Bien gérer ses archives est d’une importance capitale pour toute structure, publique ou privée. Les documents archivés sont essentiels pour l’histoire, la recherche, et constituent une source de preuves des activités passées. Voyons plus en détails pourquoi il est essentiel de bien gérer ses archives, comment procéder et l’intérêt d’externaliser cette tâche.
On qualifie d’archive un document, émis ou reçu au format physique ou électronique qui est ensuite conservé par la structure qui le possède.
Une archive sert à l’activité de la structure et sa conservation répond à des attentes réglementaires, administratives, juridiques et organisationnelles. Aussi, la question de gérer les archives concerne aussi bien le tri que le classement, la conservation, la consultation puis la destruction ou le classement final du document.
Cette discipline s’intéresse aux différentes étapes de l’organisation des documents produits par votre structure le long de ses activités. Elle regroupe un ensemble d’activités qui visent à conserver ces informations de manière pérenne, afin de pouvoir les utiliser ultérieurement dans le cadre de recherches, de litiges ou de travaux administratifs.
La bonne gestion des archives permet de sauvegarder les documents pendant des durées prédéfinies et de veiller à leur intégrité même pour de l’archivage longue durée. De fait, votre structure respecte bien les obligations légales en vigueur (concernant les durées de conservations minimales des documents).
Rappelons en effet que plusieurs textes de loi imposent des délais minimum de conservation des archives. Une conformité légale que l’on retrouve aussi dans le respect du règlement général de protection des données (RGPD). Bien gérer les archives, c’est aussi assurer la sécurité des données qu’elles comportent.
De fait, votre structure limite grandement le risque de fuite d’informations. C’est pourquoi cette gestion contribue à garantir la confidentialité des données sensibles qu’il s’agisse de dossiers médicaux, de rapports financiers, d’échanges avec des clients etc.
Voir aussi : RGPD et archivage
Bien gérer les documents archivés permet également d’en faciliter la consultation à tout moment. Il peut parfois être nécessaire d’accéder à un document précis sur demande d’un partenaire commercial ou au sein-même de l’entreprise.
Votre structure a également facilement accès à tel ou tel document, pour des raisons stratégiques, juridiques ou commerciales.
Un accès simple et rapide aux documents archivés contribue donc à une meilleure transmission de l’information.
Vos collaborateurs gagnent du temps lors de leurs échanges et peuvent trouver la ou les données nécessaires au bon déroulement de l’activité. Bien gérer les archives aide ainsi à gagner un temps précieux lors de la recherche d’une information passée nécessaire à l’instant T.
De quoi gagner en productivité et en efficacité au quotidien.
Un client de votre entreprise ou un patient de votre structure (ex : établissement de santé) peut vous demander l’accès à une information ou un document. Grâce à un bon service d’archivage, votre structure va facilement accéder au nécessaire pour répondre rapidement et favorablement à sa requête.
On peut par exemple penser à un fournisseur ayant besoin d’une ancienne facture, d’un collaborateur souhaitant ses anciennes fiche de paie…
Dans le cas d’un organisme public, un patient ou un proche peut vouloir consulter un dossier médical.
Dans tous les cas, bien gérer les archives contribue à satisfaire patients ou clients lorsque ceux-ci demandent l’accès à une information (pour preuve ou simple vérification).
L’image de votre structure est en par ailleurs renforcée : on voit que cette dernière est organisée et en mesure de fournir le nécessaire efficacement.
Un archivage bien organisé permet à votre structure de réaliser de précieuses économies. Ce constat s’explique par plusieurs raisons. Tout d’abord, comme évoqué précédemment, le gain de temps (et donc de productivité) lors de la recherche d’un document.
Autre avantage de bien gérer les archives : la question juridique. Lors d’un litige, pouvoir apporter une preuve tangible rapidement vous épargne de lourdes démarches au tribunal. De quoi éviter des pénalités de retard en cas de retard de présentation d’un document, par exemple.
En se conformant à la réglementation quant à la durée de conservation des archives, votre structure évite aussi d’éventuelles amendes dont l’impact économique est non négligeable.
Enfin, gérer correctement les archives permet d’optimiser les ressources allouées à l’archivage. En détruisant les archives qui n’ont plus lieu d’être, vous gagnez un espace précieux. Votre structure évite donc des coûts inutiles à louer des locaux supplémentaires pour ses archives papiers ou ses serveurs informatiques.
En d’autres termes, le fait de bien gérer les archives contribue au bon déroulement de l’activité, réduit les risques financiers et optimise les différentes ressources liées aux opérations d’archivage.
Cependant, cette bonne gestion nécessite du temps, des équipements, des compétences et un investissement qui sont parfois difficilement accessibles. Aussi, faire appel à un prestataire comme SGA s’avère bien plus pratique. Un service qui suppose bien évidemment un coût, mais qui sera bien moindre qu’un mauvais archivage ou que le déploiement de tout le nécessaire pour bien gérer les archives !
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Votre structure doit conserver de nombreux documents de nature très variées. On trouve par exemple des documents dits sociaux (liés par exemple aux statuts de votre entreprise), ceux liés à la comptabilité, au personnel, les documents commerciaux…
Pour en savoir plus sur les documents à conserver pour bien gérer les archives, n’hésitez pas à consulter notre tableau complet sur le sujet. Celui-ci vous indique également la durée de conservation minimale légale de chaque type de document.
