Les entreprises privées (PME, ETI, grandes entreprises) : pour garantir la conformité légale, réglementaire (compte clients, contrats, pièces financières) et optimiser la gestion documentaire,
Les collectivités publiques et organismes étatiques : soumises au Code du patrimoine, elles doivent protéger et contrôler leurs archives (archives publiques, historiques, administratives),
Les secteurs réglementés (banque, santé, assurance…) : soumis à des exigences spécifiques sur la conservation, la traçabilité et la protection des données (ex : RGPD, normes NF Z 42‑013, MiFID II),
Les organisations souhaitant optimiser leurs archives : même sans obligation réglementaire, tout organisme peut lancer un audit pour améliorer ses pratiques, réduire les coûts ou renforcer sécurité et efficacité.
Finalement, toute structure manipulant des documents à valeur juridique, financière, opérationnelle ou historique, qu’elle souhaite se conformer à la loi ou simplement améliorer sa gouvernance, est concernée par un audit d’archivage.
Un audit d’archivage permet de s’assurer que les pratiques de gestion documentaire sont conformes aux obligations légales et réglementaires. Il aide à :
Identifier les risques liés à la conservation, la perte ou l’accès non sécurisé aux documents,
Améliorer l’efficacité des processus d’archivage (classement, tri, destruction, accès),
Réduire les coûts liés au stockage inutile ou mal maîtrisé,
Préparer des contrôles ou certifications (RGPD, conformité interne, audits externes),
Mettre en place une meilleure gouvernance de l’information au sein de l’organisation.
C’est donc un levier utile pour renforcer la fiabilité, la sécurité et la traçabilité des archives, tout en optimisant les pratiques existantes.
Confiez l'Audit de votre gestion documentaire à SGA
CONTACTEZ-NOUSVous l’autez compris, un audit d’archivage permet d’évaluer la gestion des documents d’une organisation afin de s’assurer de sa conformité, de sa fiabilité et de son efficacité. Il suit généralement un processus structuré en plusieurs étapes clés :
C’est en ce sens que la société SGA vous propose de vous guider à travers un audit archivage pour aider à définir le périmètre de vos besoins. Notre accompagnement est adapté à votre structure et se décline généralement en quatre étapes.
En premier lieu, il nous faudra évaluer avec vous le volume d’archives existant : il s’agit du premier palier vers un audit des archives réussi. Ensuite, nous procédons, en présence de et avec le concours du service concerné par la gestion documentaire, au tri des boîtes et autres cartons concernés par la procédure. Celle-ci a pour objectif de déterminer quelles archives peuvent être détruites car devenues obsolètes, et lesquelles doivent être conservées.
Dans un troisième temps, nous procédons à l’identification des flux physiques générés à l’année. Plus concrètement, nous classons les différentes archives par typologie, type de support et niveau de confidentialité. C’est également au cours de cette étape que nous évaluons les habilitations et droits d’accès et que nous prenons note, sous votre contrôle, des différentes caractéristiques personnalisées nécessaires à la bonne gestion des archives.
En dernier lieu, nous réalisons bien sûr une estimation des risques existants, qui peuvent concerner la sécurité, l’environnement, etc. L’opération étant réalisée dans vos locaux, il pourra être nécessaire de mener des entretiens auprès des divers référents sur vos pratiques afin de compléter les informations recueillies plus tôt. Une fois ces étapes terminées, nous vous remettons un rapport d’audit archivage détaillé.