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07/04/2021

Comment organiser l’archivage des documents en entreprise ?

Archivage des documents par SGA à Paris

Organiser l’archivage des documents en entreprise représente quelque chose d’essentiel. Il en va entre autre de sa survie économique, mais aussi du respect de la législation en vigueur.

Archiver des documents est une procédure stricte et méthodique qui facilite et sécurise l’accès à ces archives physiques.

Découvrez dans cet article, les raisons et le processus pour organiser efficacement les archives en entreprise.

Sommaire de l’article :

Pourquoi bien organiser l’archivage des documents en entreprise ?

Le fait de bien organiser l’archivage des documents en entreprise répond à plusieurs problématiques.

Il permet tout d’abord de s’assurer du respect des lois en matière de durée de conservation des archives. De quoi éviter à votre structure des sanctions parfois lourdes en cas de manquement à ces obligations.

organiser l'archivage des documents en entreprise protection litiges

Bien archiver, c’est également se protéger juridiquement. En effet, en cas de litige, un document peut constituer ou comporter la preuve légale nécessaire. On pensera par exemple à un litige avec un fournisseur, un client, un collaborateur ou ancien collaborateur… Des cas où le bon archivage des factures ou des documents RH joue ainsi un rôle d’autant plus crucial.

Enfin, bien organiser l’archivage des documents en entreprise participe à une bonne communication des informations de manière globale. Que cela soit par un service en interne ou un prestataire externe, ce bon archivage doit permettre l’accès facile et rapide au document requis.

Vos collaborateurs peuvent ainsi obtenir l’information requise au bon moment. De même, la bonne organisation documentaire représente un puissant outil d’aide à la décision. L’archivage joue ainsi un rôle important dans les axes stratégiques choisis par l’entreprise.

Archivage documents : Quels sont les enjeux pour une entreprise ?

Enjeux juridiques

Toute entreprise est soumise à plusieurs obligations d’un point de vue juridique. L’une de ces obligations est l’archivage des documents, qu’il s’agisse de documents administratifs, commerciaux, financiers… Une société accumule, au fil des ans, de très nombreux documents papiers ou numériques. Les archiver requiert du temps, un budget et de la place, mais constitue une obligation légale à respecter. Ces documents devront être conservés pendant une durée minimale, bien que celle-ci varie selon la nature desdits documents.

Ainsi, une garantie pour les biens ou services fournis au consommateur devra être conservée au moins deux ans. Les pièces comptables devront quant à elles rester disponibles durant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. C’est notamment le cas des livres et registres comptables ou des factures clients et fournisseurs. Dernier exemple avec un document social : les procès-verbaux d’assemblées générales devront être archivés 5 ans (après la dissolution de la société).

Enjeux économiques

Au-delà d’une obligation légale, archiver des documents présente également un enjeu économique pour l’entreprise. En cas de contrôle, le non-respect avéré de cette obligation entraînera des sanctions financières. De plus, un archivage de documents de manière régulière et ordonnée contribue à une bonne organisation.

Pouvoir retrouver facilement et rapidement des documents constitue un gain de temps non-négligeable. Les collaborateurs de l’entreprise n’étant pas mobilisés trop longtemps dans leurs recherches, ils peuvent poursuivre leurs activités pour assurer l’efficacité de leur société. En cas de contentieux, pouvoir disposer rapidement des documents concernés s’avère également crucial pour résoudre le litige.

Enjeux de sécurité

organiser l'archivage des documents en entreprise les enjeux

Pour un bon archivage des documents dans une entreprise, on mettra en place différents dispositifs de sécurité. Les documents papiers seront ainsi placés dans une salle fermée (salle des archives) à l’abri des risques d’intrusion.

L’entreprise veillera également à la bonne protection de cette pièce face aux sinistres, comme un risque d’inondation par exemple. Pour archiver des documents numériques, différentes solutions de cybersécurité existent (coffre-fort numérique, double voire triple authentification, pare-feu…).

