Audit en archivage

Qu'est-ce qu'un audit d'archivage ?

Un audit d’archivage est un diagnostic qui permet d’évaluer si la gestion des archives d’une organisation est conforme aux obligations légales, réglementaires et internes. Il vérifie notamment la bonne conservation, l’accès sécurisé, les durées de conservation et la traçabilité des documents (papier ou numériques). L’audit aboutit à un rapport qui identifie les écarts et propose des actions correctives ou d’amélioration.

Qui est concerné par un audit d'archivage ?

L’audit d’archivage ne s’adresse pas uniquement aux grandes institutions. Voici les domaines concernés :

• Les entreprises privées (PME, ETI, grandes entreprises) : pour garantir la conformité légale, réglementaire (compte clients, contrats, pièces financières) et optimiser la gestion documentaire,

• Les collectivités publiques et organismes étatiques : soumises au Code du patrimoine, elles doivent protéger et contrôler leurs archives (archives publiques, historiques, administratives),

• Les secteurs réglementés (banque, santé, assurance…) : soumis à des exigences spécifiques sur la conservation, la traçabilité et la protection des données (ex : RGPD, normes NF Z 42‑013, MiFID II),

• Les organisations souhaitant optimiser leurs archives : même sans obligation réglementaire, tout organisme peut lancer un audit pour améliorer ses pratiques, réduire les coûts ou renforcer sécurité et efficacité.

Finalement, toute structure manipulant des documents à valeur juridique, financière, opérationnelle ou historique, qu’elle souhaite se conformer à la loi ou simplement améliorer sa gouvernance, est concernée par un audit d’archivage.

Pourquoi faire un audit d'archivage ?

Un audit d’archivage permet de s’assurer que les pratiques de gestion documentaire sont conformes aux obligations légales et réglementaires. Il aide à :

• Identifier les risques liés à la conservation, la perte ou l’accès non sécurisé aux documents,

• Améliorer l’efficacité des processus d’archivage (classement, tri, destruction, accès),

• Réduire les coûts liés au stockage inutile ou mal maîtrisé,

• Préparer des contrôles ou certifications (RGPD, conformité interne, audits externes),

• Mettre en place une meilleure gouvernance de l’information au sein de l’organisation.

C’est donc un levier utile pour renforcer la fiabilité, la sécurité et la traçabilité des archives, tout en optimisant les pratiques existantes.

Audit archivage : les archives publiques et la conservation réglementée

On l’aura compris : les structures ont tout intérêt à réaliser un audit archivage si elles souhaitent améliorer leur politique d'archivage. Néanmoins, il s’agit là d’une procédure qui s’inscrit dans un cadre législatif très précis puisque la conservation des archives est réglementée. Il s’agira donc de s’appuyer sur le Code du Patrimoine, qui indique que : « les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisation public ou privé, dans l’exercice de leur activité ». Sachez donc que l’audit des archives est bien encadré par la loi et qu’il implique d’être accompagné par un professionnel du secteur. Cet accompagnement vous permettant de mieux organiser, de prioriser et d’externaliser la conservation de vos documents. Vous pouvez donc vous référer à ladite législation, et plus précisément à l’article 3 de la loi n°79-18 du 3 janvier 1979, qui établit la liste des documents qui appartiennent aux archives publiques. Les conditions de leur conservation sont édictées à l’article 32, qui fait également référence à la gestion de ces documents par des prestataires.

Les étapes d’un audit d’archivage

Vous l’autez compris, un audit d’archivage permet d’évaluer la gestion des documents d’une organisation afin de s’assurer de sa conformité, de sa fiabilité et de son efficacité. Il suit généralement un processus structuré en plusieurs étapes clés :

• Analyse de l’existant : l’auditeur examine les pratiques actuelles : types de documents, outils utilisés, rôles, procédures d’archivage papier et numérique,
• Inventaire et classification : cette étape consiste à recenser les documents archivés, à identifier leurs supports, leurs durées de conservation, et à structurer un plan de classement clair,
• Évaluation des conditions de conservation : l’état des locaux, des supports (physiques et numériques), la sécurité et l’accessibilité sont vérifiés pour s’assurer que les archives sont correctement protégées,
• Contrôle de la conservation et de l’accès : l’audit vérifie si les délais de conservation sont respectés, si les droits d’accès sont correctement gérés, et si les procédures sont documentées et traçables,
• Vérification des pratiques de destruction : les règles d’élimination des documents sont analysées afin de s’assurer que les archives sont supprimées dans les délais requis, selon des procédures validées,
• Restitution du rapport d’audit : un rapport final est présenté, avec une synthèse des constats, des écarts par rapport aux bonnes pratiques ou aux exigences réglementaires, et des recommandations concrètes.

Profitez de l’expertise SGA pour votre audit en archivage

C’est en ce sens que la société SGA vous propose de vous guider à travers un audit archivage pour aider à définir le périmètre de vos besoins. Notre accompagnement est adapté à votre structure et se décline généralement en quatre étapes.

En premier lieu, il nous faudra évaluer avec vous le volume d’archives existant : il s’agit du premier palier vers un audit des archives réussi. Ensuite, nous procédons, en présence de et avec le concours du service concerné par la gestion documentaire, au tri des boîtes et autres cartons concernés par la procédure. Celle-ci a pour objectif de déterminer quelles archives peuvent être détruites car devenues obsolètes, et lesquelles doivent être conservées.

Dans un troisième temps, nous procédons à l’identification des flux physiques générés à l’année. Plus concrètement, nous classons les différentes archives par typologie, type de support et niveau de confidentialité. C’est également au cours de cette étape que nous évaluons les habilitations et droits d’accès et que nous prenons note, sous votre contrôle, des différentes caractéristiques personnalisées nécessaires à la bonne gestion des archives.

En dernier lieu, nous réalisons bien sûr une estimation des risques existants, qui peuvent concerner la sécurité, l’environnement, etc. L’opération étant réalisée dans vos locaux, il pourra être nécessaire de mener des entretiens auprès des divers référents sur vos pratiques afin de compléter les informations recueillies plus tôt. Une fois ces étapes terminées, nous vous remettons un rapport d’audit archivage détaillé.