Nous surveillons en permanence notre qualité de service et nous désirons connaître votre niveau de satisfaction sur les prestations que nous vous proposons.
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Si vous souhaitez développer dans votre entreprise la politique “Zéro papier”, vous bénéficierez grâce à la numérisation de documents avec SGA de nombreux avantages non négligeables, avec un système d’archivage numérique performant.
La dématérialisation des documents vous permettra de gagner une place conséquente dans votre société. D’autre part, la mise en place de cette technologie est favorable à l’écologie avec une baisse de votre consommation de feuilles et une réduction de votre consommation d’énergie.
Enfin, vous pourrez accéder de n’importe où et en quelques clics aux documents numériques.
L’interface web sécurisée mise à votre disposition : Archives-en-ligne.com permettra également la mise disposition de documents numérisés.
Après consultation, les documents sont supprimés et détruits de l’application. En cas de nouvelle recherche sur le même document, il faudra procéder à une nouvelle numérisation de documents. Un module supplémentaire « archives numériques » vous permet de conserver de façon illimitée les documents numérisés lors d’une consultation.
Pour les mises à disposition sous forme électronique, la SGA respecte les consignes de numérisation de documents Norme NF Z42-013.
Ainsi après avoir numérisé vos documents, vous pouvez envisager la destruction des archives sur support papier.
Mise à disposition des documents numérisés sur Archives en ligne (ou envoi par courriel) :
Les recherches numérisées sont mises à disposition du client sur Archives en ligne en suivant un procédé de dématérialisation sécurisée :
Le niveau de résolution habituellement appliqué est de 300 dpi, taux choisi par la BNF et qui permet une bonne lisibilité. Néanmoins nous nous conformons en la matière, à vos souhaits, soit 200 dpi, noir et blanc.
Nous numérisons tout type de document, du format carte de visite au format A0 pour le Noir & Blanc, du format carte de visite au A3 pour la couleur.
Le référencement des documents est effectué selon les critères préalablement déterminés par le client, par numéro de dossier pour le cas présent.
Après l’étape de numérisation documents, nous réalisons sur demande des outils de recherche (exemple : sommaires pour documents numérisés de type classeurs, rapports, etc. : il suffit de cliquer sur la rubrique du sommaire désirée pour accéder automatiquement à son contenu).
Les documents sont scannés en fichier PDF / A2, mais nous sommes à votre disposition pour vous proposer d’autres formats pris en charge par notre outil.
Les fichiers seront mis à disposition sur un serveur dédié avec un espace de stockage adapté au sein de notre infrastructure. Les données seront hébergées chez un hébergeur certifié de données de santé à caractère personnel.
Dans le cadre de la numérisation de documents, nous travaillons sur PC équipés de scanners et de graveurs de CD-Rom ou DVD-Rom.
Le logiciel utilisé pour la numérisation de documents est ADOBE ACROBAT 7.0, permettant une restitution au format PDF (ce qui évite l’installation d’un nouveau logiciel de numérisation dans les systèmes de nos clients).
Pendant la numérisation des documents, chaque vue est visualisée et vérifiée avant enregistrement. Nous nous assurons que le travail effectué soit en tout point conforme à ce qui est attendu par notre client. Si tel n’est pas le cas, nous nous engageons à reprendre tous les fichiers qui ne vous donneraient pas satisfaction. Une copie numérique de sauvegarde peut être constituée par nos services et conservé en nos locaux sécurisés.
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