigueur.
Cette dernière s’applique aussi bien pour les documents commerciaux que sociaux, comptables, fiscaux… Des obligations différentes qui peuvent vite devenir trop complexes ou trop chronophages à gérer.
Aussi, solliciter une entreprise de stockage d’archives vous permet de vous affranchir non pas de vos obligations, mais de tout le travail qu’elles représentent. Ce prestataire met en œuvre tout le nécessaire pour l’archivage légal de vos documents, quel qu’en soit le format.
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Voyons ensemble les durées légales concernant ses documents principaux.
En termes comptables tout d’abord, les documents archivés sont à conserver durant 10 ans minimum, conformément à l’article L123-22 du Code de commerce. Sont par exemple concernés les balances, les bilans, comptes de résultats, livres d’inventaires, grands-livres ou livres-journal.
Un délai légal qui débute à la date de clôture de l’exercice social de votre entreprise.
Les autres pièces comptables justificatives types factures, bons de commande ou contrats d’assurance sont soumis aux mêmes obligations. Elles font donc aussi l’objet d’un archivage longue durée.
On qualifie de documents fiscaux les justificatifs du paiement de la TVA, de l’impôt sur le revenu ou sur les sociétés ou de la taxe sur le chiffre d’affaires. Conformément à l’article L102B du livre des procédures fiscales, vous devez conserver ces documents 6 ans minimum.
En revanche, le document sur la taxe foncière fait l’objet d’une obligation moindre. Son archivage légal est d’un an à compter de l’année en cours (conformément à l’article L 173 du livre des procédures fiscales).
Voir aussi : conservation de documents fiscaux, comment procéder ?
On désigne comme documents bancaires les remises de chèques, relevés de comptes, ordres de virement… Le code du commerce prévoit un délai minimum de 5 ans dans la plupart des cas. Relevés de compte et talons de chèques peuvent faire l’objet d’une durée plus longue. C’est le cas s’ils concernent des créances à une prescription supérieure à 5 ans.
L’archivage légal de ce type de documents est plus complexe car les durées sont spécifiques au document concerné. Plusieurs d’entre eux doivent être conservés minimum 5 ans : contrats de travail, lettres de démission ou de licenciement, bulletins de paie… Les déclarations d’accident de travail et ceux venant de l’inspection du travail sont soumis au même délai.
Le registre unique du personnel est lui aussi à conserver 5 ans minimum, à compter de la date du départ du salarié.
D’autres documents sociaux font l’objet d’une conservation plus courte ( 3 ans + l’année en cours) comme ceux liés aux charges sociales ou concernant la taxe sur les salaires. Il en est de même pour ceux justifiant la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait.
Enfin, les documents relatifs au décompte des heures des salariés (horaires, astreintes) ne sont qu’à conserver un an.
En terme d’archivage légal, on classe les contrats en 3 grandes catégories :
Les avis d’échéances, quittances, courriers de résiliation se conservent deux ans. Les contrats d’assurance de votre entreprise doivent être gardés 10 ans car considérés comme des pièces comptables. Ils sont donc soumis aux mêmes obligations que les autres documents comptables.
Enfin, l’archivage légal de dossiers de sinistres corporels est de 10 ans à compter de la fin de l’indemnisation de la victime. Si cette dernière risque de présenter des séquelles au-delà de 10 ans, il est vivement conseillé de conserver ces dossiers plus longtemps.
L’archivage légal de ces documents se décline en deux grandes durées. Votre entreprise doit ainsi conserver durant 3 ans :
Elle devra conserver plus longtemps (5 ans) :
Connaître les durées de conservation légales vous permettra de mieux organiser l’archivage de vos documents et ne pas vous exposer à des risques de sanctions. Mais ces délais ne sont pas les seules obligations. L’archivage papier fait aussi l’objet de normes bien précises à respecter comme la norme ISO 15489 qui implique des procédures spécifiques pour l’archivage.
D’autres normes comme ISO 16245-A et ISO 162456-B précisent les conteneurs conformes pour la conservation des documents papiers. La NF Z 40-014 en spécifie les caractéristiques.
La norme NF Z 40-012 concerne quant à elle les matériaux à employer pour l’archivage légal dans les opérations de conditionnement, transport et diffusion.
Pour respecter ces normes et bien gérer votre archivage légal, il convient de déployer des solutions adaptées et suffisantes. Celles-ci passent par exemple par le fait de dédier un service à ces opérations, disposer de locaux dédiés, procéder régulièrement à un classement… Votre entreprise devra s’équiper des contenants normés et adéquats pour la bonne conservation de ses archives physiques. Le service chargé de l’archivage se chargera par exemple de l’étiquetage des dossiers au moment de les archiver.
Enfin, pour s’assurer de leur conservation optimale, il lui faudra également garantir la sécurité des documents. Le local des archives sera par exemple équipé d’un système anti-incendie, de dispositifs antivols, mais aussi d’appareils veillant à la bonne gestion de la température et de l’humidité.
