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30/01/2025
Règles d’archivage des documents administratifs : le guide
Tout organisme ou société émet et utilise chaque jour des documents administratifs. Au fil du temps, ceux-ci doivent se conserver, même après usage. Mais quelles sont les règles d’archivage des documents administratifs, au juste ?
En quoi est-il important de procéder à cet archivage ? Que sont les documents concernés, en tant que particulier ou professionnel ?
Quelles lois régissent cette conservation documentaire ? Comment bien procéder, en interne comme en externe ?
Des réponses à vos projets d'archivage
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Tout d’abord, la conservation des documents administratifs fait l’objet d’une obligation légale. Aussi, votre structure s’assure de respecter la loi en vigueur en procédant au bon archivage de ces documents.
Les obligations légales prévoient en effet un délai minimum de conservation de ces documents. Leur non-respect peut occasionner des sanctions aussi variables que des amendes et des peines d’emprisonnement.
Le respect des règles d’archivage des documents administratifs joue aussi un rôle en cas de litige avec un tiers. Disposer de ces documents, c’est pouvoir apporter une preuve précise en cas de différend. De quoi de prémunir de lourdes démarches juridiques et des coûts qu’elles impliquent.
Enfin, conserver les documents et pouvoir y accéder facilement participe à une bonne organisation de votre activité. Vous pouvez ainsi obtenir ou transmettre une information importante que comporte un document administratif spécifique.
Règles d’archivage des documents administratifs : que conserver ?
Les documents administratifs pour les professionnels
On compte de nombreux types de documents au sein d’une structures professionnelle. On pensera par exemple à tout ce qui a trait au commercial : contrats, factures, devis… Une entreprise va également produire et conserver de nombreux documents d’ordre fiscal et comptable comme les avis d’imposition, les bilans et comptes de résultats, les grandes livres.
Citons également les documents sociaux qui ne font pas exception aux règles d’archivage des documents administratifs. C’est par exemple le cas des statuts ou des procès-verbaux post-assemblées générales. Enfin, un professionnel embauchant du personnel devra également conserver les documents liés à la masse salariale : bulletins de salaires, contrats de travail etc.
Les documents administratifs pour les particuliers
En tant que particulier, vous devez également penser à conserver plusieurs de vos documents administratifs.
Si ces derniers sont moins nombreux, on y trouve quand même plusieurs types de pièces comme celles liées à votre emploi, à votre habitation (ex : quittance de loyer) ou à votre budget (ex : factures personnelles). Sans oublier les documents de santé comme les résultats d’examens, comptes-rendus de visite ou les prescriptions médicales.
Les principales règles d’archivage pour les documents administratifs
Il existe des règles bien spécifiques en matière d’archivage de documents administratifs. Cependant, les particuliers ne sont en réalité pas soumis à des obligations légales. Il s’agit davantage de recommandations, en cas de litige ou simplement d’organisation personnelle.
En revanche, les professionnels comme les entreprises se doivent de respecter plusieurs grandes règles d’archivage des documents administratifs.
La durée de conservation des documents administratifs
Après son émission, un document administratif est à conserver pour une durée minimale. Une obligation qui va d’ailleurs de pair avec le cycle de vie d’un document.
Si ce dernier sera d’abord utilisé pour les affaires courantes, il sera par la suite gardé en cas de besoin, mais aussi pour respecter la législation en vigueur. Il fera ensuite l’objet d’une destruction d’archives ou d’un classement définitif.
Les règles d’archivage des documents administratifs ne prévoient pas une durée unique de conservation. Il en va de la nature précise de chaque document. Dans certains cas, votre entreprise conservera un document seuls 5 ou 6 ans. Dans d’autres, on parlera d’archivage longue durée (10 ans voire plus). Enfin, pour certains documents, il faudra prévoir une durée illimitée de conservation. D’où l’importance de se doter de locaux et d’outils adéquats en la matière !
Vous pourrez retrouver icil’ensemble des documents (par nature) que conserve une société, et leur durée de conservation respective. Plusieurs textes de lois encadrent ces obligations. On y trouve par exemple le Code civil, mais aussi le Code du commerce, le Code du travail ou encore le Code des impôts.
Les règlementations spécifiques
Les règles d’archivage des documents administratifs concernent d’autres aspects que les délais minimum de conservation.
En effet, les archives doivent respecter certains critères que l’on qualifie de normes d’archivage.
Par ailleurs, dans le cas d’archives électroniques, votre structure devra tout mettre en œuvre pour respecter la RGPD dans son archivage. Les documents numériques (ex : factures électroniques) doivent également assurer la valeur probante des documents. Un point essentiel avant, par exemple, de passer à la numérisation de vos documents…
Deux grandes options existent pour la gestion de ses archives : directement dans votre structure ou en faisant appel à un prestataire en la matière.
Archiver vos documents administratifs en interne
Choisir d’internaliser cette activité implique de disposer d’un service d’archivage dans votre entreprise. Un choix qui implique de disposer des locaux, infrastructures, outils adaptés et du personnel formé et suffisant pour bien administrer vos archives.
Après tout, les règles d’archivage des documents administratifs sont à respecter impérativement pour ne pas faire prendre de risques considérables à votre société. Une tâche chronophage et nécessitant un certain nombre de ressources, mais obligatoire.
Archiver vos documents administratifs en externe
Solliciter un tiers archiveur comme SGA décharge votre structure de toutes les contraintes liées à l’archivage. Cette externalisation suppose certes des coûts. Cependant, elle vous permet d’économiser du temps, de l’énergie, et des ressources financières allouées à un archivage en interne.
Elle vous assure également le respect des règles d’archivage des documents administratifs, et vous protège donc de nombreux risqueslégaux et juridiques. Enfin, bien qu’externalisées, vos archives restent facilement accessibles en cas de besoin de consultation. Alors, pourquoi ne pas les confier à un prestataire expérimenté et présent dans de nombreuses grandes villes, comme SGA ?
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