Voir : durées légales de conservation par type d’archive
La gestion des archives physiques ou numériques suppose une extrême rigueur. Il est pour ce faire essentiel de suivre plusieurs étapes que nous allons voir ci-dessous.
Comme toute mission de gestion, il est important de connaître les objectifs que vous souhaitez atteindre. Dans le domaine de l’archivage, votre structure devra préciser les documents nécessaires dans le cadre de ses activités, mais aussi ceux à conserver en termes réglementaires et pour se protéger en cas de litige.
Bien définir les objectifs contribue à gérer les archives de manière efficace, en déterminant notamment les documents les plus importants. Ces objectifs permettent alors de les rendre plus facilement accessibles, conjointement à une solution d’archivage adaptée.
Dressé sous forme de liste ou de tableau, ce document indique l’ensemble des documents archivés. Il aide ainsi à bien les conserver selon leur thématique et faciliter la recherche d’informations en définissant des critères pertinents pour identifier chaque archive.
Pour être établi correctement, le plan de classement tiendra compte des collaborateurs concernés par l’archivage (production des documents, consultation, administration). Il proposera aussi de hiérarchiser les missions et activités de votre structure.
Il est également possible de compléter ce plan d’un référentiel de conservation. Ce dernier se concentre sur le cycle de vie des documents en précisant la durée légale de conservation de chacun d’entre eux. De quoi là encore mieux gérer les archives au quotidien et mieux organiser l’ensemble des opérations d’archivage.
Un document archivé ne l’est pas seul. Il intègre ce que l’on appelle un dossier d’archives. Pour bien constituer ce dernier, il convient de bien connaître les grandes catégories de documents, à savoir :
Une étape là aussi essentielle pour bien gérer les archives.
La catégorisation simplifie en effet le classement des archives, ainsi que leur restitution ou leur consultation quand nécessaire.
Mettez en place un calendrier qui détaillera la durée de conservation de chaque type de documents, pour le respect des exigences légales.
Votre structure connaîtra à tout moment le cycle de vie de chaque document, de sa création jusqu’à sa destruction ou classement auprès des archives départementales.
Bien gérer les archives passe par la sécurisation de celles-ci. Pour ce faire, équipez-vous des dispositifs adaptés pour votre local d’archives (cadenas, alarmes…) et assurez-vous que les lieux soit suffisamment isolés pour ne pas risquer d’altération des documents (température, humidité etc.).
Un conseil qui s’applique aussi à l’archivage électronique pour la salle où se trouvent vos serveurs informatiques.
Prévoyez par ailleurs des systèmes de protection des données via l’accessibilité aux archives. Limitez l’accès aux personnes habilitées, et établissez un suivi des consultations (date, personne, document consulté). Pour le format numérique, installez des protocoles de cryptage et des systèmes solides d’authentification.
Enfin, prévoyez du temps pour sensibiliser vos collaborateurs à la bonne gestion documentaire. Prenez le temps de les former aux bonnes pratiques, d’autant plus si vos documents font l’objet d’une numérisation.
Cela limitera par exemple le risque de piratage ou de mauvaise manipulation (ex : suppression d’un fichier).
Une bonne formation du personnel contribue à mieux gérer les archives en apprenant à bien manipuler les différents documents et ne pas négliger leur caractère confidentiel.
De nombreuses opérations de gestion peuvent être déléguées à des professionnels en la matière. C’est aussi le cas de l’archivage, en faisant appel à ce que l’on appelle un tiers archiveur.
Solliciter une entreprise de stockage d’archives consiste à lui confier toutes les opérations de votre archivage.
Celle-ci dispose des infrastructures adaptées (en termes de place, de sécurité) et du savoir-faire nécessaires pour bien gérer les archives au quotidien.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
En plus de gagner du temps et de la place (physique ou informatique), votre structure assure la bonne conservation des documents confiés et dans le respect des délais en vigueur. Aucun risque d’être légalement pénalisée si une archive est manquante ou n’a pas été gardée pendant la durée légale requise.
Enfin, l’externalisation ne vous empêche en rien d’accéder aux documents archivés. Bien au contraire : le tiers archiveur dispose d’une organisation parfaite pour retrouver très rapidement le document dont vous avez besoin le jour J !
Que vous gériez les archives en interne ou externalisez cette activité, se pose la question du format des archives. Faut-il passer au 100% numérique pour limiter l’archivage papier ? Ou bien s’en tenir à la méthode dite traditionnelle avec des documents physiques ? Ou encore opter pour une solution hybride ?
Tout dépend en vérité de votre structure, du volume de documents à traiter, des outils et compétences dont vous disposez, du format le plus courant auquel les documents sont édités… L’archivage physique comme électronique offre avantages et inconvénients.
Vous pourrez tout à fait solliciter un expert pour du conseil archivage et connaître ainsi le format le plus adapté et mieux gérer les archives en conséquence. Ce conseil vous permettra de mieux orienter votre mode de gestion, et choisir s’il est préférable d’internaliser ou externaliser cette activité. Tout en rappelant qu’un prestataire expert dispose à la fois des infrastructures physiques et numériques optimales pour la bonne conservation de vos documents… et leur restitution si nécessaire.