Cet enjeu est doublement renforcé avec la numérisation des documents et l’application du règlement général de protection des données (RGPD) si les documents comportent des données personnelles. La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) rappelle ainsi que toute donnée est personnelle dès lors qu’elle se rapporte à une personne physique identifiée ou identifiable.

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Organiser l’archivage des documents en entreprise : que conserver ?

Toute entreprise doit connaître les documents qu’elle est tenue d’archiver et leur délai de conservation légal. Celui-ci varie selon le type de documents. La législation en vigueur (Code de Commerce, Code Civil, Code des Impôts) impose cette obligation légale et varie selon les documents concernés.

La nature du document déterminera s’il faudra conserver l’original ou si une copie pourra être légalement acceptée.

Quelques exemples ci-dessous (vous retrouverez la liste complète et détaillée directement sur la page des durées légales de conservation).

Documents sociaux

Ceux-ci doivent être conservés 30 ans après dissolution de la société, conformément au Code de Commerce. On compte notamment parmi les documents sociaux :

  • Les différents registres (comme ceux des titres nominatifs)
  • Les rapports de gérants
  • Les comptes d’exploitation
  • Les comptes de pertes et profits
  • Les documents relatifs aux Assemblées Générales (feuilles de présence, registres de procès-verbaux…)

Documents comptables

L’archivage des documents comptables est soumis à un délai moindre avec une des durées légales de conservation de 10 ans. On y trouve par exemple le livre journal, les comptes auxiliaires, la balance générale annuelle ou encore les bilans et comptes d’exploitation. Ces types de documents sont également soumis au Code de Commerce mais aussi au Code des Impôts. A noter que la plupart d’entre eux doivent être cotés et paraphés.

L’entreprise est également tenue d’archiver des documents liés aux investissements, les contrats, la fiscalité ou les opérations bancaires.

organiser l'archivage des documents en entreprise exemple documents

Documents commerciaux

Conformément au Code Civil et au Code de Commerce, plusieurs documents commerciaux doivent faire l’objet d’un archivage : ceux qui concernent les commandes clients ou fournisseurs, les contrats commerciaux généraux ou les correspondances commerciales par exemple. Le délai de conservation des archives varie de 5 à 30 ans selon le type de documents.

Documents concernant le personnel

 

Ce sont les documents dont la durée d’archivage est la plus courte : 5 ans, conformément au Code du Travail et de la Sécurité Sociale. Parmi ces documents nous pouvons citer :

  • Les livres de paie
  • Les registres et états du personnel
  • Les dossiers relatifs aux accidents du travail ou maladies professionnelles
  • Les reçus pour solde de tout compte
  • Les bulletins de paie
  • Les doubles des certificats de travail

La méthode pour organiser l’archivage des documents en entreprise

Enfin, plusieurs méthodes existent pour bien procéder à cet archivage. Les procédures pour l’organisation et la gestion des documents (appelée aussi Record Management) sont guidées par lanorme ISO 15489 (révisée en 2016).

Cette norme vise à garantir le respect des plans de classement, la sécurité des documents archivés, la sécurité des supports de conservation, la bonne organisation et gestion des archives et le respect des délais de conservation des documents archivés.

L’archivage des documents peut être concerné par d’autres normes ISO : la 22310 (pour la rédaction de documents officiels) et la 23081 (enregistrement des données).

Une bonne gestion de l’archivage des documents dans une entreprise passe par 4 grandes étapes :

L’identification des documents archivés

Il convient premièrement d’identifier et authentifier les documents à archiver. Concrètement, cette première étape consiste à collecter l’ensemble des informations pertinentes inhérente à chaque document. On y retrouve par exemple sa date de production, sa nature, son émetteur… Bien organiser l’archivage des documents en entreprise commence donc par savoir avec précision quel est le volume documentaire concerné par cette opération.
Les phases d’identification et d’authentification facilitent ainsi le classement des archives.

organiser l'archivage des documents en entreprise 4 étapes

La conservation des documents (physique ou numérique)

Place maintenant au stockage effectif des documents. Qu’elles soient physiques ou électroniques, les archives sont à garder avec soin pour assurer leur intégrité, leur lisibilité et leur accessibilité tout au long de leur durée de conservation.

