L’archivage de vos documents, quels qu’en soient le format et la nature, représente une obligation légale. Il joue également un rôle crucial dans la bonne organisation de votre société, tout document pouvant nécessiter d’être consulté.
Aussi, il est essentiel de mettre en place ce que l’on appelle une procédure d’archivage. De quoi s’agit-il, concrètement ? Quelles étapes-clés suivre pour bien la mettre en place ? Quelles autres bonnes pratiques suivre pour s’assurer de son efficacité ?
On désigne par procédure d’archivage le fait de déployer une politique efficace pour l’ensemble des opérations d’archivage. On la qualifie également de Records management process. Rappelons que l’archivage va au-delà du simple stockage de documents puisqu’il implique une classification bien précise et pertinente.
Les enjeux de cette procédure comportent la bonne conservation des documents et la facilité à les restituer si nécessaire. Ils s’appliquent aussi bien pour l’archivage physique qu’électronique. Cette procédure joue donc un rôle majeur dans la gestion documentaire en concernant les pièces à archiver pour de multiples raisons.
En cas de litige commercial par exemple, votre société doit être en mesure de présenter le bon de commande signé, ou la facture payée. De même en cas de contrôle ; d’où l’importance de bien conserver vos documents fiscaux durant les durées légales prévues. Une organisation rendue possible grâce à une procédure d’archivage adéquate suivant certaines étapes et de bonnes pratiques.
Avant de vous lancer, il convient de bien définir le périmètre de votre future procédure. Celui consiste à se poser les questions suivantes :
Autant de questions qui nécessitent de bien connaître les délais légaux par type de document et les normes en matière d’archivage.
Analyser vos besoins vous permettra également de prévoir le local dédié à votre archivage (en termes de taille, d’emplacement…). Ce dernier fait lui aussi l’objet de certaines obligations en la matière. Cette étape de la procédure d’archivage vous permettra d’en anticiper le coût et le temps à y consacrer.
Une première étape déjà complexe et chronophage que vous pourrez confier à un expert. Toutefois, si vous préférez internaliser cette activité, ce tiers pourra vous proposer du conseil pour votre archivage.
Suite à cette analyse, place à la rédaction du document qui va officialiser la procédure. Celui-ci indiquera :
La procédure d’archivage nécessite une concertation avec les responsables documentaires et juridiques de votre entreprise. Elle est ensuite validée par un comité de pilotage.
Une fois la procédure validée, place à l’activité concernée ! Là encore, plusieurs étapes sont à respecter pour bien organiser votre archivage. Il vous faudra tout d’abord identifier et authentifier les documents à archiver. Cela va permettre de garantir la valeur probante des documents et noter la durée de conservation légale de chacun d’entre eux selon leur nature.
Vient ensuite le stockage de ces documents, à entreposer en un lieu adapté. Ce dernier devra être accessible, sécurisé et suffisamment pratique pour permettre la consultation des archives à tout moment.
Troisième étape : la conservation des archives conformément aux durées légales en vigueur. Pendant toute cette durée, votre structure veillera à ce que les documents puissent être consultés en cas de nécessité. Un système de droits et d’autorisation contribuera à sécuriser l’accès aux archives et assurer la traçabilité des consultations.
Enfin, à l’issue des délais réglementaires, les archives seront détruites ou feront l’objet d’un classement final (ex : archives historiques à conserver sans limitation de durée).
Un ensemble d’opérations menées à bien grâce à une procédure d’archivage adéquate indiquant leur organisation précise.
Enfin, la mise en place et le déploiement d’une bonne procédure passe par l’adoption de bonnes pratiques. Il peut par exemple être nécessaire de former votre personnel via, par exemple une sensibilisation à la cybersécurité en cas d’archivage électronique. Cette sensibilisation est également importante même pour de l’archivage physique. Elle permet de limiter les risques de vol ou de pertes de document en raison d’une négligence par exemple.
Il est bien sûr nécessaire de le former aussi aux outils de gestion documentaire s’ils ont besoin de consulter un document (ex : recherche informatique via les métadonnées). L’utilisation de ces logiciels facilite l’indexation et la recherche de documents, et s’avère donc indispensable pour une bonne procédure d’archivage.
Veillez également à procéder à des audits réguliers de cette procédure. La croissance de votre entreprise suppose davantage de documents produits, et donc à archiver. Les moyens à mettre en place et l’organisation de l’archivage peuvent donc nécessiter d’être mis à jour en conséquence. Les besoins évolutifs de votre structure complexifient l’archivage, le rendant plus coûteux et chronophage.
Aussi, solliciter une entreprise experte en archivage vous décharge de l’ensemble de ces opérations et vous évite de devoir mobiliser vos collaborateurs. De plus, ce professionnel dispose de tous les moyens humains, informatiques et physiques pour assurer un archivage conforme et fiable.
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