Il existe de nombreux outils à une bonne gestion de l’archivage. Plusieurs s’avèrent même indispensables pour une gestion documentaire organisée et efficace. C’est notamment le cas du tableau de gestion des archives. Mais de quoi parle-t-on, au juste ? Quel en est concrètement l’intérêt, comment le mettre en place et l’interpréter correctement ?
Il s’agit d’un tableau qui va recenser l’ensemble des archives physiques comme électroniques d’une structure. On peut d’ailleurs dire qu’il reflète l’organisation de l’archivage de celle-ci. Ce tableau traite des archives dites courantes et intermédiaires. Le 3e type d’archive étant soit détruit soit classé, il n’est pas concerné par cet outil de gestion des archives. Il suit donc le cycle de vie de chaque document.
Créé par le service des archives (ou un tiers archiveur en cas d’externalisation des opérations), le tableau de gestion des archives est effectué en collaboration avec les différents services qui produisent lesdits documents. Cet outil indispensable exige donc une excellente communication et une très bonne organisation au sein-même de votre structure.
Il requiert aussi une importante régularité pour pouvoir rester à jour et donc, contribuer à l’efficacité de votre archivage. Il s’élabore dans la majeure partie des cas sous forme de tableur, avec un logiciel comme Excel par exemple.
Les avantages de cet outil sont multiples. Tout d’abord, votre structure pourra, à tout moment, connaître l’état de chaque document. S’agit-il d’une archive courante ? D’une archive intermédiaire ? Jusqu’à quand la conserver pour respecter les obligations légales ?
N’oublions pas que tout document fait l’objet d’une durée légale de conservation. Cette dernière diffère selon chaque type de document.
Aussi, le tableau de gestion des archives aide à éviter les oublis et de s’assurer du bon respect des délais obligatoires.
Ceux-ci s’avérant souvent complexes à respecter, il est généralement plus judicieux de solliciter une entreprise spécialisée dans l’archivage. En externalisant cette activité, vous vous assurez du bon respect des délais légaux !
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Vous préférez gérer un interne via, notamment, votre tableau de gestion des archives ? Sachez que cet outil permet par la suite de réaliser soit la destruction soit l’archivage définitif des documents. Là encore, la procédure varie selon la nature du document concerné. Beaucoup de documents font l’objet d’un archivage long terme.
Enfin, les archives dites historiques font par exemple l’objet d’un archivage définitif. Elles sont alors transmises aux Archives Départementales.
L’efficacité de la gestion de vos archives administratives, commerciales, juridiques… va bien entendu dépendre de celle de votre tableau.
Son interprétation s’avère cependant relativement simple. S’il comporte des informations cruciales, ces dernières ne sont pas en quantité excessive. Qui plus est, un tableau élaboré dès le début de votre structure comportera les informations de tous les documents mais classés selon des colonnes bien spécifiques.
On trouve ainsi l’intitulé et la nature du document, sa durée d’utilité (avant de passer en archive intermédiaire ou finale), son délai légal de conservation, son sort final (destruction ou archivage définitif) ainsi que d’éventuels commentaires par document. Une colonne qui permet par exemple de préciser des modalités spécifiques comme le local d’archives où est stocké le document si jamais votre structure en utilise plusieurs.
L’un de vos collaborateurs peut ajouter toute autre mention utile dans cette colonne prévue à cet effet. Un moyen d’apporter des informations supplémentaires importantes pour des documents particulièrement sensibles par exemple.
Un tableau de gestion des archives répertorie les différents documents par service (ex : documents administratifs, fiscaux, commerciaux…)
Cet outil s’inscrit dans la continuité d’autres solutions essentielles pour réussir votre archivage. On pensera par exemple au plan d’archivage, au logiciel de traitement des archives… Autant de notions qui peuvent être floues et nécessitent du temps, du budget, du personnel… Sans oublier que les archives nécessitent de l’espace qu’il s’agisse de documents papiers ou informatisés.
Heureusement, des prestataires spécialistes en archivage comme SGA peuvent gérer l’ensemble de vos opérations. Vous n’aurez donc plus besoin d’administrer vos archives, d’établir et mettre à jour votre tableau de gestion des archives, prévoir et entretenir un local pour les documents ou serveurs informatiques…
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Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
L’externalisation via une société spécialisée garantit le respect des délais obligatoires et la bonne conservation des documents durant ceux-ci. SGA est présente aux quatre coins de l’Hexagone dans de nombreuses grandes villes comme Paris, Toulouse, Strasbourg, Bordeaux etc.
Exerçant depuis 1973, nous disposons de plusieurs normes d’archivage pour l’ensemble de nos activités (ex : ISO 9001, NF Services…).
Nos infrastructures s’adaptent à tous types d’archives et sont parfaitement sécurisées pour en assurer un stockage parfait.
SGA vous épargne ainsi le déploiement et l’administration de nombreux outils comme le tableau de gestion des archives pour vous permettre de vous focaliser sur votre activité. De quoi vous assurer un archivage serein, gagner de l’espace dans vos locaux et ne pas avoir à former vos collaborateurs ou en embaucher pour devoir gérer votre archivage.
