Nous surveillons en permanence notre qualité de service et nous désirons connaître votre niveau de satisfaction sur les prestations que nous vous proposons.
Répondre au questionnaire

Audit en archivage

Pour un archivage efficace

L’audit archivage pourrait être défini comme étant une expertise menée par un agent habilité et impartial. Il revêt aujourd’hui une importance toute particulière : de plus en plus d’entreprises et collectivités, convaincues par la procédure, ont déjà décidé de se lancer dans un audit des archives.

Ce véritable projet d’amélioration continue nécessite que les responsables soient pilotes sur la mise en œuvre d’un GED (système de gestion électronique des documents) s’ils veulent le mener à bien. Ceux-ci doivent en sus faire le lien entre les différents acteurs de la structure et ses dirigeants. En définitive, l’audit des archives permet de réaliser un état des lieux de la gestion des documents pour trouver la solution de gestion et de conservation la plus adaptée à l’entreprise ou la collectivité concernée.

Audit archivage : les archives publiques et la conservation réglementée

On l’aura compris : les structures ont tout intérêt à réaliser un audit archivage si elles souhaitent améliorer leur politique d archivage. Néanmoins, il s’agit là d’une procédure qui s’inscrit dans un cadre législatif très précis puisque la conservation des archives est réglementée.

Il s’agira donc de s’appuyer sur le Code du Patrimoine, qui indique que :
« les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisation public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

Sachez donc que l’audit des archives est bien encadré par la loi et qu’il implique d’être accompagné par un professionnel du secteur. Cet accompagnement vous permettant de mieux organiser, de prioriser et d’externaliser la conservation de vos documents. Vous pouvez donc vous référer à ladite législation, et plus précisément à l’article 3 de la loi n°79-18 du 3 janvier 1979, qui établit la liste des documents qui appartiennent aux archives publiques. Les conditions de leur conservation sont édictées à l’article 32, qui fait également référence à la gestion de ces documents par des prestataires.

Besoin d'une politique d'archivage pertinente ?

Confiez l'Audit de votre gestion documentaire à SGA

CONTACTEZ-NOUS

Bénéficiez des avantages de l’audit des archives

Dans cette logique, il est intéressant pour votre structure, qu’il s’agisse d’une société comme d’une administration publique, de réaliser un audit des archives. Celui-ci vous permettra en premier lieu d’initier une analyse poussée de votre base documentaire pour identifier les documents les plus importants et, ainsi, prendre des décisions en conséquence.

C’est en triant ces fonds d archives avec l’aide d’un professionnel que vous identifierez, au cours de l’audit en archivage, des pistes d’amélioration concrètes : quels documents doivent-être dématérialisés ? l’intégrité des informations contenues dans ceux-ci est-elle garantie ? etc.

Une fois ces différents diagnostics posés, vous avez la possibilité de choisir la meilleure solution de stockage, celle qui répondra en tous points à vos besoins. Pour ce faire, tournez-vous vers le professionnel qui vous apporte des solutions concrètes et vous garantit une confidentialité dans la gestion des archives.

Confier vos archives à un prestataire vous permettra de profiter de différents avantages non négligeables :

  • Économiser de l’espace : Les salles autrefois dédiées à cette fonction peuvent désormais être utilisées différemment;
  • Gagner du temps : Finies les heures passées à retrouver un ancien document parmi des milliers de références;
  • Répartir efficacement les ressources humaines : Les équipes en charge de cette gestion documentaire peuvent être positionnées sur des activités plus stratégiques et moins gourmandes en temps.

Profitez de l’expertise SGA pour votre audit en archivage

C’est en ce sens que la société SGA vous propose de vous guider à travers un audit archivage pour aider à définir le périmètre de vos besoins. Notre accompagnement est adapté à votre structure et se décline généralement en quatre étapes.

En premier lieu, il nous faudra évaluer avec vous le volume d’archives existant : il s’agit du premier palier vers un audit des archives réussi. Ensuite, nous procédons, en présence de et avec le concours du service concerné par la gestion documentaire, au tri des boîtes et autres cartons concernés par la procédure. Celle-ci a pour objectif de déterminer quelles archives peuvent être détruites car devenues obsolètes, et lesquelles doivent être conservées.

Dans un troisième temps, nous procédons à l’identification des flux physiques générés à l’année. Plus concrètement, nous classons les différentes archives par typologie, type de support et niveau de confidentialité. C’est également au cours de cette étape que nous évaluons les habilitations et droits d’accès et que nous prenons note, sous votre contrôle, des différentes caractéristiques personnalisées nécessaires à la bonne gestion des archives.

En dernier lieu, nous réalisons bien sûr une estimation des risques existants, qui peuvent concerner la sécurité, l’environnement, etc. L’opération étant réalisée dans vos locaux, il pourra être nécessaire de mener des entretiens auprès des divers référents sur vos pratiques afin de compléter les informations recueillies plus tôt. Une fois ces étapes terminées, nous vous remettons un rapport d’audit archivage détaillé.