Transfert d’archives

Les entreprises comme les collectivités peuvent avoir besoin d’opérer un transfert d'archives pour les placer entre les mains d’un prestataire de confiance, qui leur garantisse traçabilité et transparence. Sécurité de leurs données, conservation en lieu sûr, conditions de stockage réglementaires, économies : autant de raisons qui peuvent vous pousser à procéder au transfert des archives. Nous vous aidons à y voir plus clair dans votre méthodologie et dans l’organisation de votre déménagement d’archives.

Qu'est-ce qu'un transfert d'archives ?

Un transfert d’archives, aussi appelé versement, désigne l’opération par laquelle des documents, souvent devenus inutiles pour le quotidien ou arrivés à échéance légale, sont déplacés vers un service d’archivage approprié. Il s’agit d’une phase clé du cycle de vie du document, marquant le passage du statut " usage courant" à "conservation pérenne".

Le transfert intervient lorsque les documents n'ont plus d'usage courant ou lorsqu'ils atteignent le seuil de conservation légale (souvent 30 ans pour les archives publiques).

Selon leur nature, ces documents sont versés :

• à un service interne (archives intermédiaires),
• ou à un service d’archives publiques (départementales, nationales) pour conservation définitive.

Pourquoi transférer des archives ?

Au fil du temps, les documents s’accumulent et deviennent encombrants, sans pour autant perdre leur valeur légale ou stratégique. Transférer ces archives permet alors d'alléger l’organisation tout en préservant sa mémoire et sa conformité. Voici ces principaux avantages :

• Libérer l’espace et réduire les coûts : stocker sur site des mètres linéaires de dossiers ou des serveurs surchargés immobilise des ressources précieuses. Le transfert désengorge bureaux et infrastructures IT, évitant loyers élevés, maintenance et investissements matériels superflus,
• Garantir une conservation sécurisée : les prestataires d’archivage disposent de locaux climatisés, protégés contre l’incendie, l’humidité et l’intrusion, ainsi que de systèmes de sauvegarde et de chiffrement pour le numérique. Vos documents profitent ainsi de conditions optimales, impossibles à reproduire aisément en interne,
• Renforcer la traçabilité et la confidentialité : inventaires détaillés, bordereaux de versement, scan de codes‑barres : chaque boîte ou fichier est suivi de bout en bout. Cette chaîne de traçabilité réduit les risques de perte, de vol ou d’accès non autorisé, tout en facilitant les audits,
• Respecter les obligations légales : le Code du patrimoine et les tableaux de tri imposent des durées de conservation précises. En transférant vos archives au bon moment et vers la bonne structure (intermédiaire ou définitive), vous évitez sanctions et litiges liés à la non‑conformité,
• Faciliter l’accès futur à l’information : une fois indexées et stockées, les archives restent consultables à la demande : recherche par référence, numérisation à la volée ou restitution physique express. Vous gagnez du temps lorsqu’une preuve ou un historique est requis,
• Déléguer une charge administrative lourde : le suivi réglementaire, les demandes de consultation, les destructions arrivées à échéance : autant de tâches transférées à des spécialistes. Vos équipes se concentrent sur leur cœur de métier, tandis qu’un tiers de confiance gère le cycle de vie documentaire en arrière‑plan.

Quels sont les bénéfices de bien préparer le transfert d’archives ?

La toute première étape essentielle consiste à faire du tri dans vos archives et à définir un nouveau plan de classement. L’intérêt pour vous est multiple : vous pouvez ainsi conditionner les documents, les désengorger en détruisant ceux qui sont obsolètes ou trop abîmés ou encore gagner un temps précieux avant l’intervention du prestataire choisi. Vous serez plus serein pour aborder les prochaines étapes et serez en mesure d’énoncer clairement vos besoins pour obtenir la prestation souhaitée, dont le transfert d'archives. Par ailleurs, vous disposez peut-être de documents confidentiels ou assez sensibles, il sera donc nécessaire que vous preniez connaissance de la base donc vous disposez. Il est dans tous les cas fortement recommandé de procéder à un récolement des archives (principes et méthodologies du récolement dans les services d’archives), soit de faire un inventaire des archives, en passant en revue l’intégralité de vos documents. Si cette démarche est obligatoire pour les communes dès lors qu’elles ont un nouveau maire, les entreprises sont fortement encouragées à suivre la même voie. Vous en retirerez plusieurs avantages :

• suivi efficace de vos documents,
• établissement d’un budget prévisionnel,
• calcul du volume de fonds d’archives à transférer,
• réduction des pertes,
• estimation des besoins (simple transfert, reconditionnement, restauration…).

Déménagement archives : quels sont les risques auxquels vous vous exposez ?

Comme avant toute opération, vous vous devez de dresser la liste des potentiels risques auxquels vous pourriez être confrontés lors de votre transfert d’archives. Il s’agit d’une manœuvre cruciale que doit se faire en toute confiance, c’est pourquoi vous devez aussi vous préparer au déménagement d’archives en anticipant les potentiels risques.

