Toute entreprise utilise quotidiennement, même inconsciemment, plusieurs types de documents administratifs. Emis par des organismes divers et variés, ils sont nécessaires pour de nombreuses raisons. Aussi, il convient de bien conserver ses papiers administratifs, mais comment faire ? Et pendant combien de temps ? Quel format privilégier pour cette conservation ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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La bonne conservation des documents répond à trois grandes problématiques.
Rappelons tout d’abord que toute structure doit, légalement parlant, conserver ses papiers administratifs pendant des durées bien spécifiques. Plusieurs textes de lois précisent ces obligations comme le Code civil, le Code de commerce ou encore le Code des Impôts (liste non exhaustive).
La conservation des documents officiels permet ainsi d’être en accord avec la législation et d’éviter de lourdes sanctions. N’oublions pas non plus l’importance de respecter le règlement général sur la protection des données !
Voir aussi : archivage et RGPD
Bien garder ses documents administratifs, c’est également faciliter la gestion de sa structure au quotidien. Une étape qui s’inscrit dans un ensemble d’opérations concernant l’archivage.
Suite à un tri et un classement efficients, conserver ses papiers administratifs de manière structurée vous permet d’accéder à tout moment à un document ou une information passée mais pouvant être encore nécessaire. Une bonne gestion des archives administratives s’inscrit donc dans le bon fonctionnement quotidien de votre entreprise.
Plusieurs démarches exigent un document spécifique ou, à minima, une information que comporte une archive administrative.
Si votre entreprise compte demander un emprunt par exemple, il lui faudra fournir plusieurs justificatifs. De même, si elle veut répondre à un appel d’offre, plusieurs documents lui seront demandés.
Des personnes physiques comme des anciens collaborateurs peuvent également exiger des documents RH concernant leurs contrats, fiches de paie…
S’assurer de bien conserver ses papiers administratifs s’avère donc indispensable dans de nombreux cas de figure.
La notion-même de papiers administratifs concerne un vaste panel de documents. Or, la durée minimale de conservation de ces papiers dépend en vérité de leur nature exacte.
De quoi complexifier les opérations d’archivage, bien qu’indispensables comme nous l’avons vu précédemment…
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Dans le cadre de votre activité, votre structure émet et reçoit fréquemment des factures ou contrats commerciaux. Ces documents sont qualifiés de courants puisqu’ils font partie du quotidien de votre entreprise ou organisme. Pour autant, ils englobent des archives de différentes natures.
Dans le cas des factures, on estime à 10 ans la durée minimale de conservation (voir aussi :
https://www.sga.fr/duree-conservation-factures-entreprise/). Comptez le même délai pour conserver vos papiers administratifs types documents commerciaux (ex : accords, correspondances…).
Un archivage de moyenne-longue durée qui implique de disposer des outils, infrastructures et compétences adéquats.
Les documents inhérents à la fiscalité comportent par exemple les justificatifs de TVA, les déclarations et avis d’imposition (sur la CFE, la CVAE, l’impôt sur les sociétés ou sur le revenu).
Conserver ses papiers administratifs fiscaux comprend aussi les liasses fiscales, documents de comptabilité (ex : journaux comptables) ainsi que ceux liés aux déclarations sociales.
Comptez 6 à 10 ans minimum de délai obligatoire pour conserver ces documents fiscaux.
Autres types de documents à garder : ceux qui concernent les opérations bancaires. Un archivage qui implique indéniablement la conservation des relevés bancaires, mais pas seulement.
Pensez qu’il faut aussi conserver ses papiers administratifs comme les avis de débit/crédit, les ordres de virement ou encore les remises en banque de chèques.
Leur durée légale de conservation minimale s’élève à 10 voire 11 ans.
Conserver ses papiers administratifs est là encore indispensable, même si la durée varie selon le document précis. Une facture se conserve ainsi généralement 10 ans.
En revanche, des contrats d’acquisitions de biens immobiliers font l’objet d’un archivage sur le long terme. Comptez donc pas moins de 30 ans pour la conservation de ces documents !
Enfin, votre structure (entreprise ou organisme) embauchant du personnel, ne négligez pas la conservation des documents liés à celui-ci. Outre les déclarations fiscales évoquées précédemment, on pensera, dans les documents administratifs, à tous ceux liés à la santé : visites médicales, arrêts maladies, déclarations d’accidents du travail…
Leur durée de conservation s’avère très variable : 5 ans pour les fiches de suivi médical ou les déclarations d’accidents du travail/maladies professionnelles. Un délai plus court de 3 ans est prévu pour les justificatifs d’arrêts de travail (maladie ou congé maternité/paternité).
