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28/06/2021

Tout savoir sur l’externalisation des archives publiques

externalisation archives publiques - SGA

SGA décrypte au travers de cet article l’externalisation des archives et plus particulièrement l’externalisation des archives publiques et la loi en vigueur à ce sujet.

Sommaire de l’article :

Qu’est-ce que l’externalisation des archives ?

externalisation des archives - SGA

On qualifie d’externalisation des archives le fait de confier l’archivage à un prestataire. Dans le cadre des archives, ce prestataire est qualifié de tiers archiveur. Ce dernier va alors proposer un service global de gestion de ces archives : prise en charge, inventaire, classement, stockage dans des lieux prévus à cet effet, destruction des archives une fois leur délai légal échu.
A noter que vous pourrez externaliser les archives auprès d’un tiers aussi bien pour des documents sur support papier qu’au format numérique.

Un tiers archiveur comme SGA permet à votre structure (entreprise, organisme public…) de garantir une gestion des archives centralisée et se décharger d’une tâche chronophage et contraignante. Les avantages de l’externalisation des archives sont le gain de temps, le gain de place, la garantie de la confidentialité et le professionnalisme assuré par le prestataire.

Les types d’archives publiques

On définit les archives publiques comme l’ensemble des documents produits ou traités par une personne physique ou morale qui exerce une mission, un service public ou se réalise celle-ci pour le compte d’un organisme public français. Cette définition est donnée par l’article L 211-1 du code du patrimoine et permet d’encadrer par exemple les processus liés à la gestion et l’externalisation des archives publiques.

Au même titre que les entreprises privées, les structures publiques sont tenues de conserver leurs archives. Cependant, tous ces documents ne sont pas considérés de la même manière.
C’est pourquoi on différencie trois types d’archives publiques, à savoir :

  • Les archives publiques courantes : il s’agit de documents que l’organisme utilise de manière habituelle, pour ses activités courantes au sein de ses différents services. Ces documents publics sont requis au bon fonctionnement de la structure mais peuvent faire l’objet d’une externalisation des archives auprès d’un tiers. Les documents liés aux dossiers en cours (ex : factures) sont un exemple d’archive courante. On les qualifie parfois d’archives “vivantes”.
  • Les archives intermédiaires : il s’agit du type le plus courant de documents. Parfois qualifiées par le terme “préarchivage”, ces archives publiques ne sont plus considérées comme courantes, mais doivent être conservées pendant une certaine durée légale, et aussi pour des raisons administratives. Une fois le délai écoulé, ces documents peuvent être détruits. L’intervention d’un tiers pour gérer l’externalisation des archives s’avère particulièrement pertinente à ce moment-là. Ce type de documents est parfois qualifié d’archives “semi-vivantes”.
  • Les archives définitives : comme leur nom l’indique, ces archives ne devront jamais être détruites, contrairement aux archives courantes ou intermédiaires. Conservées sans limitation de durée, elles doivent rester accessibles et leur stockage est d’autant plus crucial. L’enjeu de leur conservation s’explique par leur valeur patrimoniale ou historique ; raison pour laquelle on les appelle aussi les archives “historiques”.

En savoir plus sur les archives publiques

Quel cadre juridique pour l’externalisation des archives publiques ?

cadre-juridique-archives-publiques

Au même titre que la gestion des archives physiques en entreprise, les enjeux de l’archivage sont d’ordre organisationnel mais aussi légal.
Les documents comportant des secrets protégés ne seront communicables qu’à partir de minimum 25 ans après leur archivage. Sont par exemple concernés les délibérations gouvernementales, les secrets en matière industrielle et commerciale, les avis du Conseil d’État ou certains documents de l’Autorité de la Concurrence.

En termes sanitaires, on pourra citer les documents concernant l’accréditation et l’audit d’établissements de santé. Le délai minimum peut parfois s’étendre jusqu’à plus de 100 ans. C’est le cas des archives du secret médical si la date de décès de l’individu n’est pas connue. Si la date de décès est connue, ce délai est raccourci aux 25 ans.
L’externalisation des archives publiques va permettre de respecter chacun de ces délais, et assurer la gestion et conservation des documents comme il se doit.

Pour en savoir plus sur les durées précises de chaque type de document, vous pourrez consulter la page dédiée sur le site de la Cada (Commission d’accès aux documents administratifs).

L’accès aux archives est prévu par les modalités de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration.

Loi de 2008 sur les archives et modification du code du patrimoine

Sans changer la définition officielle fournie par le code du patrimoine, la loi du 15 juillet 2008 est venue modifier plusieurs aspects légaux liés à l’archivage public.
Ce texte précise le champ d’application des archives publiques, y intégrant alors les documents des entreprises publiques.

Les grandes modifications apportées par la loi de 2008 sont les suivantes :

  • L’arrivée d’un statut officiel pour les archives des autorités politiques
  • La possibilité d’externaliser les archives publiques auprès d’un prestataire sous certaines conditions (précisées ci-après)
  • Une meilleure protection des archives privées classées, au même titre que les objets classés
  • Des sanctions pénales plus lourdes en cas de détournement, de soustraction ou de destruction illégale d’archives publiques
  • La possibilité pour la puissance publique d’acquérir certaines archives privées vendues en dehors du cadre public (ex : œuvres d’art)
  • Un statut octroyé aux archives des groupements de collectivités. Une commune membre de l’intercommunalité peut dès lors confier ses archives à une structure intercommunale ou l’une des communes membres. Ces dernières doivent par contre compter des professionnels de l’archivage.
  • Des délais simplifiés pour la consultation des archives avec 4 délais selon la nature des documents : 25 ans, 50 ans, 75 ans et 100 ans.

La loi de 2008 a donc apporté des avancées significatives pour mieux encadrer le système d’archivage public, le simplifier et clarifier la gestion des archives. Cette tâche reste cependant obligatoire et nécessite les infrastructures et un professionnalisme pointu.

Procédures pour externaliser les archives publiques

Les archives courantes ou intermédiaires sont les documents pouvant faire l’objet d’une externalisation. La personne détentrice d’archives publiques va devoir d’abord effectuer une déclaration préalable auprès du Directeur des Archives Départementales. Celui-ci assure un contrôle scientifique et technique et vérifie différents éléments avant que les Archives Départementales ne donnent leur accord ou refus.

Le demandeur devra ensuite conclure un contrat de dépôt, qui précise la nature et le support des documents concernés par la future externalisation des archives publiques. Y sont précisés les dates extrêmes des documents, leur durée de conservation, la description des prestations du tiers archiveur sollicité, les garanties en cas de défaillance du dépositaire. Ce contrat est rédigé aux côtés des Archives Départementales puis soumis à relecture auprès de cet organisme qui dispose d’un mois pour faire part de ses observations écrites.
Enfin, le prestataire à qui externaliser les archives doit être agréé par l’Administration Centrale des Archives.

L’externalisation des archives publiques demeure très avantageuse pour les différents organismes et structures qui produisent chaque année de nombreux documents. En confiant ses archives à un prestataire professionnel, plus d’inquiétude à avoir sur la bonne conservation selon les délais en vigueur et la confidentialité des documents publics.