Transfert d’archives

Les entreprises comme les collectivités peuvent avoir besoin d’opérer un transfert d'archives pour les placer entre les mains d’un prestataire de confiance, qui leur garantisse traçabilité et transparence. Sécurité de leur données, conservation en lieu sûr, conditions de stockage réglementaires, économies : autant de raisons qui peuvent vous pousser à procéder au transfert des archives.

Nous vous aidons à y voir plus clair dans votre méthodologie et dans l’organisation de votre déménagement d’archives.

Quels sont les bénéfices de bien préparer le transfert d’archives ?

La toute première étape essentielle consiste à faire du tri dans vos archives et à définir un nouveau plan de classement. L’intérêt pour vous est multiple : vous pouvez ainsi conditionner les documents, les désengorger en détruisant ceux qui sont obsolètes ou trop abîmés ou encore gagner un temps précieux avant l’intervention du prestataire choisi. Vous serez plus serein pour aborder les prochaines étapes et serez en mesure d’énoncer clairement vos besoins pour obtenir la prestation souhaitée, dont le transfert d'archives.

Par ailleurs, vous disposez peut-être de documents confidentiels ou assez sensibles, il sera donc nécessaire que vous preniez connaissance de la base donc vous disposez. Il est dans tous les cas fortement recommandé de procéder à un récolement des archives (principes et méthodologies du récolement dans les services d’archives), soit de faire un inventaire des archives, en passant en revue l’intégralité de vos documents. Si cette démarche est obligatoire pour les communes dès lors qu’elles ont un nouveau maire, les entreprises sont fortement encouragées à suivre la même voie.

Vous en retirerez plusieurs avantages :

• suivi efficace de vos documents,
• établissement d’un budget prévisionnel,
• calcul du volume de fonds d’archives à transférer,
• réduction des pertes,
• estimation des besoins (simple transfert, reconditionnement, restauration…).

Déménagement archives : quels sont les risques auxquels vous vous exposez ?

Comme avant toute opération, vous vous devez de dresser la liste des potentiels risques auxquels vous pourriez être confrontés lors de votre transfert d’archives. Il s’agit d’une manœuvre cruciale que doit se faire en toute confiance, c’est pourquoi vous devez aussi vous préparer au déménagement d’archives en anticipant les potentiels risques.

Ceux-ci peuvent être de plusieurs types :

• vols ou pertes lors du déplacement des archives et autres ressources documentaires ; si vous ne choisissez pas un prestataire reconnu, vous pourriez déplorer des pertes voire des vols de vos données.
• dégradation ; vous pouviez déjà potentiellement courir le risque de voir vos archives subir des dommages dans vos locaux, mais vous devez redoubler de vigilance quant aux conditions de stockage qui seront réservées à vos documents une fois qu’ils auront été transférés.
• destruction ; un tel cas de figure est envisageable si un incendie se déclare, qu’une inondation survient ou que les archives sont soumises à des mauvaises conditions climatiques.

Veuillez donc à choisir un spécialiste de l’archivage et du transfert des archives qui puissent vous apporter des réponses sur ces différents points et dont vous pourriez visiter les locaux en amont.

Profitez avec SGA d’une procédure efficace et d’un outil performant pour le transfert d’archives

Choisir SGA pour opérer un transfert d’archives, c’est bénéficier d’un processus clairement établi et pouvoir suivre ce déménagement d’archives depuis l’outil archives-en-ligne.com, qui offre une traçabilité optimale.

En amont, chaque unité est répertoriée et identifiée, une fois les inventaires du fonds reçus au format Excel. Grâce à l’identification des unités, celles-ci peuvent être transférées dans l’outil archives-en-ligne.com, vous permettant d’avoir un aperçu en temps réel du déménagement d’archives. Là, vous vous repérez grâce à un code couleur et accédez à la liste d’utilisateurs qui ont consulté les documents, aux dernières modifications, aux mouvements de données… La base est mise à jour quotidiennement et les flux sont cryptés.

Un opérateur mettra à jour l’outil une fois la procédure de transfert des archives achevée :

• réception des conteneurs, contrôle et pointage,
• apposition de code-barres sur les conteneurs et enregistrement,
• intégration en cellule de conservation.

L’outil vous fournit en définitive un suivi fiable de vos unités, une description exhaustive, structurée et normalisée des archives ainsi qu’une maîtrise du planning d’externalisation.