En revanche, les dossiers médicaux des collaborateurs exposés à des risques spécifiques à leur activité (ex : amiante) doivent être gardés 40 ans après la fin de cette exposition. Une durée que l’on retrouve pour le document unique d’évaluation des risques professionnels.
Enfin, si votre structure est une structure médicale, la question de la conservation des dossiers patients se posera nécessairement. Besoin d’en savoir plus ?
Voir aussi : l’archivage du dossier médical des patients
Au moment d’archiver ses documents administratifs, vous avez le choix entre deux formats : le papier et l’électronique. Malgré l’essor et les avantages du numérique, le papier demeure plus intéressant, et voyons pourquoi.
La loi exige, pour certains documents, une conservation au format original, notamment s’ils comportent des signatures manuscrites. C’est par exemple le cas des actes notariés, statuts de SCI mais aussi des documents comptables et titres de propriété. Par ailleurs, en cas de litige, votre structure devra pouvoir présenter les versions physiques et donc papiers de ces documents.
Les archives au format papier s’avèrent également plus sécurisantes. Si elles nécessitent des locaux adaptés, elles ne sont pas exposées aux risques constants liés au numérique : attaques à distance, mauvaise manipulation informatique, bug ou obsolescence logicielle.
Aucun problème donc de piratage, de suppression ou de corruption. Le choix du papier permet ainsi de conserver ses papiers administratifs de façon plus sécurisée.
Pas besoin de logiciel spécifique ni de connexion Internet pour accéder à vos documents au format physique !
Si votre structure dispose de sa salle d’archives, un simple déplacement suffit. Si elle a confié cette tâche à un tiers archiveur, pas d’inquiétude. Ce type de professionnel garantit là encore un accès rapide aux archives de même qu’une facilité à les consulter.
Un avantage très appréciable en cas d’urgence (ex : litige ou contrôle).
Contrairement aux documents informatiques pouvant devenir obsolètes, les papiers demeurent lisibles même pendant de longues années. Seule condition : assurer la bonne conservation de ses papiers administratifs en un lieu adapté (isolation, luminosité, température…).
Aussi, le format physique est bien plus avantageux pour les archives sur le long terme ou à conserver à vie (ex : celles à valeur historique).
Enfin, outre la législation, plusieurs organismes (ex : banque) peuvent exiger un document au format original. Si celui-ci a fait l’objet d’une numérisation puis d’une destruction, votre structure risque de se retrouver dans une impasse… D’où l’importance cruciale de conserver ses papiers administratifs au format original.
Suite à leur archivage, les papiers font l’objet d’une destruction ou d’un recyclage. Ces opérations ont lieu une fois la durée légale de conservation échue, ainsi que celle nécessaire d’un point de vue organisationnel.
Attention : ne vous contentez pas de jeter vos papiers à la poubelle comme vous le feriez pour d’autres déchets classiques. Vos documents renferment de précieuses informations. Vous exposeriez votre structure à des risques liés à la confidentialité, comme l’usurpation d’identité !
Conserver ses papiers administratifs convenablement, c’est aussi bien en assurer la destruction par la suite.
Vous pourrez pour ce faire vous tourner vers des solutions de destructions d’archives comme des broyeurs pour déchiqueter les papiers aux données sensibles. Un déchiquetage manuel peut être envisagé pour de plus petits volumes, mais est moins sécurisé.
Vous pouvez aussi opter pour une incinération mais devrez bien veiller aux règles en matière de sécurité et de pollution, ce qui peut se révéler contraignant.
Certains documents ne comportent pas d’informations personnelles ou confidentielles. Il est donc tout à fait possible d’opter plutôt pour du recyclage. On pensera par exemple aux papiers comme les publicités reçues, les enveloppes vides ou encore les notices d’utilisation.
Vous avez une grande quantité de documents ? Vous n’avez pas le temps ni le matériel nécessaire pour détruire tous vos papiers aux données sensibles ? Sachez qu’une société spécialisée comme SGA dispose de tout le nécessaire pour mener à bien la destruction définitive de vos documents. Cette dernière est ainsi effectuée dans la conformité des normes de confidentialité.
Voir aussi : les services de destruction des documents
De manière plus globale, SGA peut prendre en charge l’ensemble de vos opérations d’archivage, allant de la collecte documentaire à la destruction en passant par le tri et le stockage dans les délais impartis.
De quoi ne plus avoir à conserver ses papiers administratifs et garantir qu’ils sont entre les mains d’experts, tout en restant facilement consultables !
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