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Conseil en archivage

Une Solution sur mesure

Le terme de conseil en archivage désigne toute prestation consistant, pour une entreprise spécialisée en GED (Gestion électronique des documents), à fournir à ses clients toutes les informations nécessaires à la définition d’une stratégie de gestion d’archives qui soit adaptée aux besoins exprimés, efficace et pérenne.

Le Conseil en Archivage au cœur de la gouvernance de l’information

La gouvernance de l’information consiste en une approche générale qu’adopte une entreprise pour la mise en place des processus clairs, des outils de contrôle ou encore des indicateurs, le tout dans le but de gérer ses archives et autres ressources documentaires. L’objectif de cette démarche est d’assurer un suivi de ses ressources et de les classer au rang d’actifs clefs de l’entreprise.

Dans ce contexte, une entreprise doit pouvoir s’assurer qu’elle prend les bonnes mesures et qu’elle s’oriente dans la bonne direction. Pour ce faire, elle peut choisir de faire appel à une entreprise de conseil en archivage, qui, logiquement, l’aidera dans sa gestion documentaire.

Le traitement de l’information et des fonds d archives est une tâche complexe et chronophage, qui nécessite que l’entreprise mobilise des ressources importantes si elle souhaite gérer cette partie en interne. Rapidement, le tri et le classement des documents peuvent mettre en lumière un certain manque de moyens voire de compétences, qui peut s’avérer fatal.

En effet, la gestion documentaire doit s’inscrire dans un cadre légal strict et clairement réglementé, qui nécessite qu’on s’y arrête. Face à un probable manque de ressources, ou simplement pour confier cette tâche à des experts, l’entreprise peut alors se tourner vers un professionnel du conseil en archivage. Dans ce cas, elle s’assure de respecter le cadre légal tout en économisant du temps et de l’énergie.

Faire appel à un expert pour la gestion documentaire est un choix stratégique qui garantit à l’entreprise de faire preuve de transparence et de régularité. Elle pourra ainsi normaliser la gestion des archives et confier à un prestataire de confiance et spécialisé la digitalisation et le traitement, avec son aval, de centaines voire milliers de documents.

Mettre en place une gouvernance de l’information, c’est donc opter pour le conseil en archivage et ainsi professionnaliser ses pratiques pour s’assurer d’instaurer des normes et réglementations propres à l’entreprise. C’est pour elle la promesse de faciliter à la fois le traitement de ses archives, l’accès à ces dernières, leur gestion et leur tri, etc.

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Le Conseil en Archivage par SGA pour une gestion documentaire efficace

Dans ce contexte, la société d’archivage SGA propose ses services de conseil en archivage pour vous aiguiller dans votre démarche, mettre son expertise à votre service et vous offrir une prestation sur mesure.

Notre objectif s’articule autour de quatre axes principaux :

  • le partage de connaissances, pour vous transmettre des bonnes pratiques,
  • la rationalisation des aires de rangement,
  • l’amélioration de la prise en charge des dossiers dès leur réception,
  • le respect strict de la législation et règle archivistiques en vigueur.

Plus concrètement, SGA peut procéder au préalable à un audit en archivage, au sein de vos locaux, afin d’affiner ensemble vos besoins et de définir une stratégie efficace et adaptée à vos enjeux et votre secteur d’activité. En concertation avec vous, nous avons en parallèle la possibilité d’établir une politique de gestion et d’archivage de documents qui soit en phase avec les besoins que vous exprimez. Pour ce faire, nous nous basons sur la méthodologie décrite par l’Association des Archivistes Français.

Puisque nous avons accompagné des clients de secteurs variés, nous restons à l’écoute des spécificités de votre secteur et avons déjà eu l’occasion de personnaliser les outils que nous mettons à votre objectif. Notre but est de les adapter à vos besoins et vos usages pour que vous puissiez répondre aux exigences de la gestion de documents et à vos propres réglementations.

Ainsi, nous vous fournissons une prestation de conseil en archivage de pointe pour vous aiguiller vers une meilleure optimisation de vos ressources et des coûts qui y sont liés. Nous vous proposons un véritable accompagnement, du stade de la réflexion à celui de la mise en œuvre concrète de procédures pérennes afin d’améliorer et de rationnaliser votre gestion d’archives.

A ce titre, nous mettons à votre disposition des archivistes spécialisés en conseil en archivage, qui vous aiguilleront également dans les opérations d’indexation, de réalisation d’un tableau de gestion et de plans de classement des archives. Nous vous accompagnerons aussi sur le traitement des archives en fin de DUA (durée d’utilité administrative) selon les durées légales de conservation des documents ou encore sur l’élaboration et le déploiement d’outils de suivi de toutes vos ressources documentaires.