Le fonctionnement quotidien d’une entreprise implique la création et l’usage de nombreux documents. Au fil du temps, et après leur utilisation, on se pose alors la question de ces archives à conserver en entreprise. Quelles sont-elles, concrètement ? En quoi est-il crucial de veiller à leur bonne conservation ? Comment bien procéder pour garder ces documents et pendant combien de temps ? Sous quels formats ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Les archives sont des documents pouvant prendre différentes formes. La plupart d’entre elles sont ainsi au format papier. On peut cependant retrouver d’autres archives à conserver en entreprise comme des enregistrements audio ou vidéo (ex : interview).
On distingue les documents, et par extension les archives, selon leur nature. On trouve ainsi les archives :
Les archives à conserver en entreprise sont ainsi de natures très différentes, ce qui complexifie les opérations d’archivage.
Il est heureusement possible de déléguer cette tâche à un professionnel en la matière, ou tiers archiveur. SGA vous propose ainsi de prendre en charge l’ensemble de votre archivage: tri, classement, stockage et destruction ou classement final.
Voir aussi : pourquoi faire appel à une entreprise de stockage d’archives ?
La conservation des documents dans votre société répond à plusieurs exigences. Tout d’abord, différentes législations imposent de conserver ces archives pendant une durée minimale. Sont par exemple concernés le Code de commerce, le Code civil ou encore le Code du Travail et de la Sécurité sociale.
Le non-respect des lois en vigueur donne lieu des amendes parfois élevées, voire une interdiction d’exercer ou des peines d’emprisonnement. De lourdes conséquences que vous pouvez éviter en vous assurant de bien gérer les archives à conserver en entreprise !
Il est également important de veiller à cette bonne conservation pour l’organisation de vos activités. Disposer des anciens bilans comptables ou contrats commerciaux peut s’avérer essentiel à la prise de décisions stratégiques. Bien gérer les archives aide également à mieux communiquer en interne et gagner en temps, en énergie et en efficacité.
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Enfin, un bon archivage protège votre société en cas de contrôle ou de litige. Les archives représentent alors une preuve face à un client, un fournisseur ou un employé contestant une action ou une situation spécifique.
Pouvoir apporter la preuve d’un paiement vous épargne de longues procédures judiciaires, voire des amendes en cas de non-preuve.
La complexité de l’archivage réside notamment dans les délais minimums de stockage des documents. En effet, il n’y a pas de durée universelle : celle-ci dépend de la nature, voire du document concerné ! Les archives à conserver en entreprise le sont parfois pendant seulement quelques années… ou plusieurs décennies !
Votre société doit donc disposer des infrastructures comme des locaux d’archives pour bien assurer leur conservation, notamment celles à garder 10 ans ou plus.
Vous pourrez retrouver le détail de ces délais minimum sur notre tableau dédié à la durée de conservation des archives.
Deux grands formats existent pour les archives : les documents physiques ou électroniques. On distingue également les documents originaux des copies (souvent issues d’une numérisation des archives).
Le format électronique séduit par son accessibilité quasi instantanée et à distance. Cependant, il se heurte à de nombreuses problématiques qui ne cessent d’évoluer : obsolescence logicielle, risque de hacking, d’erreur informatique, de bug… sans oublier la consommation des serveurs qui doivent fonctionner 24h/24 !
Notons aussi la question de la valeur probante de certains documents émis physiquement puis informatisés.
Si le format papier est physiquement plus encombrant, il assure une bien meilleure sécurité pour la gestion des archives à conserver en entreprise. Un local bien sécurisé garantit un stockage serein pendant la durée imposée pour chaque document.
Il s’avère également moins polluant et moins coûteux.
Certaines archives sont soumises à une obligation : celle d’être conservées au format original. C’est par exemple le cas des documents sociaux et la majeure partie des documents comptables. Là encore, cette obligation légale complexifie la gestion des archives à conserver en entreprise. Une autre raison de la déléguer à un tiers archiveur !
La question de la gestion des archives à conserver en entreprise pose indéniablement celle de savoir s’il faut internaliser ou externaliser la gestion de ces documents. Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte, car les deux méthodes présentent points et points faibles, et voyons lesquels.
Contrôle total des archives : en confiant vos documents à un service d’archivage en interne, vous disposez du contrôle complet de vos archives. Votre structure gère l’intégralité des opérations de l’organisation des documents à leur accès en passant par leur conservation sécurisée.
Accès immédiat aux documents : qu’ils soient au format physique ou électronique, vos documents sont sur place. Vos collaborateurs y ont donc un accès immédiat, ce qui en facilite la consultation.
Confidentialité renforcée : autre avantage qui va de pair avec le contrôle total, celui de la confidentialité des archives à conserver en entreprise. Votre structure est la seule responsable des données sensibles contenues dans les documents.
Économies à long terme : votre structure n’a pas besoin de payer les services d’un prestataire. Un avantage économique sur la durée, à condition de disposer des infrastructures, équipements et outils adéquats, ainsi que du personnel formé et disponible.
Coût élevé en infrastructure et en personnel : administrer l’ensemble des archives à conserver en entreprise suppose, comme évoqué ci-dessus, de disposer du nécessaire. Or, se doter des infrastructures et des équipements suffisants (ex : locaux d’archives, salle de serveurs informatiques) et les entretenir suppose des coûts non négligeables.
Il faut y ajouter à cela le coût du personnel, qu’il s’agisse de le former aux bonnes pratiques d’archivage ou de disposer d’une personne ou d’une équipe s’occupant de ces opérations. Sans oublier les différents outils de gestion documentaire (à acheter en une fois ou via un abonnement annuel).
