Numérisation de documents

Si vous souhaitez développer dans votre entreprise la politique "Zéro papier", vous bénéficierez grâce à la numérisation de documents avec SGA de nombreux avantages non négligeables, avec un système d'archivage numérique performant. La dématérialisation des documents vous permettra de gagner une place conséquente dans votre société. D'autre part, la mise en place de cette technologie est favorable à l’écologie avec une baisse de votre consommation de feuilles et une réduction de votre consommation d’énergie. Enfin, vous pourrez accéder de n'importe où et en quelques clics aux documents numériques.

La numérisation de documents dans le cadre de recherches

L’interface web sécurisée mise à votre disposition : Archives-en-ligne.com permettra également la mise disposition de documents numérisés. Après consultation, les documents sont supprimés et détruits de l’application. En cas de nouvelle recherche sur le même document, il faudra procéder à une nouvelle numérisation de documents. Un module supplémentaire « archives numériques » vous permet de conserver de façon illimitée les documents numérisés lors d’une consultation. Pour les mises à disposition sous forme électronique, la SGA, entreprise de numérisation de documents respecte les consignes de la norme Française AFNOR NF Z42-013, transposée en la norme Internationale ISO 14641-1. Ainsi après avoir numérisé vos documents, vous pouvez envisager la destruction des archives sur support papier.

SGA : votre entreprise de numérisation de documents

Mise à disposition des documents numérisés sur Archives en ligne (ou envoi par courriel) :
Les recherches numérisées sont mises à disposition du client sur Archives en ligne en suivant un procédé de dématérialisation sécurisée :

• La numérisation de documents de façon sélective est effectuée par des opérateurs ayant signé une clause de confidentialité et les fichiers sont effacés de façon définitive des interfaces de traitements.
• Les documents numérisés sont mis à disposition sur la plateforme Archives-en-ligne afin que les demandeurs puissent récupérer ceux-ci. L’ensemble des transferts est crypté par un certificat SSL 256 bits. Les documents sont effacés automatiquement après une durée de 5 jours.

Le niveau de résolution habituellement appliqué est de 300 dpi, taux choisi par la BNF et qui permet une bonne lisibilité. Néanmoins nous nous conformons en la matière, à vos souhaits, soit 200 dpi, noir et blanc.

La numérisation de documents hors recherches

Nature et format des documents

Nous numérisons tout type de document, du format carte de visite au format A0 pour le Noir & Blanc, du format carte de visite au A3 pour la couleur.
Le référencement des documents est effectué selon les critères préalablement déterminés par le client, par numéro de dossier pour le cas présent.
Après l’étape de numérisation documents, nous réalisons sur demande des outils de recherche (exemple : sommaires pour documents numérisés de type classeurs, rapports, etc. : il suffit de cliquer sur la rubrique du sommaire désirée pour accéder automatiquement à son contenu).
Les documents sont scannés en fichier PDF / A2, mais nous sommes à votre disposition pour vous proposer d’autres formats pris en charge par notre outil.

Les fichiers seront mis à disposition sur un serveur dédié avec un espace de stockage adapté au sein de notre infrastructure. Les données seront hébergées chez un hébergeur certifié de données de santé à caractère personnel.

Capacités matérielles et opérationnelles

Dans le cadre de la numérisation de documents, nous travaillons sur PC équipés de scanners et de graveurs de CD-Rom ou DVD-Rom.
Le logiciel utilisé pour la numérisation de documents est ADOBE ACROBAT 7.0, permettant une restitution au format PDF (ce qui évite l’installation d’un nouveau logiciel de numérisation dans les systèmes de nos clients).

Bénéficiez d’un Contrôle Qualité des documents numérisés

Pendant la numérisation des documents, chaque vue est visualisée et vérifiée avant enregistrement. Nous nous assurons que le travail effectué soit en tout point conforme à ce qui est attendu par notre client. Si tel n’est pas le cas, nous nous engageons à reprendre tous les fichiers qui ne vous donneraient pas satisfaction. Une copie numérique de sauvegarde peut être constituée par nos services et conservé en nos locaux sécurisés.