Le fonctionnement quotidien d’une entreprise implique la création et l’usage de nombreux documents. Au fil du temps, et après leur utilisation, on se pose alors la question de ces archives à conserver en entreprise. Quelles sont-elles, concrètement ? En quoi est-il crucial de veiller à leur bonne conservation ? Comment bien procéder pour garder ces documents et pendant combien de temps ? Sous quels formats ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Les archives sont des documents pouvant prendre différentes formes. La plupart d’entre elles sont ainsi au format papier. On peut cependant retrouver d’autres archives à conserver en entreprise comme des enregistrements audio ou vidéo (ex : interview).
On distingue les documents, et par extension les archives, selon leur nature. On trouve ainsi les archives :
Les archives à conserver en entreprise sont ainsi de natures très différentes, ce qui complexifie les opérations d’archivage.
Il est heureusement possible de déléguer cette tâche à un professionnel en la matière, ou tiers archiveur. SGA vous propose ainsi de prendre en charge l’ensemble de votre archivage: tri, classement, stockage et destruction ou classement final.
Voir aussi : pourquoi faire appel à une entreprise de stockage d’archives ?
La conservation des documents dans votre société répond à plusieurs exigences. Tout d’abord, différentes législations imposent de conserver ces archives pendant une durée minimale. Sont par exemple concernés le Code de commerce, le Code civil ou encore le Code du Travail et de la Sécurité sociale.
Le non-respect des lois en vigueur donne lieu des amendes parfois élevées, voire une interdiction d’exercer ou des peines d’emprisonnement. De lourdes conséquences que vous pouvez éviter en vous assurant de bien gérer les archives à conserver en entreprise !
Il est également important de veiller à cette bonne conservation pour l’organisation de vos activités. Disposer des anciens bilans comptables ou contrats commerciaux peut s’avérer essentiel à la prise de décisions stratégiques. Bien gérer les archives aide également à mieux communiquer en interne et gagner en temps, en énergie et en efficacité.
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Enfin, un bon archivage protège votre société en cas de contrôle ou de litige. Les archives représentent alors une preuve face à un client, un fournisseur ou un employé contestant une action ou une situation spécifique.
Pouvoir apporter la preuve d’un paiement vous épargne de longues procédures judiciaires, voire des amendes en cas de non-preuve.
La complexité de l’archivage réside notamment dans les délais minimums de stockage des documents. En effet, il n’y a pas de durée universelle : celle-ci dépend de la nature, voire du document concerné ! Les archives à conserver en entreprise le sont parfois pendant seulement quelques années… ou plusieurs décennies !
Votre société doit donc disposer des infrastructures comme des locaux d’archives pour bien assurer leur conservation, notamment celles à garder 10 ans ou plus.
Vous pourrez retrouver le détail de ces délais minimum sur notre tableau dédié à la durée de conservation des archives.
Deux grands formats existent pour les archives : les documents physiques ou électroniques. On distingue également les documents originaux des copies (souvent issues d’une numérisation des archives).
Le format électronique séduit par son accessibilité quasi instantanée et à distance. Cependant, il se heurte à de nombreuses problématiques qui ne cessent d’évoluer : obsolescence logicielle, risque de hacking, d’erreur informatique, de bug… sans oublier la consommation des serveurs qui doivent fonctionner 24h/24 !
Notons aussi la question de la valeur probante de certains documents émis physiquement puis informatisés.
Si le format papier est physiquement plus encombrant, il assure une bien meilleure sécurité pour la gestion des archives à conserver en entreprise. Un local bien sécurisé garantit un stockage serein pendant la durée imposée pour chaque document.
Il s’avère également moins polluant et moins coûteux.
Certaines archives sont soumises à une obligation : celle d’être conservées au format original. C’est par exemple le cas des documents sociaux et la majeure partie des documents comptables. Là encore, cette obligation légale complexifie la gestion des archives à conserver en entreprise. Une autre raison de la déléguer à un tiers archiveur !
Une fois les délais de stockage échus, il est temps de détruire vos documents qui ne sont plus nécessaires.
Ou, plus précisément, de les faire détruire. En passant par un prestataire expert, vous vous assurez de la bonne destruction des archives.
Plus de risque de fuites de données confidentielles, et plus d’encombrement dans vos locaux !
Voir aussi : les services de destruction des documents professionnels