Risque de surcharge administrative : devoir bien gérer les archives impose de respecter de nombreuses normes et effectuer beaucoup de démarches administratives.
Votre structure est déjà amenée à devoir en réaliser plusieurs au quotidien. La gestion des archives à conserver en entreprise vient s’y ajouter, ajoutant aussi le risque d’erreur (ex : pertes de documents) et le ralentissement du reste de l’activité.
Complexité réglementaire : voici un autre inconvénient de l’internalisation étroitement lié à la surcharge administrative.
L’archivage est régi par de nombreuses règles, aussi bien sur le format des archives que leur durée de conservation ou via la règlementation sur les locaux d’archivage. Autant d’obligations que votre structure doit parfaitement connaître pour s’assurer de bien respecter ces nombreuses exigences.
Externaliser vos archives consiste tout simplement à les confier à un prestataire expert. Ce dernier s’occupe ainsi de l’ensemble des opérations, ce qui présente plusieurs avantages importants pour votre structure.
Gain d’espace : vous n’avez pas besoin d’allouer d’espace de stockage physique, ou d’espace numérique pour entreposer vos nombreux documents archivés. Au vu du nombre d’archives à conserver en entreprise, l’espace nécessaire devient vite conséquent. En externalisant, vous gagnez donc un précieux espace, aussi bien physique que numérique. Plus besoin de salle des archives ou de supports numériques pour ces documents !
Sécurité optimisée : confier son archivage à un tiers archiveur, c’est s’assurer que ses archives sont entre de bonnes mains. En effet, un expert comme SGA dispose des locaux et équipements parfaitement adaptés au stockage et à la bonne conservation des documents, même pour de l’archivage longue durée.
Respect des obligations légales : un expert connaît parfaitement les différentes durées de conservation des différents documents. Ses équipements sont également parfaitement aux normes pour y entreposer les archives à conserver en entreprise. En externalisant ces dernières, vous garantissez donc le respect des différentes obligations en la matière.
Réduction des coûts opérationnels : l’externalisation vous permet de vous décharger d’opérations chronophages à effectuer régulièrement. Votre structure n’a donc pas besoin d’investir dans du matériel, des infrastructures, des outils ni du personnel dédié à ces activités d’archivage.
Accès facilité aux archives : un expert de l’archivage saura toujours vous donner accès à vos archives de la manière la plus simple et la plus rapide possible. SGA est par exemple présente dans de nombreuses grandes villes Françaises, vous permettant d’accéder à vos documents où que se trouve votre structure. De même, les outils électroniques dont disposent les experts en archivage permettent eux aussi une consultation très rapide.
Moins de contrôle sur les documents : votre structure dépend d’un tiers pour accéder à ses documents. Un constat qui peut s’avérer ennuyeux en cas d’extrême urgence, bien que rare.
Coût récurrent : passer par un prestataire pour gérer ses archives à conserver en entreprise suppose nécessairement un coût. Celui-ci peut s’avérer élevé selon le volume de documents conservé.
Confidentialité des données : transmettre ses documents à un prestataire requiert parfois, pour assurer la sécurité des données, des mesures de protection supplémentaires. Un constat d’autant plus vrai dans des domaines traitant avec des données très sensibles, comme le médical.
Voir aussi : comment se passe la conservation d’un dossier médical ?
Le choix entre internalisation et externalisation dépend de plusieurs facteurs :
Taille de l’entreprise et volume d’archives : si votre structure est encore petite et traite donc un faible volume de documents, l’internalisation peut s’avérer, pour l’instant, plus intéressante. En revanche, si vous avez de gros volumes d’archives à traiter, l’externalisation vous soulagera d’un énorme poids administratif, réglementaire et organisationnel.
Budget disponible : la question du budget entre en ligne de compte dès que l’on envisage de déléguer. La gestion des archives à conserver en entreprise n’y fait pas abstraction. Si votre structure dispose déjà de tout le nécessaire pour gérer son archivage, mieux vaut internaliser. Si ce n’est pas le cas, il reste économiquement plus intéressant d’externaliser plutôt que de devoir investir dans de nombreux dispositifs.
Sensibilité des documents : certaines structures préfèrent garder le contrôle total de leurs archives lorsque celles-ci comportent des données ultraconfidentielles.
Fréquence d’accès aux documents : si vos archives sont amenées à être fréquemment consultées, pouvoir y accéder sur site, et donc en internalisant l’archivage, se révèle plus pratique. En revanche, si la fréquence de consultation est relativement basse, confier les archives à conserver en entreprise à un tiers ne posera aucun problème.
Notons tout de même qu’avec les outils numériques, les documents restent accessibles même en passant par un prestataire dès lors que celui-ci dispose du nécessaire pour rendre possible l’accès aux documents via le format électronique.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
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Les textes de loi concernant l’archivage sont aussi variés que la nature des documents elle-même. On y trouve ainsi des articles du Code civil, du Code de commerce, mais aussi du Code de patrimoine ou du Code de la sécurité sociale (liste non-exhaustive).
Voir aussi : qu’en est-il de la conservation des archives cpam ?
N’oublions pas non plus l’obligation de respecter le RGPD dans le cas où les documents comportent des données à caractère personnel.
Pour toutes ces raisons, il convient de procéder correctement à la destruction des archives une fois leur durée de conservation légale et opérationnelle échue.
Une fois les délais de stockage échus, il est temps de détruire vos documents qui ne sont plus nécessaires.
Ou, plus précisément, de les faire détruire. En passant par un prestataire expert, vous vous assurez de la bonne destruction des archives.
Plus de risque de fuites de données confidentielles, et plus d’encombrement dans vos locaux !
Voir aussi : les services de destruction des documents professionnels
