En tant qu’entreprise, vous effectuez et recevez des contrats commerciaux auprès de clients et de fournisseurs. Des documents qui se multiplient et s’accumulent au fil du temps, posant alors la question de la conservation des contrats commerciaux.
En quoi est-il important de les garder ? Pendant quelle durée prévoir de le faire ? Que choisir entre des documents au format papier ou au format électronique ? Qu’en est-il de leur devenir une fois leur délai de conservation terminé ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Bien conserver ses documents d’entreprise est essentiel pour plusieurs raisons. Premièrement, assurer la conservation des contrats commerciaux répond à une exigence légale.
Plusieurs textes de lois imposent en effet des conditions quant au stockage des contrats commerciaux dès qu’ils sont émis ou reçus. Des exigences relatives à leur durée de conservation, mais pas seulement. La loi impose également des normes en matière d’archivage ainsi qu’une réglementation spécifique pour les locaux dédiés à accueillir les archives.
En matière de gestion documentaire, on retrouve derrière l’appellation « documents commerciaux » des pièces aussi variées que des accords industriels, commandes fournisseurs… Les contrats représentent donc des documents bien spécifiques à cette catégorie plus globale.
Voir aussi : l’archivage des documents commerciaux en entreprise
La conservation des contrats commerciaux est quant à elle soumise au Code Civil et au Code de Commerce. D’autres documents commerciaux dépendent d’autres textes de lois (ex : code des Impôts).
Le non-respect de ces législations peut se solder par des amendes élevées et même aller plus loin avec une interdiction d’exercer, voire de la prison pour les dirigeants de votre société.
En administrant votre archivage comme il se doit, vous vous protégez ainsi de lourdes répercussions.
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Garder les contrats commerciaux conclus avec les clients et/ou fournisseurs protège votre entreprise en cas de litige.
Bien gérer les archives de ces documents en assure l’accès facile et rapide à tout moment. Votre société peut alors apporter la ou les pièces nécessaires afin de fournir une preuve en cas de désaccord ou de simple demande de vérification (ex : tarif conclu sur le contrat).
Enfin, la conservation des contrats commerciaux contribue également au bon déroulement de l’activité. Accéder à d’anciens contrats aide par exemple à la prise de décisions commerciales.
Ce bon stockage participe, de manière globale, à un gain d’efficacité dans votre entreprise en fluidifiant les échanges d’informations en interne. Moins de temps et d’énergie perdus à trouver la bonne information au bon moment !
Comme indiqué précédemment, garder vos documents doit se faire pour une durée minimale. Dans le cas plus précis des contrats commerciaux, cette durée de conservation s’élève à 5 ans à compter de la fin du contrat.
Dans le cas de gros contrats commerciaux, on note une durée bien supérieure avec un archivage de longue durée pouvant aller jusqu’à 30 ans. Selon le texte de loi concerné, cette durée est de 10 à 30 ans. Cependant, nous vous conseillons de vous baser sur la durée d’archivage la plus longue. Si cette durée de conservation des contrats commerciaux est certes plus contraignante, elle vous protège également des risques évoqués précédemment.
Qu’il s’agisse de contrats « classiques » ou de contrats commerciaux « importants », une même règle s’applique : garder les documents au format original pour toute la durée minimale d’archivage.
Le numérique prend de plus en plus d’importance dans le monde professionnel. Il n’est ainsi pas rare d’avoir des documents directement émis au format électronique (ex : factures dématérialisées).
Dans d’autres cas, les entreprises font le choix de numériser les documents à archiver, notamment pour un gain d’espace physique et une meilleure accessibilité.
Cependant, si ce format électronique présente des avantages indéniables, il demeure encore moins sécurisant que le traditionnel format papier.
Il est en effet bien plus simple de protéger une archive physique via un local adapté que des documents électroniques soumis à davantage de risques : hacking, bug, obsolescence… en plus des risques physiques concernant les serveurs informatiques eux-mêmes !
L’archivage électronique se révèle également plus coûteux et plus polluant en raison justement de ces serveurs informatiques qui nécessitent de fonctionner 24h/24.
La conservation des documents commerciaux reste donc plus intéressante en optant pour le format papier des documents. Vous manquez d’espace ou d’infrastructures pour cet archivage ? Pas d’inquiétude, un tiers archiveur comme SGA possède tout le nécessaire pour vous décharger de cette tâche chronophage.
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La majeure partie des archives fait l’objet d’une destruction une fois la durée de conservation minimale échue. C’est donc le cas des contrats commerciaux, mais pourquoi et comment les détruire ? Éliminer ces documents vous libère de l’espace (physique ou numérique) pour vos futurs contrats, et vous permet d’éviter la fuite d’informations commerciales sensibles.
Il est donc pour ce faire conseillé, là encore, de vous adresser à un professionnel en la matière. Un expert en archivage comme SGA se charge en effet de la destruction des archives concernées grâce à des équipements adaptés.
Nul besoin de vous déplacer, nous nous rendons sur place pour récupérer les documents et procéder à la destruction définitive des contrats commerciaux.
Cette destruction est effectuée par broyage dans un local totalement sécurisé, de manière à ne laisser aucun risque de reconstitution des documents.
Enfin, votre entreprise recevra un document attestant de la bonne traçabilité de la destruction des contrats concernés. De quoi vous assurer du bon déroulement de cette dernière étape de la conservation des contrats commerciaux et poursuivre vos activités en toute sérénité.
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