Ceux-ci peuvent être de plusieurs types :

• vols ou pertes lors du déplacement des archives et autres ressources documentaires ; si vous ne choisissez pas un prestataire reconnu, vous pourriez déplorer des pertes voire des vols de vos données.
• dégradation ; vous pouviez déjà potentiellement courir le risque de voir vos archives subir des dommages dans vos locaux, mais vous devez redoubler de vigilance quant aux conditions de stockage qui seront réservées à vos documents une fois qu’ils auront été transférés.
• destruction ; un tel cas de figure est envisageable si un incendie se déclare, qu’une inondation survient ou que les archives sont soumises à des mauvaises conditions climatiques.

Veuillez donc à choisir un spécialiste de l’archivage et du transfert des archives qui puissent vous apporter des réponses sur ces différents points et dont vous pourriez visiter les locaux en amont.

Profitez avec SGA d’une procédure efficace et d’un outil performant pour le transfert d’archives

Choisir SGA pour opérer un transfert d’archives, c’est bénéficier d’un processus clairement établi et pouvoir suivre ce déménagement d’archives depuis l’outil archives-en-ligne.com, qui offre une traçabilité optimale.

En amont, chaque unité est répertoriée et identifiée, une fois les inventaires du fonds reçus au format Excel. Grâce à l’identification des unités, celles-ci peuvent être transférées dans l’outil archives-en-ligne.com, vous permettant d’avoir un aperçu en temps réel du déménagement d’archives. Là, vous vous repérez grâce à un code couleur et accédez à la liste d’utilisateurs qui ont consulté les documents, aux dernières modifications, aux mouvements de données… La base est mise à jour quotidiennement et les flux sont cryptés.

Un opérateur mettra à jour l’outil une fois la procédure de transfert des archives achevée :

• réception des conteneurs, contrôle et pointage,
• apposition de code-barres sur les conteneurs et enregistrement,
• intégration en cellule de conservation.

L’outil vous fournit en définitive un suivi fiable de vos unités, une description exhaustive, structurée et normalisée des archives ainsi qu’une maîtrise du planning d’externalisation.

Les considérations à prendre en compte pour un transfert d’archives réussi

Le transfert d’archives ne se limite pas à un simple déplacement de documents. Il implique une réflexion approfondie sur la conformité, la finalité des données, leur accessibilité, leur sécurisation, et les responsabilités associées. Voici les principaux éléments à prendre en compte.

La conformité des données et les aspects juridiques

Avant tout transfert, il est fondamental de garantir la conformité des données vis-à-vis :

• Des réglementations en vigueur (Code du patrimoine, RGPD, Code du travail, fiscalité…),

• Des durées légales de conservation propres à chaque type de document,

• Des niveaux de confidentialité associés aux données transférées (personnelles, sensibles, stratégiques).

Tout document transféré doit être intègre, identifiable, traçable et non modifiable. Les opérations doivent pouvoir être justifiées en cas d’audit, de contrôle ou de litige.
Le respect des obligations légales est essentiel pour assurer la valeur probante des archives et éviter tout risque juridique.

Choisir entre sauvegarde et archivage

Une erreur fréquente est de confondre sauvegarde et archivage :

• La sauvegarde est une copie temporaire destinée à restaurer des données en cas d’incident (perte, bug, cyberattaque),

• L’archivage est une opération définitive, réalisée à des fins de conservation réglementaire, patrimoniale ou stratégique, avec un encadrement juridique précis.

Le transfert d’archives concerne exclusivement les documents ayant terminé leur phase d’usage courant et nécessitant une conservation à moyen ou long terme. La finalité est de préserver la mémoire et la preuve, pas de faciliter la restauration technique.

Le transfert avec métadonnées descriptives, droits et événements

Pour garantir un archivage exploitable et conforme, chaque document ou lot transféré doit être accompagné de métadonnées complètes :

• Descriptives : titre, auteur, date, service d’origine, typologie documentaire, version, etc.

• Droits d’accès : qui peut consulter, modifier, supprimer ? Définition claire des niveaux d’autorisation.

• Événements de gestion : date de transfert, durée de conservation, date de révision ou de destruction, validation réglementaire.

Ces métadonnées assurent la traçabilité, facilitent la recherche, l’accès et les actions futures (restitution, destruction, transfert complémentaire).
Elles sont la clé d’un archivage structuré, sécurisé et pérenne, surtout dans un environnement numérique.

Finalement, le déménagement d’archives est une opération à haut risque si elle n’est pas rigoureusement planifiée. Vols, pertes, détériorations ou non-conformités peuvent compromettre la sécurité de votre patrimoine documentaire et engager votre responsabilité juridique.

Pour éviter ces écueils, le recours à un prestataire expert comme SGA vous garantit un transfert structuré, sécurisé et traçable, en parfaite conformité avec la réglementation. Grâce à des outils  performants et une équipe qualifiée, chaque étape  est maîtrisée et documentée.

Anticipation, rigueur et accompagnement spécialisé sont les maîtres-mots d’un transfert réussi. Préservez vos archives, sécurisez votre activité : faites le choix de l’expertise.