Vous décidez d’internaliser l’archivage physique de vos documents ? Veillez à ce que votre service d’archivage se dote des fournitures nécessaires (classeurs, boîtes de rangement…). Prévoyez un bon étiquetage des documents, ce qui contribue à un classement optimal.

Leur conservation et capacité à être consultés

Une fois les documents classés, votre structure doit tout mettre en œuvre pour en assurer l’accès tout en en garantissant la sécurité.

Évaluez à quelle fréquence tel ou tel document est consulté. Utilisez un système pour suivre les consultations (quel jour ? par qui ?) des archives. Une étape qui impliquera également de définir des droits d’accès aux documents.

Bien organiser l’archivage des documents en entreprise, c’est aussi savoir qui peut y accéder et savoir qui y a accédé. Cela vous permettra de limiter grandement les risques de fuites d’informations ou d’altération des documents. Cette troisième étape permet aussi d’optimiser l’accessibilité des documents les plus consultés.

La destruction ou leur classement final une fois archivés

Au fil des années, certaines archives ne sont plus nécessaires à votre entreprise. Une fois la durée légale de conservation échue, prévoyez donc de procéder à la destruction définitive des archives. Pour ce faire, mieux vaut confier cette opération à un prestataire disposant des équipements nécessaires : camion pour récupérer les archives à détruire, système de destruction empêchant l’accès aux informations post-destruction…

Une étape qui exige bien entendu de connaître parfaitement les délais légaux pour ne pas détruire un document trop tôt, cette action étant irréversible. Aussi, en faisant appel à un tiers archiveur, votre société ne s’exposera pas à ce risque.

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Quelles règles appliquer pour organiser l’archivage des documents en entreprise ?

Les règles dépendront du type de documents à archiver, car l’on distingue 3 sortes d’archives qui sont les archives courantes, les intermédiaires et les définitives. Il est fortement recommandé d’établir un plan de classement afin de hiérarchiser et bien examiner les archives papier ou numériques. Ce plan peut s’accompagner d’une formation du personnel en interne.

Pour archiver des documents papiers, le choix du mode de rangement ainsi que son emplacement seront primordiaux. Dans le cas de documents numériques, là encore il faudra pouvoir retrouver les documents dans les bons dossiers et de manière sécurisée. L’entreprise veillera au choix le plus judicieux pour limiter tout risque de détérioration physique ou informatique des archives via des dispositifs sécurisés.

Un système efficace pour l’archivage de documents devra être accessible, communiqué, conservé et sécurisé.

Enfin, certains documents devront être détruits une foi le délai légal de conservation passé. Le département ou les collaborateurs compétents s’assureront alors du respect de ces délais en procédant au classement final ou, si nécessaire de la destruction suite à l’archivage des documents.

Pourquoi archiver n’est pas stocker ?

pourquoi archiver n'est pas stocker

L’archivage ne se limite pas au simple stockage des documents pendant une durée donnée. Cette opération implique bien plus ! Comme indiqué précédemment, organiser l’archivage des documents en entreprise nécessite de passer par plusieurs étapes. Outre le stockage, on prévoit ainsi le classement des informations (dossiers ou base de données structurés).

L’archivage répond aussi à un voire plusieurs besoins comme la conformité légale ou la pérennité des données sur le temps. Un simple stockage sans aucune organisation en amont ne suffit pas à garantir conformité et pérennité

Enfin, archiver assure aussi à votre structure la traçabilité et l’accès aux informations. Grâce à des outils documentaires adaptés, votre entreprise peut retrouver facilement une information mais également savoir quand elle a été consultée.

À contrario, un simple stockage se fait sans hiérarchiser les documents et sans gestion active de ces derniers. Sans dossier (physique ou électronique) clair, il n’existe aucune garantie d’accès aux documents, ou alors elle s’en voit grandement complexe… Organiser l’archivage des documents en entreprise implique donc du temps, des ressources, de la gestion… mais s’avère indispensable aussi bien en termes juridiques qu’organisationnels.

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